Формы ФСС
Иллюстрация: Вера Ревина / «Клерк»
Больницы и поликлиники выдают электронные больничные листы наравне с бумажными. Как выглядит электронный лист нетрудоспособности, как его получить и закрыть, когда листы будут выдавать исключительно в электронной форме, рассказывается в нашей статье.
Как выглядит электронный больничный лист
Электронный лист содержит все те же сведения, только для работы с ним нужны специальные программы, а для передачи данных – Интернет. Лист имеет ту же юридическую силу, что и традиционный бумажный больничный.
Электронная форма не позволяет сотрудникам потерять или испортить (например, помять, порвать) документ.
Кроме того, система электронных больничных исключает представление поддельных документов. Ф СС должен проверить подлинность электронных больничных.
Работодатель, запрашивая лист у фонда, получает уже проверенный документ.
Больничные листы с 01.01.2022 будут выдавать только в электронной форме. Чтобы принимать электронные документы, работодателю нужно:
1. Получить усиленные квалифицированные электронные подписи. По общему правилу они нужны главному бухгалтеру (другому лицу, уполномоченному вести бухучет) и руководителю (п. 16 правил информационного взаимодействия, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).
2. Установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.
3. Выбрать способ передачи информации.
Таких способов три (пп. «а» п. 10 правил № 1567):
С региональным отделением ФСС нужно заключить соглашение об информационном взаимодействии по формам, размещенным на сайте ведомства.
Порядок расчета и оплаты электронного листа нетрудоспособности ничем не отличается от оплаты больничного в бумажном виде.
Например, если электронный больничный выдан в связи с болезнью, первые три дня временной нетрудоспособности работника оплачивает работодатель, а остальной период, начиная с четвертого дня, сотруднику напрямую оплачивает ФСС. Для выплаты пособия работодатель должен не позднее пяти календарных дней со дня получения от работника необходимых документов представить их в территориальный орган ФСС.
Расчет пособия нужно сделать так же, как при получении бумажного больничного. Срок оплаты электронного больничного ничем не отличается от срока оплаты бумажного.
Например, работодатель должен назначить свою часть пособия по временной нетрудоспособности (например, по болезни) в течение 10 календарных дней со дня обращения работника с необходимыми документами, а выплатить ее – в ближайший после назначения пособия день выдачи зарплаты.
ФСС выплатит свою часть пособия в течение 10 календарных дней со дня получения от работодателя реестра сведений, которые необходимы для назначения соответствующего вида пособия.
Проходите онлайн-курс про страховые взносы. На примерах расскажем, на какие выплаты не надо начислять, как заполнять отчетность и избегать претензий налоговиков и фондов. После курса получите сертификат.
Как получить электронный больничный лист
Технология выдачи электронного листка нетрудоспособности не предусматривает ни его распечатывания для передачи работником работодателю, ни пересылки напрямую из медицинской организации работодателю по телекоммуникационным каналам связи. Все взаимодействие между заболевшим сотрудником, медучреждением и работодателем происходит при участии ФСС через специально созданную для этого информационную систему. Она называется «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах».
В ней листы формируются и хранятся на всех этапах работы с ними.
Электронный листок нетрудоспособности до 01.01.2022 можно оформить только по письменному заявлению работника. О своем желании сотрудник должен сообщить лечащему врачу и заполнить соответствующую форму заявления. Также он должен предоставить медучреждение свой СНИЛС.
После того как врач закроет больничный лист, медорганизация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности и заполнит в нем свою часть (п. 3 и пп. «б» п. 10 правил № 1567). Затем сотрудник получит от врача специальный талон, где будет указан номер листа. Собирать дополнительные подписи и проставлять в больничном листе печать медорганизации не надо.
Выданный работнику талон с номером листа не является документом строгой отчетности. Его не нужно передавать работодателю – достаточно назвать лишь номер больничного листа. Сделать это можно любым способом, в том числе по телефону или посредством электронной переписки. Талон, где указан номер больничного, не является обязательным документом для расчета и оплаты листа нетрудоспособности. Работодатель не должен ни требовать его от работника, ни ждать, когда работник его представит.
Если сотрудник потерял талон, то он может узнать номер листа в личном кабинете на сайте ФСС. Для входа понадобится подтвержденная учетная запись с портала госуслуг.
После того как электронный больничный лист найден, его надо запросить из базы данных ФСС. В нем нужно заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем» (пп. «в» п. 11 правил № 1567). Как это сделать, подробно разберем ниже.
Заполненный документ необходимо сохранить и заверить электронной подписью. Можно использовать ту же цифровую подпись, что и для сдачи отчетности. После этого данные автоматически уйдут в ФСС.
Как заполнить электронный больничный лист
В заполнении электронного больничного нет каких-либо особенностей – в нем должны быть все те же сведения, что и в бумажном варианте (п. 11 правил № 1567):
1. Поле «Место работы — наименование организации» и другие строки заполняются в соответствии с п. 73 порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н. Работодатель – юридическое лицо вносит свое полное или сокращенное наименование. Название обособленного подразделения указывают, если сотрудник принят в это подразделение и оно зарегистрировано в качестве страхователя в территориальном органе ФСС РФ.
2. В строке «Основное» или «По совместительству» необходимо проставить отметку V в зависимости от того, на каких условиях сотрудник выполняет трудовые функции – по основному месту работы или внешнему совместительству.
3. В полях «Регистрационный N» и «Код подчиненности» проставляют соответствующие коды, которые можно взять из уведомления о регистрации в ФСС.
4. В поле «ИНН нетрудоспособного» может указываться идентификационный номер налогоплательщика. Эту строку не заполняют:
5. В поле «СНИЛС» вносят страховой номер индивидуального лицевого счета. Его можно найти в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования, выданном до 01.04.2019, или в уведомлении, в том числе электронном, подтверждающем регистрацию работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
6. В поле «Условия исчисления» проставляется соответствующий двухзначный код, а при необходимости – несколько кодов. Коды и их расшифровка приведены в п. 73 порядка № 925н и на оборотной стороне листка нетрудоспособности. Например, код 01 при заболевании, 02 – при травме, 03 – при карантине и так далее.
7. Поле «Акт формы Н-1 от» заполняется, если временная нетрудоспособность вызвана несчастным случаем на производстве или наступила в результате профессионального заболевания. Здесь необходимо указать число, месяц и год составления соответствующего акта.
8. Поле «Дата начала работы» остается пустым, если работник все еще трудится в организации. Оно заполняется, если трудовой договор был аннулирован и при этом работник заболел (получил травму) в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. В этом поле нужно указать дату, с которой работник должен был приступить к работе.
9. В поле «Страховой стаж» указывают количество полных лет и месяцев деятельности работника, учитываемых при исчислении размера пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
11. В поле «Причитается пособие за период» в соответствующие ячейки вносятся даты начала и окончания периода, за который сотруднику должно быть назначено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности либо по беременности и родам.
12. В поле «Средний заработок для исчисления пособия» указывают сумму среднего заработка, из которого исчисляется пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам. По общему правилу средний заработок исчисляется за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности либо отпуска по беременности и родам (ч. 1 ст. 14 Закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Сумма среднего заработка, исчисляемого за каждый календарный год, не должна превышать предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС (ч. 3.2 ст. 14 закона № 255-ФЗ).
13. В поле «Средний дневной заработок» указывают средний дневной заработок работника.
14. В поле «Сумма пособия: за счет средств страхователя» прописывают размер пособия, начисленного за счет средств работодателя. Первые три дня нетрудоспособности, которая возникла из-за заболевания или травмы, оплачивает работодатель, остальные дни – ФСС. В отдельных случаях соцстрах оплачивает весь период нетрудоспособности (ч. 2, 3 ст. 3 закона № 255-ФЗ). Размер пособия должен быть отражен в полном объеме без вычета сумм НДФЛ (абз. 2 п. 11 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, абз. 7 письма ФСС РФ от 08.09.2011 № 14-03-14/15-10022). Несмотря на то что разъяснения основаны на нормах порядка, действовавшего до 13.12.2020 включительно, думаем, они остаются актуальными и при применении порядка № 925н. Если ФСС оплачивает весь период временной нетрудоспособности (п. 2 ч. 2, ч. 3 ст. 3, пп. 2–5 ч. 1 ст. 5 закона № 255-ФЗ), то поле «За счет средств работодателя» не заполняют. Например, в листках нетрудоспособности по беременности и родам.
15. Поля «За счет средств фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» не заполняют.
Электронный больничный лист подписывают главный бухгалтер (другое лицо, уполномоченное вести бухгалтерский учет) и руководитель страхователя усиленными квалифицированными электронными подписями (п. 74 порядка № 925н).
Если руководитель возлагает на себя обязанности главного бухгалтера, электронный больничный следует подписать только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.
В случае выявления нарушений в заполнении листа нетрудоспособности территориальный орган ФСС РФ в течение 5 рабочих дней направит извещение с указанием перечня необходимых исправлений и больничный для внесения в него соответствующих исправлений.
Как посмотреть электронный больничный лист
Работодатель может посмотреть и заполнить лист нетрудоспособности несколькими способами. Например, в личном кабинете ФСС. Для этого следует:
Найти и заполнить больничный можно на портале ЕИИС «Соцстрах». Для этого нужно зайти в личный кабинет, найти лист нетрудоспособности по номеру и СНИЛС и внести в него нужные сведения.
Как закрыть электронный больничный лист
Для закрытия листа нетрудоспособности сотрудник должен обратиться к лечащему врачу. Он сделает соответствующую отметку, подпишет лист электронной подписью и отправит его в ФСС. Сотрудник получит талон с номером больничного.
Начиная с 2022 года, листы нетрудоспособности (ЛН) оформляют исключительно в электронном варианте. Бумажный формат теперь недоступен. Работодателю больше не нужно ждать, пока сотрудник принесет больничный. Необходимо знать только номер больничного и все. Расскажем, зачем он нужен и где его взять.
Где указаны серия и номер больничного
2022 год стал переворотным для отношений работник — медорганизация — работодатель — СФР в рамках документального подтверждения больничного и оплаты дней нетрудоспособности.
Теперь всем заболевшим, беременным, уходящим в декрет и лицам, ухаживающим за больными родственниками, оформляют электронные листки нетрудоспособности — ЭЛН. Регулируется формирование листа нетрудоспособности п. 6 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Как заполнять электронный больничный лист и что значат реквизиты ЛН, прописано в Приказе Минздрава № 1089н от 23.11.2021.
Получение бумажной версии документа не предусмотрено, кроме случаев, когда ЛН (п. 2 Приказа № 1089н, п. 4 ст. 3 закона № 20-ФЗ от 17.02.2023):
Работодатель больше не имеет права требовать от работника предоставить лист нетрудоспособности на бумаге и сообщить ему серию и номер ЭЛН для выплаты пособия.
Чтобы стороны имели возможность оперативно взаимодействовать между собой, создана информационная система (ИС) «Соцстрах», оператор — СФР (п. 3, 8 правил информационного взаимодействия, утвержденных в Постановлении Правительства № 1567 от 16.12.2017).
Работодатель передает информацию в систему «Соцстрах» через:
В сервисе «Социальный электронный документооборот» (СЭДО) осуществляется взаимодействие с СФР в электронном виде как для получения информации об электронном листе нетрудоспособности, так и в работе в рамках проекта «Прямые выплаты» (информация ФСС РФ).
СЭДО разработали для взаимодействия между медицинскими организациями, СФР, работодателями (страхователями) и другими организациями. С ФР получает информацию о выданных ЭЛН от медицинских организаций и автоматически оповещает работодателей об открытии ЭЛН на их работников. При каждом изменении статуса ЭЛН (открыт, продлен, закрыт, аннулирован) работодатель получает уведомление.
Страхователь (работодатель) в автоматическом режиме информируется в системе ЭДО, в частности, об открытии листка нетрудоспособности работнику, его продлении, закрытии, аннулировании (п. 19, пп. «а» п. 21 правил № 2010).
Внешний вид электронного листа нетрудоспособности, который появляется на экране медицинского работника при его заполнении, почти не отличается от своего бумажного собрата.
Отличий немного, но они есть.
Где взять реквизиты электронного больничного
У сотрудника есть несколько вариантов, где смотреть номер больничного листа (ЛН).
1 вариант — когда врач оформляет лист нетрудоспособности, он обязан выдать пациенту выписку из ЭЛН при запросе. Там указаны реквизиты больничного, информация о медорганизации и лечащем враче, информация о работнике (его СНИЛС, Ф. И. О., дата рождения), период болезни, дата, с которой работник приступает к работе или когда ему необходимо явиться на прием.
Показываем, где номер декретного листа нетрудоспособности, на примере выписки из ЭЛН:
2 вариант — информация о больничном листе отражается в личном кабинете в приложении или на сайте Госуслуги, если сотрудник там зарегистрирован. Туда же приходит информация о смене статуса ЭЛН (открыт, продлен или закрыт). Обычно это происходит не позднее следующего рабочего дня. Сюда же приходят сведения о направлении документа на оплату и факте его оплаты.
Что можно узнать по номеру листка нетрудоспособности
Сотрудник не обязан сообщать работодателю реквизиты своего листа нетрудоспособности. Это его право. Работодатель узнает номер по СЭДО. Для чего же ему необходимо узнать реквизиты своего ЛН?
Работник сам заинтересован узнать номер ЛН в целях:
Для ускорения процесса получения выплаты все же стоит довести до работодателя информацию о статусе своего листа нетрудоспособности. В некоторых случаях достаточно отправить ему номер ЭЛН на фото, сделанном с выписки ЛН, или фото из личного кабинета на портале Госуслуги.
Как проверить подлинность больничного листа
Любой сотрудник в случае отсутствия на рабочем месте по поводу болезни оформляет листок нетрудоспособности. При получении запроса из Фонда соцстрахования после закрытия больничного бухгалтерия в течение трех рабочих дней передает в фонд необходимые сведения для начисления пособия (п. 22 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010).
Подробности см. здесь.
Напоминаем! С 2022 года по общему правилу оформляются только электронные больничные. Проводимый ранее пилотный проект ФСС трансформировался в общефедеральную систему обеспечения выплат по нетрудоспособности. Наши эксперты подготовили специальную памятку для бухгалтера по прямым выплатам пособий в 2022 году. Переходите в этот материал и смотрите рекомендации профессионалов.
Эксперты «КонсультантПлюс» подробно рассказали об организации работы с электронными больничными листками. Получите бесплатный пробный доступ к материалу на данную тему.
Если больничный оформлен в электронной форме, возможность его подделки исключается. Работодателям более не нужно проверять документы на подлинность самостоятельно.
Но при желании можно проверить подлинность больничного листа на сайте ФСС.
Официальный сайт ФСС для проверки листка нетрудоспособности
Электронный больничный — это фактически файл, размещенный на сервере ФНС. А именно — в системе «Соцстрах» (п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н). Работодатель как страхователь может получить доступ к некоторой части содержимого данного файла. В том числе той, которая безоговорочно будет удостоверять подлинность документа.
Файл больничного имеет уникальный номер. Работник может запросить его в поликлинике, а затем сообщить работодателю. С помощью имеющейся бухгалтерской программы (или, например, через личный кабинет страхователя) работодатель входит в систему «Соцстрах» и проверяет, есть ли среди отображаемых в программе номеров больничных листков тот, что предоставлен работником. Практически исключена ситуация, при которой номеру (при условии, что работник сообщил его без ошибок) не найдется соответствий.
С 2022 года, таким образом, не предусмотрена проверка больничных по базам недействительных документов.
Не нужно также обязывать работников сообщать номер электронного больничного листка в бухгалтерию.
С нюансами расчета и оплаты больничных листов вас познакомят материалы и сообщения, подготовленные специалистами нашего сайта:
В случае если работодатель обнаружит, что с электронным больничным что-то не так (например, посчитает, что он выдан на необоснованно длительный срок), он сможет пожаловаться на действия лечебного учреждения в ФСС в порядке, установленном приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1090н.
Жалоба в ФСС на ошибки в больничном (образец)
Если работодатель пожалуется на медучреждение, то ФСС инициирует на основании соответствующего обращения проверку ЛПУ (п. 8 Порядка по приказу № 1090н). О принятом ФСС решении и сроках проведения проверки работодатель уведомляется в течение трех рабочих дней с момента принятия соответствующего решения.
Приказ № 1090н не устанавливает формы указанного обращения в ФСС с жалобой по оформлению больничного. Обращение составляется, таким образом, в свободной форме. Для этого можно использовать нижеследующий образец.
Итоги
Проверка больничного листа в ФСС возможна на официальном сайте соцстраха — через личный кабинет страхователя или в системе «Соцстрах» в рамках получения к ней доступа с помощью бухгалтерской программы. Если работодатель найдет ошибки в больничном, то может пожаловаться на составление листка нетрудоспособности в ФСС.
Если фирма сама выплачивает больничные, бухгалтер в течение 10 календарных дней после того, как работник принес бюллетень, должен его рассчитать. Выплатить деньги работодатель обязан не позднее следующего дня перечисления зарплаты. А в какие сроки выплачивает больничные пособия ФСС и куда обращаться в случае задержки?
Выплата пособий по системе прямых выплат
Выплата больничных пособий при болезни самого сотрудника по системе прямых выплат складывается из двух этапов:
Детские пособия, декретные больничные, больничные по травме на производстве и в случае профзаболевания полностью выплачивает фонд.
Поэтому, если выплата пособия задерживается, обращаться нужно туда, откуда должны прийти деньги.
Выплата от работодателя
С работодателем все было (и останется) просто. Для того, чтобы увидеть задержку, достаточно знать, какие дни установлены для выплаты зарплаты в компании.
Работодатель начисляет пособие за первые 3 дня болезни в течение 10 календарных дней после получения больничного, а выплачивает не позднее ближайшего срока перечисления зарплаты.
Пример. Выплата первых 3 дней больничного работодателем
Работник принес в бухгалтерию больничный лист 1 декабря 2020 г. Бухгалтер должен рассчитать пособие за первые 3 дня нетрудоспособности до 11 декабря.
Зарплата в компании выплачивается 5 и 20 числа. Пособие от работодателя работник должен получить не позднее 20 декабря 2020 г.
Пособие от ФСС
За дни нетрудоспособности, начиная с 4, пособие выплачивает ФСС. Чтобы понять, что деньги задерживаются, определим срок, когда они должны поступить.
При системе прямых выплат фирма не позднее 5 календарных дней после получения больничного листа должна передать в фонд все нужные сведения (о листке нетрудоспособности, о страховом стаже работника, о среднем заработке, необходимом для расчета суммы пособия).
ФСС должен перечислить деньги в течение 10 календарных дней со дня получения этих сведений.
Значит, деньги от фонда должны поступить не позднее 15 календарных дней после того, как работник принес свой бюллетень в бухгалтерию.
Запомните, все сроки – передача сведений в ФСС, выплата средств как фирмой, так и фондом – установлены не в рабочих, а в календарных днях.
Пример. Выплата больничного пособия отделением фонда
Работник принес в бухгалтерию больничный лист 1 декабря 2020 г. Бухгалтер должен не позднее 5 декабря передать сведения о больничном в отделение фонда. Фонд должен перечислить пособие не позднее 15 декабря 2020 г.
Причины задержки
Для задержки выплаты пособия у ФСС могут такие причины:
Чтобы выяснить причины отсутствия денег, сначала нужно обратиться к работодателю и выяснить, передал ли он сведения в ФСС, и если передал, то когда. Если сведения переданы и установлена дата передачи, то дальше работнику нужно обращаться в ФСС по контактам, размещенным на официальном сайте ФСС (регионального отделения ФСС).
Еще нужно сделать поправку на исправление ошибок в сведениях, которые может обнаружить фонд. Их допустимо исправлять в течение 5 рабочих дней с того дня, как от отделения ФСС поступило извещение об ошибке.
Сегодня в ходу и бумажный больничный лист, и электронный (ЭЛН). При этом число листков нетрудоспособности в электроне растет. Медицинские учреждения оснащаются специальными компьютерными программами, начинают пользоваться электронной подписью, налаживают информационный обмен с Фондом социального страхования (ФСС), что требуется для оформления ЭЛН.
Где и как найти работодателю больничный лист своего сотрудника
На сайте Фонда социального страхования. Для этого нужно:
После этого информация сразу же уйдет в ФСС, а на электронном больничном появится пометка «Заполнен работодателем».
На сайте Единой системы аутентификации и идентификации (ЕСИА), выполнив следующие действия:
На портале ЕИИС «Соцстрах»:
Как проверить подлинность электронного больничного
Подлинность листка нетрудоспособности проверяет обычно работодатель. Если он сформирован в электронном виде, нужно:
Проверить электронный больничный может и врач поликлиники.
Для этого он должен выполнить следующие действия:
Где и как посмотреть электронный больничный лист работнику
На сайте ФСС. Для этого необходимо:
найти вкладку «Электронные листы нетрудоспособности»;
На сайте «Госуслуги» следует:
Вот так можно увидеть все документы в электронном виде и начисленную по ним компенсацию.
Обращаем внимание! Бухгалтерия сможет получить доступ к электронному листу нетрудоспособности и предоставить компенсацию благодаря его номеру. Поэтому на приеме у врача при оформлении бюллетеня работник должен запомнить или записать этот уникальный двенадцатизначный набор цифр, генерируемый специальной программой.
Как узнать номер своего электронного больничного листа в том случае, если он потерян
Для того чтобы восстановить утерянный номер электронного листа нетрудоспособности, нужно попасть:
Работодателю на заметку! Обязанность обрабатывать электронные больничные листы еще не введена. И если бухгалтерия пока не работает с ЭЛН, об этом лучше предупредить трудовой коллектив. В том случае, если работник получит в медицинском учреждении ЭЛН, а работодатель не будет готов его обработать, первому придется возвращаться в медучреждение за бумажным больничным.
Уже больше года нельзя выбрать, получать больничные листы в электронном виде или бумажном, поскольку их оформляют преимущественно онлайн. Власти таким образом упростили взаимодействие между лечебным учреждением, работником, работодателем и Социальным фондом. И если работникам такое новшество очень удобно: от них практически ничего не требуется, то компаниям необходимо научиться работать по действующим правилам.
Бумажные и электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) обладают одинаковой юридической силой, что закреплено Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Но выписывается он только в каком-то одном формате (часть 2 статьи 1 и часть 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, пункт 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). То есть болеющий сотрудник не сможет получить цифровой и бумажный варианты одновременно.
Что собой представляет электронный листок
Хотя с 1 января 2022 г. почти всем оформляют документ онлайн, чем отличается электронный больничный от бумажного, многие сотрудники и работодатели не знают. Чисто внешне они весьма схожи, поскольку в обоих форматах содержатся одинаковые ячейки для заполнения. Основное отличие заключается в том, что ЭЛН заполняется в специальной программе, а бумажный документ — вручную. Есть разница и в правилах хранения.
Так выглядит бумажный листок нетрудоспособности:
А это образец электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:
Для сведения: коды причин нетрудоспособности в больничных листах
Как пользоваться электронными больничными
В оформлении и оплате электронных больничных листов задействованы три инстанции:
Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:
Работодатель не обязан сообщать сотрудникам о работе с онлайн-больничными, поскольку это и так предусмотрено законом.
Если подготовительные мероприятия завершены, разберемся, как работает электронный больничный лист на практике:
Если работник во время болезни фактически трудился, работодатель оплачивает отработанные дни, а не выплачивает пособие. В таком случае при поступлении запроса от Соцфонда о передаче необходимых сведений бухгалтер обязан указать, что пособие не положено.
Удобный сервис: онлайн-калькулятор для расчета больничных
Как заполнять больничные по новым правилам
В Приказе Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н содержится подробная инструкция по заполнению электронного листка нетрудоспособности в текущем году. Работодатель заполняет только ту часть, которая ему доступна. Как и в прежнем, бумажном, бланке, необходимо указать:
В инструкции указано, что делать с электронным больничным листом работодателю, если допущены ошибки при заполнении. Если они выявлены самим бухгалтером, документ заново заполняют и отправляют в Соцфонд с пояснением причины неточности. Если ошибки выявили сотрудники фонда, они направят запрос с просьбой уточнить сведения.
Чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в Соцфонд.
Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он традиционный: работодатель перечисляет пособие за первые 3 дня болезни в ближайший расчетный день, остальное платит Соцфонд в течение 10 дней после получения необходимых сведений.
Подробнее: сколько может длиться больничный и в какие сроки должен быть оплачен
Печатать или нет
Что написано пером, не вырубишь топором. Такой истины придерживаются на большинстве предприятий, поэтому как распечатать электронный больничный лист, знают практически все кадровики и бухгалтеры. А надо ли печатать? Ответ на официальном сайте Соцфонда гласит: распечатывать и хранить копию ЭЛН не нужно. Цифровой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, но он, в отличие от традиционного варианта, хранится в информационной системе «Соцстрах».
Больничные на Госуслугах
По информации Минцифры, гражданин имеет возможность посмотреть свой электронный больничный лист в любое удобное время через мобильное приложение или на сайте Госуслуги. Пользователи уже получают уведомления об изменении статуса ЭЛН: открытии, продлении, закрытии и т. д. В личном кабинете хранятся:
Плюсы использования
Преимущества электронных больничных показал 2020 год, когда из-за пандемии коронавируса листов нетрудоспособности было очень много.
Бумажные бланки относят к документам строгой отчетности со спецзащитой. Их производство является весьма затратным, а потеря или порча доставляет хлопоты врачам, пациентам и работодателям. Цифровые бланки сокращают затраты на печать бумажных носителей, позволяют «безболезненно» исправить допущенные ошибки.
Если используется ЭЛН, сводится к минимуму возможность подделки листка нетрудоспособности. Хотя большинство правонарушений в этой области связаны не с подделкой, а с выпиской не обоснованных болезнью работника документов, вопрос, как проверить электронный больничный лист на подлинность, теряет актуальность. Контакт пациента с этим документом сводится к минимуму, и внести правки в него у работника не получится.
Надо знать: как проверить больничный лист на подлинность
Еще один плюс — сокращается количество работы для кадровиков. Им больше не надо заботиться о передаче бумажных документов в госорганы, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.
Это лишь некоторые преимущества электронных больничных. Добавьте еще сокращение времени на обработку и получение документации, что немаловажно при работе предприятия в современных условиях.
Может понадобиться: особенности удержаний с выплат по больничному при наличии исполнительного листа
Больничный лист – это документ строгой отчетности, который выдается медицинским учреждением, и который служит основанием для начисления оплаты сотруднику за время его болезни. На основании этого же листа работодатель имеет возможность компенсировать выплаченные суммы за счет средств ФСС. Естественно, если окажется, что больничный лист является подделкой, или даже просто некорректно заполнен, то фонд такую оплату не компенсирует. Поэтому для работодателя крайне важно знать, как проверить подлинность больничного листа.
Откуда берутся поддельные больничные листы
Представители ФСС не устают напоминать: использование недействительных бланков – отнюдь не редкость, и любой работодатель должен быть начеку в ситуациях, когда сотрудник по факту болезни предоставляет в отдел кадров лист нетрудоспособности. Прежде всего, бланк может оказаться просто фальшивым. Откуда берутся поддельные больничные листы, догадаться несложно. Современные технологии в области печати открывают практически безграничные возможности тем, кто попросту копирует официальные документы и продает их всем желающим. В связи с этим не лишним будет помнить, как проверить подлинность больничного и о перечне обязательных элементов настоящего, официального листка нетрудоспособности.
Так, в правом верхнем углу документа обязательно должен присутствовать двенадцатизначный штрихкод и номер бланка. Далее в левом верхнем углу на квадрате белого цвета на просвет можно увидеть водяной знак с логотипом ФСС России. Настоящий бланк отпечатан на специальной бумаге, чем-то напоминающей бумагу для денежных купюр. Под графой «Подпись врача» имеется микротекст «ЛИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ». Аналогичный текст размещен и в той части больничного листа, где должен расписаться руководитель и главный бухгалтер фирмы-работодателя. Этот текст более четко виден при увеличении, например, под лупой.
Обратите внимание и на цвет больничного листа: ячейки для заполнения данных в оригинальном листе светло-желтого цвета, а сам бланк – голубой, причем в середине немного светлее, по краям – темнее. В поддельных больничных листах ячейки часто белого цвета, а переход основного цвета или отсутствует вовсе, или отличается оттенком. Кроме того, бланк покрыт защитным рисунком в виде волокон 3-х цветов: синего, розового и светло-зеленого.
Если в компании до этого уже были случаи оформления больничных, то самый надежный способ – сравнить цветовую гамму бланка: она будет идентична у любых листов. Если же вам попалась подделка, то, скорее всего, какие-то цвета будут отличаться, даже если все прочие элементы и данные будут присутствовать. Не нужно забывать еще об одно простом способе проверки бланка — с помощью «детектора» для купюр. В ультрафиолете голубые и желтые оттенки бланка превращаются в зеленые и красные. Под инфракрасным излучением весь текст на больничном листе становится полностью невидимым, поскольку нанесен специальной краской. Весь бланк больничного листа покрыт защитной фоновой сеткой, рисунок которой должен быть четким без каких-либо размытостей.
Как проверить больничный лист по номеру
Другой вариант ненадлежащего больничного листа – украденный бланк. Такие бланки отпечатаны, как положено, и соответствуют всем выше перечисленным требованиям. Собственно они вполне могли бы быть действительными, но не являются таковыми на данный момент, поскольку по каким-то причинам пропали или были попросту выкрадены из медучреждений. Подобные бланки продаются некоторыми дельцами, и купить такой псевдо-больничный тоже не составляет особого труда.
В таких бланках следует обратить на адрес и наименование лечебного учреждения: они должны совпадать с данными на оттиске печати. Также часто при оформлении подобных листов скорее всего будет использована ненастоящая фамилия врача, который, вероятнее всего даже не работает в данном медучреждении. Проверить это можно, позвонив в указанную в листе поликлинику и больницу.
Как проверить больничный на предмет его действительности в подобных случаях, когда сам бланк вроде бы похож на настоящий, но его подлинность все же вызывает вопросы? Работодатель может сделать это на официальном сайте Фонда в разделе «Информация для работодателей (формы отчетности, бланки)». Здесь опубликован список недействительных бланков, которые пропали или были украдены. Также существует регулярно обновляемый реестр утерянных и похищенных бланков, в котором по номеру листа можно проверить, не является ли ворованным бланк, предоставленный сотрудником.
Как проверить больничный лист по заполнению
Подлинность самого бланка больничного листа, не дает гарантий того, что листок нетрудоспособности выдан надлежащим медучреждением.
Как проверить достоверность больничного листа? Установлен определенный порядок заполнения больничных листов. Так, записи в нем производятся на русском языке, печатными заглавными буквами чернилами строго черного цвета. Заполнять больничный лист можно только гелевой, капиллярной или перьевой ручками. Использовать шариковую ручку нельзя. Также бланк допустимо заполнять с применением печатающего устройства. Между словами обязательно должен оставаться пробел, но при этом выход за границы отведенного поля не допускаются. Эти правила – общие для использования как медучреждениями, так и работодателями при заполнении больничных листов.
Но поскольку первоначально часть листа заполняет врач медучреждения, фирма или ИП – работодатель, должен обратить внимание на следующие моменты.
Прежде всего стоит отметить, что больничный лист выдают медработники учреждений, имеющих лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности. В то же время не имеют права выдавать данный документ врачи скорой помощи, служб переливания крови, бальнеологических и грязелечебниц, медорганизаций особого типа, учреждений здравоохранения по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, приемных отделений больниц. В больничном листе должно быть указано наименование лечебного учреждения. Как правило, это поликлиника, в которую обратился работник, либо больница, в стационарном отделении которой он провел некоторое время. Далее в листе указывается дата его выдачи, ОГРН медучреждения, фамилия, имя и отчество больного, его дата рождения и причина временной нетрудоспособности – в виде кода, расшифровку по которому можно найти на обороте больничного листа.
Обратите внимание, что в части, заполняемой медучреждением, должно быть корректно указано место работы сотрудника. В соответствующем поле указывают организационно-правовую форму (например, ООО), а название компании ставится в кавычках. Также в названиях организаций разрешено использовать точки, запятые, тире, если они содержатся в официальном названии компании.
После этого указывается период, в течение которого работник был нетрудоспособен, причем, иногда этот период продлевают. Саму запись удостоверяет конкретный врач, указывая собственную должность, ФИО и подпись. Больничный лист заверяется печатью медучреждения, причем таких печатей должно стоять две.
Как проверить больничный по запросу
Если в части «заполняется медучреждением» не хватает каких-то записей, например, сотрудник не смог предоставить врачу правильное название организации-работодателя, то вносить исправления или дополнения в эту часть листа работодатель сам права не имеет. В этом случае он должен направить сотрудника в медучреждение с целью внести дополнения в лист нетрудоспособности. В любом случае в базе поликлиники или больницы хранится вся информация по выданным листам, и внести исправления медучреждению не составит труда.
Кроме того систематизация информации по выданным листам предоставляет работодателям дополнительную возможность проверки бланка. Как проверить больничный лист по запросу? В поликлинику или больницу можно направить письмо с просьбой подтвердить подлинность выдачи листка нетрудоспособности. А вот если сама причина выдачи больничного вызывает у вас сомнение, проще говоря, вы подозреваете работника в симуляции и сговоре с врачом, вы, как работодатель вправе написать заявление в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое инициирует проверку в поликлинике с целью установить законность выдачи больничного листа.
Что делать с поддельными больничными листами
Если при проверке подлинности больничного листа все же были выявлены принципиальные нарушения, которые говорят в пользу того, что бланк недействителен, то работодатель может написать заявление в прокуратуру, приложив к нему копию листка нетрудоспособности, а по запросу, предоставив и оригинал.
В данном случае вопрос состоит не только в невозможности получить компенсацию от ФСС по таким недействительным бланкам, а в пресечении преступных действий.
Если же так получилось, что организация оплатила работнику фальшивый больничный лист, то она должна обратиться в суд с иском о возврате незаконно выплаченного пособия. Далее наказание за использование заведомо подложного документа грозит уже саму работнику.
Ответственность за поддельные больничные листы
Законодательством предусмотрена уголовная ответственность за изготовление и продажу поддельных больничных листов, а также за их приобретение и использование физлицами. Так, подделка, изготовление и сбыт фальшивых документов и бланков предполагает наказание в виде срока лишения свободы до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет (п. 1 ст. 327 УК РФ). Использование подделки приведет к штрафу до 80 тыс. рублей, исправительным работам до двух лет, либо аресту на полгода (п.3 ст 327 УК РФ). Если подделку обнаружит ФСС, пособия вам по такому больничному листу не возместят.
Сейчас пособия работникам выплачивает ФСС. Поэтому выяснять, куда пропали деньги, работник должен в фонде самостоятельно.
Также он должен знать наименование и ИНН работодателя.
Если больничный — электронный, работник может отслеживать пособие в своем личном кабинете на сайте fss.ru или в бесплатном мобильном приложении «Социальный навигатор». Также он может позвонить по телефону Единого колл-центра ФСС: 8-800-302-75-49.
Какие документы (сведения) надо получить от работника для выплаты пособия по временной нетрудоспособности? Как организации оплатить больничный лист, выданный в связи с болезнью или бытовой травмой работника? Как подготовить и передать документы (сведения) в ФСС РФ для оплаты больничного листа в связи с болезнью или бытовой травмой? Ответы на эти вопросы есть в КонсультантПлюс. Смотреть материалы системы можно бесплатно, оформив пробный доступ.