Формы ФСС Для чего нужен СЭДО ФСС и как его подключить
Работодатель оплачивает первые три дня болезни работника. Остальное платит соцстрах. Ф СС рассчитывает пособие автоматически на основании информации, которую получает от других ведомств. Работодателю нужно только проверить информацию по работнику и, если нужно, дополнить её. Такая схема начисления пособий называется проактивной или беззаявительной.
Обмен данными с соцстрахом происходит через систему социального электронного документооборота — СЭДО ФСС. Через неё работодатель получает информацию о листе нетрудоспособности: когда его открыли, продлили, закрыли, аннулировали, направили больного на медико-социальную экспертизу.
ФСС через СЭДО запрашивает недостающие сведения по работнику, например, реквизиты для перечисления денег, период оплаты по табелю рабочего времени.
СЭДО — бесплатный сервис. Его можно встраивать во все популярные бухгалтерские программы и интернет-бухгалтерии, у которых есть функция обмена документами с ФСС. Спросите в техподдержке вашей учётной системы, как подключиться к СЭДО.
интернет-бухгалтерии «Моё дело» раздел СЭДО ФСС добавляется автоматически у тех, кто работает на тарифном плане с сотрудниками и подключил электронную отчётность.
Бумажные больничные ещё есть, но их выдают только отдельным людям, сведения о которых составляют гостайну, и тем, кто находится под госзащитой. Для них действует старая схема прямых выплат — они приносят больничный лист, пишут заявление, а работодатель передаёт в фонд все сведения для выплаты пособия.
Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.
Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году
практическое пособие для работодателя
Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись
Порядок работы с социальным электронным документооборотом ФСС
Рассмотрим, как работать с соцстрахом по СЭДО на примере интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Работодатель отправляет сведения о сотрудниках
После подключения СЭДО по всем работникам нужно отправить в ФСС форму «Сведения о застрахованном лице». Соцстрах просил сделать это ещё в начале года, но конкретных сроков в законах нет.
В форме указывают ФИО работников, дату рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН (если есть), каким способом и на какие реквизиты перечислять пособия. Такую информацию передают один раз. Если после этого у работника изменились данные, нужно подать по нему новые сведения в течение трёх рабочих дней.
Информацию нужно подать и по уволенным менее 30 дней назад — у них тоже есть право на пособие по нетрудоспособности в случае заболевания или травмы. Если работников много, передачу сведений можно разбить на несколько этапов. В первую очередь лучше подать данные по сотрудницам, которые находятся или собираются в отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком. По только что принятым работникам сведения подают не позднее трёх рабочих дней с даты их трудоустройства.
После получения сведений о застрахованных соцстрах сверит их с данными Пенсионного фонда и сообщит работодателю о результате. Вам нужно только отслеживать статус отправленных сведений. Если что-то не так, ФСС проинформирует, что сведения не совпали и их нужно исправить.
ФСС сообщает о страховых случаях
При наступлении страховых случаев вы будет получать через СЭДО уведомления о номерах и статусах больничных ваших работников. Когда медорганизация открывает больничный лист, она подписывает его УКЭП и размещает в информационной системе ЕИИС «Соцстрах».
ФСС получает эту информацию и узнаёт в Пенсионном фонде, есть ли у застрахованного работодатель и какой у него ИНН/КПП. Ответ из ПФР предоставляют в течение одного календарного дня после получения запроса. После этого информация об открытии электронного листка нетрудоспособности поступает работодателю по СЭДО, а работнику — в личный кабинет на Госуслугах.
Работодателю нужно проверить уже заполненные сведения, и, если есть ошибки, сообщить в соцстрах. Ф СС перенаправит сообщение в медорганизацию для оформления дубликата. Ошибочный больничный аннулируют.
Уведомления работодателю приходят при всех изменениях статуса больничного:
ФСС запрашивает недостающую информацию
После того как больничный сменит статус на «закрыт», от ФСС поступит запрос о предоставлении недостающих сведений, необходимых для выплаты пособия. Ответить нужно не позднее трёх рабочих дней. В ответном сообщении нужно скорректировать и дополнить сведения фонда.
Соцстрах может запросить:
На основании сведений от работодателя ФСС выплатит работнику пособие. Статус больничного изменится на «Выплачено». Если больничный не надо оплачивать, в ответ на запрос нужно прислать отказ от пособия и указать в примечании причину. Например, работник болел во время отпуска без сохранения зарплаты. В этом случае пособие по временной нетрудоспособности ему не положено.
Если вы отправили не всю информацию, которая нужна соцстраху, то в течение пяти рабочих дней получите по СЭДО ещё одно извещение о предоставлении недостающих данных. Вам нужно сначала отправить подтверждение о том, что вы его получили — на это есть три рабочих дня.
Если этого не сделать, фонд отправит извещение заказным письмом. Оно автоматически считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня отправки почтой. С даты получения письма у вас будет пять рабочих дней, чтобы отправить сведения.
Что делать, если нет уведомлений о больничном
В некоторых региональных отделениях ФСС пока есть сложности с внедрением новой системы — могут не поступать уведомления о больничных из медучреждений и информация из ЗАГСов.
Поэтому лучше подстраховаться: если вы знаете, что сотрудник болеет или уходит в декрет, уточните в соцстрахе, нужно ли подавать документы для выплат. Возможно, придётся действовать по старинке — запросить у работника номер электронного больничного и самостоятельно отправить сведения для расчёта пособий. В ответ соцстрах пришлёт запрос на недостающие сведения.
Что делать, если больничный не более трёх дней
Больничный продолжительностью три дня полностью оплачивает работодатель. В этом случае соцстрах не запрашивает сведения для расчёта пособия, а только уведомляет работодателя об открытии и закрытии больничного.
Особенности пособий по материнству и по несчастным случаям
Порядок назначения таких пособий немного отличается.
Единовременное пособие при рождении ребёнка ФСС выплачивает на основании информации из ЗАГСов. У работодателя соцстрах может запросить данные о районном коэффициенте. Отправить ответ нужно в течение двух рабочих дней с даты получения запроса (п. 32 Правил
выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребёнком будет заявление от работника. В течение трёх рабочих дней после его подачи нужно направить в ФСС сведения о периоде отпуска, о замене календарных лет и о неполном рабочем времени (п. 35 Правил
Больничный лист по беременности и родам медорганизация обычно формирует на 140 дней и сразу же его закрывает. Ф СС отправляет работодателю запрос на сведения для расчёта пособия. Но использование такого отпуска — право, а не обязанность работницы, поэтому нужно сначала получить от неё заявление, а затем отправлять информацию в ФСС (ст. 255 ТК
Для выплат по больничному в связи с несчастным случаем дополнительно нужно отправить в соцстрах акт по форме Н-1 или копии материалов расследования. Их можно подавать в бумажном виде (п. 24 Правил
Что будет, если не отправить сведения по СЭДО или нарушить сроки
С 2022 года к работодателям применяют новые штрафные санкции по ст. 15.2 закона № 255-ФЗ
За непредставление документов должностное лицо организации могут дополнительно оштрафовать по ч. 4 ст. 15.33 КоАПот 300 до 500 руб.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
ФСС разработал и запустил систему социального электронного документооборота (СЭДО) для обмена юридически значимыми электронными документами между медорганизациями, ФСС и работодателями. Сейчас по СЭДО ФСС может:
Все это уже можно получать в СБИС: уведомления о новых больничных и извещениях из системы ПВСО сразу попадут в ваш личный кабинет. Вы точно ничего не пропустите и не получите штраф.
Получайте электронные больничные в СБИС
Если допустили в реестре ошибку или прикрепили не все документы, ФСС присылает извещение. После получения есть всего 5 дней, чтобы исправить. Но проблема в том, что этот срок отсчитывается от даты отправки.
Раньше извещение отправлялось только заказным письмом, и уже через 6 дней оно считалось полученным. Если письмо шло дольше или потерялось, вы могли получить штраф, даже не зная, что должны были что-то отправить в ФСС.
Теперь же все гораздо проще. Если вы подключитесь к СЭДО, Фонд отправит извещение в электронном виде. Это работает примерно также, как требования от ФНС. С БИС пришлет извещение прямо в ваш личный кабинет. Тут же одним кликом подтвердите получение в течение 1 дня. И потом будет целых 5 дней, чтобы все исправить. Так вы застрахуете себя от штрафов, а сотрудников — от задержки выплат.
Как подключить
Для получения электронных извещений в СБИС ничего дополнительно делать не нужно. Если вы отправляете больничные в СБИС, извещения автоматически будут приходить в ваш личный кабинет. Как обработать извещение из системы «Прямые выплаты», читайте в инструкции.
Отправьте в Фонд социального страхования сведения о застрахованном лице. Теперь, как только кто-то из работников оформит электронный больничный, Фонд сразу пришлет его вам. Как это работает.
В СБИС больничный отобразится в обычном реестре больничных. После увольнения работника информация приходить не будет. С БИС узнает о расторжении трудового договора по данным из СЗВ-ТД, СЗВ-М и отключит рассылку.
Хочу получать электронные больничные
ФСС на этом останавливаться не собирается. Электронные больничные и извещения из системы ПВСО — это только первый шаг. Как только ФСС переведет в электронный формат новые процессы, мы тут же реализуем это в СБИС — следите за новостями.
С 1 января 2022 года изменился порядок документооборота с фондом социального страхования для выплаты пособий. Участие работодателя в процессе их назначения сводится к минимуму, но работодатель по-прежнему будет являться единственным источником необходимой информации, например, данных о среднем заработке, для расчета пособий по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
С 2022 года появился еще один вид электронного документооборота СЭДО – Социальный электронный документооборот.
В программах «1С» предусмотрена возможность обмена данными с ФСС по СЭДО. Рассмотрим настройки обмена данными в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».
В карточке организации (раздел «Настройка» – «Организации») необходимо перейти на закладку «ЭДО», программа предусматривает два способа подключения к СЭДО (Рис.1):
1. подключение к «1С:Отчетности» (кнопка «Заявление на подключение к 1С:Отчетности»);
2. подключение только к СЭДО.
Во втором случае по гиперссылке «Не используется» откроется форма настройки обмена с ФСС (Рис.2).
После осуществления настройки изменится наименование гиперссылки на «Включен» (Рис.3). Если в программе уже используется электронный обмен с ФСС РФ, то устанавливать дополнительные сертификаты не нужно.
Следует иметь в виду, что подключение к СЭДО для работодателей с 2022 года является обязательным.
Документы СЭДО находятся в разделе «Кадры», блоке «Пособия» (рис. 4)
Сведения о застрахованных лицах
С 1 января 2022 года на основании Федерального закона от 30.04.2021 № 126-ФЗ работодатель при приеме сотрудника на работу и при увольнении обязан в течение 3 календарных дней предоставить в ФСС сведения, необходимые для перечисления ему социальных пособий.
Также указанные сведения направляются работодателем в ФСС и при изменении каких-либо сведений о работнике. При этом обязанность и сроки передачи таких сведений законодательно не установлены.
Следует иметь ввиду, что по уволенным в первой половине года сотрудникам также необходимо подать сведения, если это еще не было сделано.
Сведения о застрахованных лицах для передачи в ФСС регистрируются и отправляются из раздела «Кадры», блок «Пособия». По гиперссылке «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» открывается список соответствующих документов (рис. 5).
В списке отображаются все сотрудники, которые работали в выбранной организации с 01.01.2022. Если сведения о сотруднике не передавались, при открытии соответствующей строки создается новый документ «Сведения о застрахованном лице (ФСС)», поля которого заполняются в соответствии с кадровыми данными из карточки сотрудника (рис. 6).
Недостающие данные можно заполнить вручную в Сведениях, однако делать это не рекомендуется, потому что перенос данных из документа в кадровые данные сотрудника пока не предусмотрен. В форме документа ручные исправления выделяются жирным шрифтом.
Если часть реквизитов не заполнились при автоматическом заполнении, необходимо дополнить кадровые данные сотрудника, а затем обновить в соответствии с ними содержимое Сведений по кнопке «Обновить сведения об организации и сотруднике»
После заполнения всех необходимых данных Сведения можно отправить в ФСС из формы документа (рис. 6). Для отправки документ должен быть проведен, при этом производится автоматический контроль полноты и формальной корректности заполнения Сведений.
Если Сведения заполнены корректно, то после отправки в Фонд состояние изменится на «Принят ФСС».
Электронные листки нетрудоспособности
С 2022 года листки нетрудоспособности сотрудникам оформляются в электронном виде (за исключением граждан, сведения о которых составляют государственную (иную охраняемую законом) тайну, а также лиц, в отношении которых реализуются меры государственной защиты).
Особенностью СЭДО в части ЭЛН является то, что работнику не потребуется уведомлять работодателя о том, что ему выдан листок нетрудоспособности. Работодатель по СЭДО получит уведомление об этом от ФСС.
На основании подписанного электронной подписью врача больничного листа назначаются и выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.
Обмен электронными больничными происходит следующим образом:
1. Медицинское учреждение направляет листок нетрудоспособности в ФСС;
2. Фонд запрашивает у ПФР актуальные места работы сотрудника;
3. Всем актуальным работодателям Фонд отправляет уведомления о том, что в данный момент их сотрудник находится на больничном.
СЭДО по временной нетрудоспособности и по беременности и родам
Сообщения ФСС об изменении ЭЛН
Отправленные ФСС уведомления об открытии больничного листа в программе приходят в рабочее место «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» (раздел Кадры – Сообщения ФСС об изменении ЭЛН) (Рис.7). Также в рабочее место поступают сообщения об изменении, закрытии, аннулировании, о выплате пособия, о проведении медико-социальной экспертизы, о направлении физлица на медико-социальную экспертизу.
Загрузить сообщения можно двумя способами (Рис.8):
1. С помощью копки «Получить из ФСС»;
2. Загрузить сообщения за период (кнопка Еще – Получить сообщения за период).
Если по кнопке «Получить из ФСС» не загрузилось сообщение по сотруднику, который находится на больничном, необходимо проверить, были ли отправлены «Сведения о застрахованных лицах ФСС» по данному сотруднику. Если подключена отчетность не только в «1С», необходимо проверить, возможно, сообщения были получены в другой программе и тогда загружать сообщения с помощью второго варианта (кнопка Еще – Получить сообщения за период).
Входящие запросы ФСС для расчета пособий
Как только больничный лист будет закрыт, от ФСС поступит запрос, содержащий блок сведений, которые есть у Фонда (Ф. И. О., дата рождения, СНИЛС, номер и текущий статус ЭЛН, дата формирования и выдачи, сведения о периоде нетрудоспособности и ее причине, номер листка продолжения или дата, когда нужно приступить к работе) (Рис.9) и блок сведений, который работодатель должен отправить, ответив на запрос. Ответ на запрос необходимо отправить в течении трех дней после поступления входящего запроса. Следует иметь в виду, бывают случаи, когда период по нетрудоспособности меньше 4 дней, такой больничный оплачивается работодателем и входящий запрос на предоставление данных ФСС высылать не будет.
Запросы от ФСС приходят в рабочее место «Входящие запросы ФСС для расчета пособий» (раздел Кадры – Входящие запросы ФСС для расчета пособий) (Рис.10).
После поступления входящего запроса необходимо создать больничный лист. Сделать это можно тремя способами:
1. На основании входящего запроса (кнопка Создать на основании) (Рис.11);
2. Из рабочего места «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН», по ссылке в столбце «Больничный» (Рис.11);
3. Из раздела Кадры – Больничный лист.
В первых двух случаях номер листка нетрудоспособности будет заполнен автоматически. В последнем случае номер листка нетрудоспособности необходимо заполнить вручную. Далее по кнопке «Получить из ФСС» заполняются данные листка нетрудоспособности (если больничный создан вручную третьим способом), пользователю остается только внести данные об оплате.
В документе Больничный лист рассчитывается пособие за три дня, выплачиваемое работодателем, Пособие, которое выплачивает ФСС (за период временной нетрудоспособности с 4-го дня), в документе не рассчитывается. Если причина нетрудоспособности отпуск по беременности и родам, то в документе пособие не рассчитывается, так как выплачивается полностью за счет средств ФСС исходя из среднего заработка, поэтому необходимо проверить в документе расчет среднего заработка.
Ответ на запрос ФСС для расчета пособий
После создания больничного листа необходимо отправить «Ответ на запрос ФСС для расчета пособий» (Рис.12). Создать ответ можно из раздела Кадры – рабочее место Ответы на запросы ФСС для расчета пособий, на основании Больничного листа или на основании Входящего запроса ФСС для расчета пособий.
Если подключен сервис «1С-Отчетность», то можно из программы отправить ответ в ФСС по кнопке «Отправить в Фонд». После того, как ФСС принял ответ на запрос (пришло подтверждение со статусом «PROCESSED), более никаких документов в фонд отправлять не нужно. В противном случае необходимо, как и ранее, зарегистрировать документ Сведения для реестра прямых выплат ФСС, а затем документ Реестр прямых выплат.
Подключение СЭДО СФР (бывший ФСС) для сдачи отчетности
Рассказываем, как настроить электронный документооборот с СФР (бывший ФСС) для самостоятельной сдачи отчетов в случае, если не используете сервис 1С‑Отчетность.
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Для сдачи отчетных документов в контролирующие органы, в том числе в СФР (бывший ФСС), в программах 1С доступна сдача отчетности через сервис 1С‑Отчетность.
Если по каким-то причинам вы не собираетесь использовать сервис электронной отчетности, но есть необходимость сдачи соответствующих отчетов в СФР (бывший ФСС), то настроить электронный документооборот можно самостоятельно через сервис Систему Электронного Документооборота (СЭДО).
Но мы всё же рекомендуем подключить сервис 1С-Отчетность для экономии времени и удобной сдачи отчетности. Сервис уведомляет в программе и через СМС о новых запросах от контролирующих органов.
У нас есть бонусы и скидки при подключении сервиса 1С-Отчетность, а в дополнение к основной техподдержке от разработчика, наша собственная техподдержка от сертифицированных специалистов «Е-Офис-24» реально помогает решать вопросы ещё быстрее.
Обращайтесь, подключим и настроим сервис бесплатно.
СЭДО – бесплатный электронный сервис, для быстрого обмена данными между медицинскими организациями, СФР (бывш. Ф СС) и работодателем.
Обратите внимание! С 2023 года фонды ФСС и ПФР объединились в единый Социальный фонд (СФР). На подключение СЭДО и сдачу отчетности это никак не повлияло, все осталось по-прежнему. В программе 1С разделы получения и отправки запросов ФСС остались такими же, как и настройка подключения СЭДО, поэтому далее в тексте мы будем упоминать ФСС. Отправляемые отчеты в ФСС будут приходить в СФР.
Для работы потребуется наличие установленных сертификатов ФСС. Если в программе уже используется электронный документооборот с ФСС, то устанавливать дополнительные сертификаты не нужно и «Этап 1» можно будет пропустить. В противном случае, для настройки СЭДО необходимо самостоятельно установить соответствующие сертификаты ФСС.
Этап № 1. Загрузка и установка сертификатов ФСС
Загрузить сертификаты необходимо с государственных порталов с сайта ФСС.
После этого необходимо установить оба сертификата встроенными средствами Windows.
Этап № 2. Подключение СЭДО в 1С на примере программы 1С
После того, как сертификаты ФСС были установлены на ваш компьютер, можно переходить в программу 1С:ЗУП и выполнять следующие шаги по подключению.
Шаг № 1. Подключить СЭДО в 1С: ЗУП вы можете из карточки организации в разделе ЭДО.
Шаг № 2. Откроется форма «Настройки обмена с ФСС».
Установите флажок напротив «Использовать электронный документооборот с органами ФСС», после укажите соответствующий сертификат страхователя в поле «Сертификат страхователя». В полях «Сертификат ФСС для 4-ФСС, ПВСО» и «Сертификат ФСС для ЭЛН, ПОВЭД, ССВ, СЭДО» необходимо указать сертификаты ФСС, установленные в Этапе 1. После нажать кнопку «Записать и закрыть»:
Шаг № 3. После успешного добавления сертификата страхователя и сертификатов ФСС, в карточке организации в разделе «ЭДО» напротив строки «Электронный документооборот с ФСС:» статус сменится на «Включен»:
Готово. После проделанных действий подключение «Системы Электронного Документооборота (СЭДО)» с ФСС считается завершенным.
Сервис аренды облачных программ 1С
Инструкция для самозанятых по регистрации товарного знака. Мини-курс
В конце июня 2023 года, когда вступил в силу закон от 28.06.2022 № 193-ФЗ, который позволил физлицам, в том числе самозанятым, регистрировать на себя товарные знаки.
Воинский учет: что сдавать, штрафы и новые правила с 5 августа и 1 октября 2023 года + формы
Разбираем азы воинского учета — какую отчетность и в какие сроки сдавать (с учетом свежих изменений 2023 года), какие штрафы грозят за нарушения, что с повестками призывникам.
Обучение
Курсы повышения квалификации для бухгалтера с дипломом
Какие доходы нужны IT-компании для права на налоговые льготы + таблицы с перечнем и разъяснениями
В НК РФ есть закрытый перечень доходов IT-компаний, которые учитывают для права на налоговые льготы. В этом материале – таблица с перечнем и разъяснения Минфина по этой теме.
Как уберечь персональные данные от утечки. Мини-курс
За пару минут видео в этом мини-курсе разберем, как организовать защиту персональных данных и не получить штрафные санкции за утечку.
ЕФС-1 за 9 месяцев 2023 года
ЕФС-1 — сдают все работодатели с 2023 года. Особенность данной формы заключается в том, что она состоит из несколько разделов, которые сдаются в СФР в разные сроки. Разберем в составе каких разделов и когда необходимо сдать ЕФС-1 в октябре 2023 года.
Контрагента исключили из ЕГРЮЛ, что с кредиторкой и дебиторкой. Мини-курс
Рассказываем в мини-курсе, что делать с кредиторской или дебиторской задолженностью в случае исключения контрагента из ЕГРЮЛ.
Как начисляют налоги на ЕНС сейчас и что скоро изменится
Сначала обязанность формируется по уведомлению, потом это начисление уходит и приходит начисление по декларации. Рассказываем, в какие сроки все это проводят.
На какие ошибки налоговики проверят уведомления по ЕНП: обзор контрольных соотношений
КБК в уведомлении должен соответствовать коду периода, минус в сумме не должен превышать прежние уведомления с плюсом.
Форма Р19001 для упрощенной ликвидации ООО + образец заполнения
Для ООО с 1 июля 2023 г. доступен упрощенный порядок ликвидации, при условии, что они относятся к субъектам малого и среднего бизнеса, соблюдены определенные требования и корректно заполнено заявление.
Как заключить мировое соглашение с налоговой. Мини-курс
ФНС опубликовала письмо от 17.08.2023 № БВ-4-7/10590 в котором определены условия заключения мировых соглашений по налоговым спорам. В мини-курсе разбираем, как заключить мировое соглашение с налоговой и рассказываем об особенностях досудебного урегулирования споров по налоговым вопросам.
Получение ЭЦП ИП в 2023 году
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это набор электронных цифровых символов, который позволяет подтвердить достоверность электронного документа. Разберем, какая подпись нужна предпринимателю, и как ее получить.
Как считают срок владения квартирой для освобождения от НДФЛ с ее продажи
В разных ситуациях срок владения недвижимостью считают по-разному. Не всегда отсчет идет от даты регистрации в Росреестре.
Что такое программа Дальневосточный гектар. Мини-курс
В мини-курсе рассказываем, как получить земельный участок из состава госземель площадью до 1 га, как заключить договор и какие нюансы государственной программы нужно знать.
Как продлить срок полномочий директора
Единственный учредитель вправе оформить продление полномочий гендиректора своим решением. Об этом решении уведомлять ИФНС не надо: сведения, указанные в ЕГРЮЛ, не изменяются, а вот контрагентов и банки уведомлять надо. Как составляется решение учредителя о продлении полномочий директора?
Как правильно выполнить выбытие основных средств. Мини-курс
За пару минут видео в этом мини-курсе разберем, как правильно выполнить выбытие основных средств и отразить списание в бухгалтерском учете.
Электронный кадровый документооборот в 2023 году + образец положения
Все больше компаний автоматизирует кадровые процессы и переводит их в электронный формат. Разбираемся, как это работает, какие подписи понадобятся сотрудникам и как организовать переход на КЭДО от и до.
Ликбез по фиксированным взносам-2023: отвечаем на вопросы ИП
Как теперь уменьшать налог на взносы, нужны ли уведомления и заявления, что делать с зачетом, который уже сделан и уведомлениями, которые уже сданы?
Срок полезного использования основных средств. Мини-курс
Рассказываем, как определяют и корректируют срок полезного использования основных средств в бухгалтерском учете.
Нулевая отчетность за 9 месяцев / 3 квартал 2023: перечень и состав отчетных форм
В определенных случаях отчетность организаций и ИП не содержит количественно-суммовых показателей, но не всегда это означает, что отчеты сдавать не нужно. В ряде случаев представить нулевую отчетность все же придется, в противном случае — штрафы.
Правила амортизации основных средств. Мини-курс
Основные средства нужно правильно амортизировать, чтобы уменьшать налоги. В мини-курсе понятно и кратко разъясняем правила амортизации основных средств.
О том, что больничные станут электронными с 1 января 2022 года, слышали уже почти все бухгалтеры и кадровики. Но вопросы еще остаются. В статье еще раз пройдемся по основам системы: как это будет работать и что меняется для каждого работника и работодателя.
Итак, с 1 июля 2017 года электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) официально уравняли с традиционными бумажными больничными, которые долгое время оставались единственным документом, подтверждающим право работника на выплату пособия в случае болезни, травмы или выхода в декрет.
Еще в 2021 году компании обязаны принимать любую форму больничного листа — но с 1 января следующего года начинается полный переход на электронный формат.
Изменения об этом в закон были внесены Постановлением Правительства РФ от 23.08.2021 № 1381.
Зачем нужны ЭЛН
Одной из главных причин появления ЭЛН стала борьба с поддельными больничными. Их появление позволило отказаться от громоздкой системы хранения и обработки данных, объединив всю информацию по больничным в единую базу, подконтрольную системе соцстраха.
ФСС теперь отслеживает любые действия с больничными и пресекает возможные риски махинаций с документами.
Другие очевидные выгоды от появления ЭЛН для работников, врачей, работодателей и Фонда социального страхования, принимающих участие в оформлении ЭЛН, рассмотрим дальше.
Роли в системе ЭЛН
В оформлении ЭЛН принимают участие четыре стороны: медучреждение, работник организации, работодатель и ФСС. Как распределяются роли?
Наконец, ФСС рассчитывает и выплачивает пособие.
Что изменилось для работника
Если раньше, получив бумажный больничный, работник должен был самостоятельно заверить его печатями в регистратуре, бережно хранить и передать его в бухгалтерию компании в целости и сохранности, то с ЭЛН все процессы значительно сократились и упростились.
Так как листки нетрудоспособности будут формировать только в электронном виде, письменное согласие пациента на выдачу электронного больничного больше не понадобится.
Медучреждение выдает работнику номер ЭЛН, который тот, в свою очередь, передает в бухгалтерию компании любым удобным для него способом:
Такая система очень удобна для работников, занятых на удаленной или частично удаленной работе.
На этом все активные действия работника заканчиваются. Правильность начисления выплат по больничному и их объем можно отслеживать в личном кабинете сайта «Госуслуги».
ЭЛН — строго конфиденциальный документ: диагноз работника остается в тайне.
Что изменилось для работодателя?
Для работодателя оформление пособия по временной нетрудоспособности работника также стало значительно проще.
Главное, подготовить базу — то есть обеспечить техническую возможность принимать и обрабатывать ЭЛН, зарегистрировавшись в системе социального страхования и получив квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Появился новый сервис электронного взаимодействия с ФСС для работодателей — «Социальный электронный документооборот». С его помощью можно взаимодействовать с ФСС в электронном виде для получения информации об электронном больничном.
Как же происходит обработка больничного работодателем?
Получив от работника 12-значный номер ЭЛН, работодатель получает из базы ФСС все необходимые данные больничного. На их основании он заполняет свою часть формы и в специализированной программе (например, «1С») автоматически рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности.
Здесь уже хранятся сведения о работодателе-страхователе, застрахованном лице-работнике, о его среднем заработке, стаже и т. д. Это позволяет снизить количество ошибок и избежать штрафов при проверках.
ЭЛН исключает затраты на проверку подлинности документа. В случае сомнения можно обратиться в территориальный орган Фонда по месту регистрации, либо в региональное отделение по местонахождению медицинской организации, реквизиты которой указаны в ЭЛН.
Новая система экономит временные и денежные ресурсы организации, т.к. больше не нужно хранить, обрабатывать и передавать данные по больничным в ФСС. Вся необходимая информация уже автоматически загружена в электронный реестр для назначения пособия.
Что изменилось для медучреждения?
Для оформления ЭЛН поликлиника или больница, в которую обратился работник, должна иметь доступ к интернету, быть зарегистрирована в системе ЕИИС «Соцстрах» и иметь КЭП.
В день обращения работника врач медицинского учреждения, как и раньше, открывает ЭЛН, но подписывает его своей КЭП и подписью медицинской организации, и отправляет данные в ФСС.
Большинство полей с персональными данными пациента программа также заполняет автоматически, что сокращает время приема пациента.
Заполнив документ, врач выдает работнику номер электронного больничного листка, который тот предоставит своей компании.
Надежность системы
Все участники электронного документооборота обмениваются сведениями о страховых случаях по временной нетрудоспособности и материнству с помощью Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» ФСС РФ. Обмен информацией происходит через специализированные программу (в том числе «1С»).
Система гарантирует конфиденциальность предоставленной медицинской информации и исключает несанкционированный доступ третьих лиц. Подключиться к ней можно, скачав бесплатное ПО и зарегистрировавшись в личном кабинете на сайте Фонда соцстрахования, либо установив собственное ПО от проверенного поставщика.
Такой подход позволяет минимизировать число ошибок при оформлении листка нетрудоспособности, гарантирует от подделок, ускоряет процесс получения пособия работником, оптимизирует ресурсы на проверку, учет и хранение.
Работодатели уже привыкли общаться с ФСС через СБИС — сдавать отчетность, обмениваться электронными больничными, отправлять реестры на пособия по проекту «Прямые выплаты». Теперь обмениваться данными с Фондом станет еще проще. Извещения из системы ПВСО и уведомления о новых больничных сразу попадут в СБИС.
Извещения из системы ПВСО — получайте незамедлительно
Отправили реестр сведений по «Прямым выплатам», но у ФСС возникли вопросы. Например, поданы не все документы — нет справки о рождении ребенка. Ф СС проинформирует об этом, но не заказным письмом. Извещение появится прямо в СБИС, и вы сможете быстро на него отреагировать — подтвердить получение и подготовить ответ. Так вы застрахуете себя от штрафов, а сотрудников — от задержки выплат.
Если вы отправляете электронные больничные в СБИС, у вас уже включено автополучение извещений ПВСО.
Электронные больничные — ФСС пришлет сам
Крупным организациям, со штатом от 2000 человек, больше не придется спрашивать у сотрудников номер листка нетрудоспособности. Как только кто-то из сотрудников получит электронный больничный, Фонд пришлет уведомление. На основе этих данных СБИС сразу сформирует и заполнит документ — он отобразится в реестре. Останется только отправить расчет. Если человек решит уйти из компании, подписка по нему отключится автоматически.
ФСС РФ разработал систему социального электронного документооборота (СЭДО), с помощью которой он сможет передать страхователю юридически значимую информацию и получить подтверждение: например, проинформировать работодателей о выданном, закрытом или оплаченном листке нетрудоспособности. Получать сообщения из СЭДО можно напрямую из программ 1С, используя механизмы сервиса «1С-Отчетность».
Работодателю было бы значительно удобнее получать информацию о листках нетрудоспособности не от работника, а непосредственно от ФСС, ведь именно в информационной системе ФСС аккумулирована вся информация о временной нетрудоспособности работников. Получать сообщения от ФСС работодателю было бы удобно сразу, в момент открытия, закрытия или оплаты листка нетрудоспособности.
ФСС гарантирует, что ИС ФСС РФ обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. Сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются, предоставляется только код. Сторонние лица не получают доступа к электронному листку нетрудоспособности.
В условиях СЭДО работодатель получает информацию об изменении состояний ЭЛН автоматически, после оформления подписки на получение оповещений, поэтому в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» работодателю потребуется согласие сотрудника.
Извещения ФСС. Функционал
Извещения ФСС – извещения из ФСС о представлении недостающих документов для прямой выплаты пособий.
Извещения ФСС реализованы во многих управляемых конфигурациях 1С, например:
1. В поле «Организация» указывается организация, для которой необходимо получить извещения (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации).
2. Если необходимо скрыть извещения, которые уже обработаны (отмечаются в списке зеленым флажком), можно установить флажок «Извещения в работе».
3. Для получения извещений нажмите на кнопку «Получить из ФСС».
4. По кнопке «Открыть извещение ФСС» или из документа «Извещение ФСС» открывается документ, который прислал ФСС. С ним необходимо ознакомиться и понять, что требует ФСС. После этого можно подтвердить получение извещения.
После отправки подтверждения начинается отсчет 5 рабочих дней, необходимых для предоставления недостающих сведений. А если пользователь в течение 3 дней не отправит подтверждение прочтения, то ФСС отправит извещение заказным письмом. В разделе Извещения ФСС указывается, что подтверждение отправлено, а также сколько дней осталось, чтобы предоставить сведения, требующие уточнения.
Обратите внимание, если не отправить подтверждение о прочтении, ФСС может отключить от СЭДО. Поэтому не забывайте отправлять подтверждение!
Сообщения об изменении состояний ЭЛН. Включение функционала.
Сообщения ФСС об изменении состояний ЭЛН реализованы только в «зарплатных» управляемых конфигурациях (Зарплата и управление персоналом, Зарплата и кадры государственного учреждения) – раздел «Кадры» — «Сообщения ФСС об изменении состояний ЭЛН».
Для подключения механизма СЭДО по ЭЛН в карточке организации (раздел «Настройка» – «Организации») на закладке «ЭДО» по ссылке «Настройки социального электронного документооборота» установите флажок «Получать сообщения об изменении состояний ЭЛН». После установки этого флажка в разделе «Кадры» будут доступны «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» и «Согласия на уведомления об ЭЛН.
Получение сообщений об изменении состояний ЭЛН по СЭДО происходит автоматически, как только по сотруднику включается подписка в программе, поэтому в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» работодателю потребуется согласие сотрудника.
Из раздела «Согласия на уведомления об ЭЛН» (раздел «Кадры» – «Согласия на уведомления об ЭЛН») можно контролировать процесс получения согласий, получить печатную форму согласия, включать или отключать подписку на изменения состояний ЭЛН сотрудника из ФСС.
Для получения печатной формы согласия нужно выделить строку с сотрудником (или несколько) и нажать на кнопку «Согласие», программа автоматически создаст документ.
После того, как от сотрудника получено согласие на уведомления об ЭЛН (состояние согласия «Подписано»), можно включить подписку на получение по кнопке «Включить подписку» (если выделить несколько сотрудников, включится по нескольким). Далее выполняется запрос в ФСС о включении подписки. После успешной отправки запроса выполняется получение входящего сообщения от ФСС о подключении подписки (происходит автоматически) и появляется результат – Подписка включена, в разделе «Согласия на уведомления об ЭЛН» указывается статус подписки «Включена».
Поля документа заполняются автоматически, указать нужно только ответственного за обработку персональных данных и записать документ.
Далее в зависимости от того, какое решение принял сотрудник, можно менять статус согласия (статусы можно менять сразу нескольким сотрудникам, предварительно выделив их в списке). После записи документа статус согласия меняется на «Ожидает подписания». Зарегистрировать подписание сотрудником согласия необходимо по кнопке Сотрудник подписал согласие. Тогда статус согласия поменяется на «Подписано». Для согласия можно установить и другие статусы: «Сотрудник не планирует подписывать согласие», «Пометить на удаление согласие», «Сотрудник отозвал согласие».
Если сотрудник отзовет свое согласие или будет уволен, нужно поменять статус согласия на «Отозвано», а также отключить подписку. Программа отслеживает состояние согласия сотрудника и своевременно напоминает о необходимости включить или отключить подписку.
В разделе «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» получение сообщений происходит по кнопке «Получить из ФСС». Сообщения приходят по тем сотрудникам, у которых подписано согласие и включена подписка.
Для удобства работы со списком сообщений предусмотрены кнопки отбора для показа сообщений: Все сообщения, Актуальные и Требующие обработки.
СЭДО ФСС в филиалах, не зарегистрированных в ФСС
Реализована поддержка СЭДО ФСС в обособленных подразделениях организации (филиалах), не зарегистрированных в ФСС.
Признаком того, что филиал взаимодействует с ФСС от имени головной организации является:
