ЭЛЕКТРОННАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ

Что такое электронная доверенность и для чего она нужна

Это электронный аналог обычной бумажной доверенности, в которой руководитель даёт право представлять интересы компании – сдавать отчёты, подписывать документы, принимать товары и материалы, получать деньги в банке. Представителем может быть работник компании или человек со стороны, другая организация или ИП.

Электронную доверенность формируют в виде файла с расширением . XML, а передают по телекоммуникационным каналам связи через операторов ЭДО. Официально её называют машиночитаемой доверенностью – МЧД.

Такой вид доверенностей появился в 2022 году после изменения закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». По новым правилам чтобы сотрудники могли подписывать рабочие документы от имени организации или ИП, у них должна быть отдельная электронная подпись физлица без реквизитов работодателя, а к ней – машиночитаемая доверенность.

Если пользоваться такой доверенностью, бумажную версию уже не понадобится предоставлять в налоговую инспекцию, а ИП не придётся заверять её у нотариуса. Одну МЧД можно оформлять для нескольких налоговых инспекций или даже для всех сразу. К сервису ФНС подключаются операторы ЭДО, поэтому работу с электронными доверенностями постепенно внедряют в программы и сервисы для сдачи отчётности.

Подарок для наших читателей – запись вебинара по изменениям в бухучёте и налогообложении с 1 января 2023 года. Полтора часа подробного разбора новаций, конкретных примеров и ответов на вопросы!

Обязательно ли использовать электронную доверенность

Также пока остаётся вариант со сканом бумажной доверенности. Его по-прежнему можно отправлять в налоговую по каналам ТКС. Главное – заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Но в отличие от доверенности в формате XML, сервис ФНС не считывает автоматически информацию со сканов.

До 1 сентября 2023 года действует переходный период, когда пользоваться электронными доверенностями можно по желанию. Предполагается, что после этой даты отчётность от представителей компаний и ИП будут принимать только с МЧД.

Как оформить электронную доверенность

В электронной доверенности должна быть информация из п. 2 Единых требований, утверждённых Приказом Минкомсвязи № 857 от 18.08.2021:

Как сформировать доверенность в сервисе ФНС:

В сервисе можно на любом этапе сохранить черновик доверенности в XML-формате и продолжить заполнение позже. Также есть функция проверки файла, созданного на стороннем ресурсе.

Отдельно можно оформить электронную доверенность для работы с контрагентами, если с ними налажен ЭДО и есть нужный функционал. Сформировать такую доверенность можно на сайте реестра МЧД, выбрав «B2B доверенность», или в своей учётной программе.

Как пользоваться электронной доверенностью

Для оформления МЧД у руководителя ООО должна быть КЭП юридического лица, где в качестве владельца сертификата он указан как физлицо, действующее от имени организации без доверенности. У ИП – КЭП индивидуального предпринимателя. С 2022 года их получают только в налоговой и её доверенных центрах. Работнику ООО или ИП нужен сертификат КЭП физлица, в котором будут только его данные, без реквизитов работодателя. Получить его можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Работодатель отправляет доверенность по ТКС, то есть через программы или сервисы для сдачи отчётности. Отправить МЧД нужно в налоговую, в которой он стоит на учёте: ООО – по месту нахождения, а ИП – по прописке. Сделать это нужно до того, как представитель начнёт сдавать электронные отчёты и обмениваться документами с налоговиками.

Если МЧД оформлена для нескольких ИФНС, достаточно отправить её только в свою инспекцию, на все остальные она распространится автоматически.

Работодатель может отозвать электронную доверенность. Например, это нужно, когда у работника изменились обязанности или он увольняется. Для этого тоже есть специальный формат заявления, в котором указывают, с какого дня МЧД перестанет действовать. Подать его нужно в ту же инспекцию, что и саму доверенность и таким же способом.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

С 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации станет обязательной.

Переход на МЧД закреплён в законе от 19.12.2022 № 536-ФЗ. До этого времени бизнес должен перестроить внутренние процессы и адаптировать информационные системы для работы по новым правилам.

Рассказываем, как сотрудникам и работодателям подготовиться к переходу на МЧД, и отвечаем на самые распространённые вопросы, связанные с документом.

Что такое МЧД

МЧД – это доверенность в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени организации.

Машиночитаемая доверенность позволяет сотрудникам представлять интересы компании в электронном документообороте с контрагентами: сдавать отчётность, выставлять счета, оформлять закрывающие документы.

Как выглядит МЧД

МЧД представляет собой файл в формате XML, который определяет полномочия сотрудника и подписывается электронной подписью юридического лица.

Машиночитаемая доверенность содержит в себе следующие данные:

Какой формат актуален

Требования к форме МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. В марте 2023 года на портале Госуслуг в разделе «Машиночитаемые доверенности» был опубликован единый формат МЧД, который уже можно использовать для B2B- и B2G-обмена.

Что изменится с обязательной МЧД

К сентябрю 2023 года каждый сотрудник организации должен получить машиночитаемую доверенность. М ЧД создаёт на сотрудника работодатель и подписывает её своей КЭП. В документе он указывает срок действия доверенности и полномочия сотрудника.

Одну МЧД можно выдать сразу на группу сотрудников. А в одной МЧД можно указать сразу несколько полномочий: по одной доверенности сотрудник может выполнять разные операции.

Сотрудник при оформлении документов от имени организации прикладывает к ним файл МЧД, но подписывает их своей электронной подписью физического лица. Подписывать документы без МЧД могут только руководители.

Юридические лица будут обязаны передавать все выданные МЧД в единый реестр машиночитаемых доверенностей ФНС России, запуск которого тоже запланирован на 1 сентября.

Как повлияет переход на электронную подпись

Когда МЧД станет обязательной, электронная подпись юридического лица, которую раньше использовали при подписании документов от имени организации, утратит силу.

Теперь сотрудник будет подписывать документы своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подпись он получает самостоятельно в удостоверяющем центре на своё имя как физическое лицо. Ключ защищён от передачи другим лицам – это повышает безопасность операций.

Что такое классификатор полномочий и зачем он нужен

Классификатор поможет быстро определить полномочия сотрудника и корректно отобразить их в МЧД.

Классификатор полномочий – это портал с переченем полномочий сотрудника, которые следует указывать в машиночитаемой доверенности. Каждое полномочие содержит наименование, дату включения в классификатор и уникальный идентификационный номер – именно он даёт право подписи.

Обязанность вести и заполнять классификатор возложена на Минцифры. Порядок работы с инструментом утверждён приказом ведомства от 18.08.2021 № 856. Актуальный классификатор размещён на сайте «Единой системы нормативной справочной информации» (ЕСНСИ).

Как корректно добавить МЧД к юридически значимым документам при их подписании

Стандартно при подписании универсальных передаточных документов (УПД) машиночитаемая доверенность передаётся вместе с ними в формате XML. Также МЧД можно направить в виде метаданных или с помощью блока инфополей.

Дополнительно Минцифры совместно с ФНС планируют обновить XSD-схему для юридически значимых документов и добавить в неё возможность прикреплять МЧД.

Следует ли отправлять МЧД вместе с каждым электронным документом

Каждый электронный документ, когда сотрудник совершает какие-либо действия от имени компании, должен быть снабжён машиночитаемой доверенностью в виде отдельного файла или ссылкой на неё.

Работайте с МЧД без ограничений в личном кабинете Docrobot

Docrobot обновил личный кабинет пользователя и добавил возможность полноценно работать с машиночитаемой доверенностью на платформе.

Теперь пользователям доступны следующие возможности.

Все операции с МЧД

Для работы с МЧД достаточно перейти во вкладку «Доверенности», нажать кнопку «Добавить доверенность» и создать документ. Затем следует указать дату и заполнить данные доверителя.

В личном кабинете можно совершить все необходимые действия с МЧД: откорректировать, подписать, отправить, отобразить в формате PDF. В любой момент доверенность можно отозвать или передоверить – для этого нужно только выделить опцию галочкой.

Предусмотрены статусы МЧД, которые помогут отследить операции с документом.

Автоматическое добавление МЧД к документу

Личный кабинет Docrobot позволяет прикрепить МЧД автоматически: достаточно обозначить связь между документом и доверенностью в файле Description. После этого каждый УПД, подписанный электронной подписью, будет передаваться вместе с МЧД.

Проверка электронной подписи и статуса МЧД

Docrobot автоматически проверяет соответствие электронной подписи уполномоченному сотруднику и статус МЧД в системе ФНС России.

Полномочия для МЧД пока необходимо проверять самостоятельно. Когда будет утверждён единый классификатор полномочий, функционал для проверки корректности полномочий появится на платформе Docrobot.

Подробнее о том, как работать с МЧД, рассказали на вебинаре. Оставьте заявку на подключение и получите запись вебинара в подарок!

Получите запись вебинара по МЧД!

Узнайте, как быстро добавить машиночитаемую доверенность в свою информационную систему

Заполните форму ниже

И получите запись на почту:

Инструкция для самозанятых по регистрации товарного знака. Мини-курс

В конце июня 2023 года, когда вступил в силу закон от 28.06.2022 № 193-ФЗ, который позволил физлицам, в том числе самозанятым, регистрировать на себя товарные знаки.

Воинский учет: что сдавать, штрафы и новые правила с 5 августа и 1 октября 2023 года + формы

Разбираем азы воинского учета — какую отчетность и в какие сроки сдавать (с учетом свежих изменений 2023 года), какие штрафы грозят за нарушения, что с повестками призывникам.

Обучение

Курсы повышения квалификации для бухгалтера с дипломом

Какие доходы нужны IT-компании для права на налоговые льготы + таблицы с перечнем и разъяснениями

В НК РФ есть закрытый перечень доходов IT-компаний, которые учитывают для права на налоговые льготы. В этом материале – таблица с перечнем и разъяснения Минфина по этой теме.

Как уберечь персональные данные от утечки. Мини-курс

За пару минут видео в этом мини-курсе разберем, как организовать защиту персональных данных и не получить штрафные санкции за утечку.

ЕФС-1 за 9 месяцев 2023 года

ЕФС-1 — сдают все работодатели с 2023 года. Особенность данной формы заключается в том, что она состоит из несколько разделов, которые сдаются в СФР в разные сроки. Разберем в составе каких разделов и когда необходимо сдать ЕФС-1 в октябре 2023 года.

Контрагента исключили из ЕГРЮЛ, что с кредиторкой и дебиторкой. Мини-курс

Рассказываем в мини-курсе, что делать с кредиторской или дебиторской задолженностью в случае исключения контрагента из ЕГРЮЛ.

Как начисляют налоги на ЕНС сейчас и что скоро изменится

Сначала обязанность формируется по уведомлению, потом это начисление уходит и приходит начисление по декларации. Рассказываем, в какие сроки все это проводят.

На какие ошибки налоговики проверят уведомления по ЕНП: обзор контрольных соотношений

КБК в уведомлении должен соответствовать коду периода, минус в сумме не должен превышать прежние уведомления с плюсом.

Форма Р19001 для упрощенной ликвидации ООО + образец заполнения

Для ООО с 1 июля 2023 г. доступен упрощенный порядок ликвидации, при условии, что они относятся к субъектам малого и среднего бизнеса, соблюдены определенные требования и корректно заполнено заявление.

Как заключить мировое соглашение с налоговой. Мини-курс

ФНС опубликовала письмо от 17.08.2023 № БВ-4-7/10590 в котором определены условия заключения мировых соглашений по налоговым спорам. В мини-курсе разбираем, как заключить мировое соглашение с налоговой и рассказываем об особенностях досудебного урегулирования споров по налоговым вопросам.

Получение ЭЦП ИП в 2023 году

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это набор электронных цифровых символов, который позволяет подтвердить достоверность электронного документа. Разберем, какая подпись нужна предпринимателю, и как ее получить.

Как считают срок владения квартирой для освобождения от НДФЛ с ее продажи

В разных ситуациях срок владения недвижимостью считают по-разному. Не всегда отсчет идет от даты регистрации в Росреестре.

Что такое программа Дальневосточный гектар. Мини-курс

В мини-курсе рассказываем, как получить земельный участок из состава госземель площадью до 1 га, как заключить договор и какие нюансы государственной программы нужно знать.

Как продлить срок полномочий директора

Единственный учредитель вправе оформить продление полномочий гендиректора своим решением. Об этом решении уведомлять ИФНС не надо: сведения, указанные в ЕГРЮЛ, не изменяются, а вот контрагентов и банки уведомлять надо. Как составляется решение учредителя о продлении полномочий директора?

Как правильно выполнить выбытие основных средств. Мини-курс

За пару минут видео в этом мини-курсе разберем, как правильно выполнить выбытие основных средств и отразить списание в бухгалтерском учете.

Электронный кадровый документооборот в 2023 году + образец положения

Все больше компаний автоматизирует кадровые процессы и переводит их в электронный формат. Разбираемся, как это работает, какие подписи понадобятся сотрудникам и как организовать переход на КЭДО от и до.

Ликбез по фиксированным взносам-2023: отвечаем на вопросы ИП

Как теперь уменьшать налог на взносы, нужны ли уведомления и заявления, что делать с зачетом, который уже сделан и уведомлениями, которые уже сданы?

Срок полезного использования основных средств. Мини-курс

Рассказываем, как определяют и корректируют срок полезного использования основных средств в бухгалтерском учете.

Нулевая отчетность за 9 месяцев / 3 квартал 2023: перечень и состав отчетных форм

В определенных случаях отчетность организаций и ИП не содержит количественно-суммовых показателей, но не всегда это означает, что отчеты сдавать не нужно. В ряде случаев представить нулевую отчетность все же придется, в противном случае — штрафы.

Правила амортизации основных средств. Мини-курс

Основные средства нужно правильно амортизировать, чтобы уменьшать налоги. В мини-курсе понятно и кратко разъясняем правила амортизации основных средств.

Пересмотр порядка применения электронной подписи повлек за собой изменения в части подтверждения полномочий подписанта. Если раньше ЭП выдавались сотрудникам и в них прямо указывалась организация, то с 1 января 2022 года подписывать документы от имени организации сможет только ее руководитель, а сотрудники должны будут использовать подпись физлица и подтверждать полномочия подписанта машиночитаемой доверенностью. Подпись физлица можно будет использовать и для личных, и для рабочих нужд.

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)?

Для начал объясним, откуда вообще ноги растут, точнее сведения, что МЧД вообще кому-то нужна.

Во-первых, об этом нам говорят изменения в 63-ФЗ (вносятся Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, вступают в силу с 1 января 2022 года).

Например, в 63-ФЗ со следующего года будут добавлены новые статьи 17.1 — 17.6. И вот в них мы и видим упоминание нового формата доверенности.

Статья 17.2 в п. 2 сообщает, что если при подписании электронного документа от имени организации выступает не директор, а иное уполномоченное лицо, то нужно приложить электронную доверенность. Аналогичные требования действуют в отношении ИП (п. 3 ст. 17.3).

А в статье 17.5 уже прописываются правила оформления МЧД:

Обратите внимание! По закону подписать такую доверенность может только уполномоченный представитель юрлица, действующий без доверенности, т.е. директор.

ФНС на своем сайте сообщает:

Это наводило на мысль, что для отдельных систем формат доверенности может быть разным. Но в итоге в октябре были опубликованы сразу два приказа Минцифры № 857 и № 858. С ними появилось больше определенности.

Астрал-ЭТ

Перевыпустите сертификат ЭП на 15 месяцев без очередей, который будет действовать весь 2022 год

Формат электронной доверенности

Приказ № 857 четко расписывает единые требования к МЧД

Приказ № 858 дополняет эти требования. Например, уточняется, что МЧД может формироваться «в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками информационного взаимодействия

Учитывая, что к приему новых доверенностей не все системы могут вовремя подготовится, в Приказе сделана оговорка: если в информационной системе нельзя автоматически обработать и визуализировать (т.е. представить в легко читаемом, обычном виде) электронную доверенность, то ее можно представить в машиночитаемой форме в формате pdf.

Подчеркивается еще раз, что подписать доверенность, выданную физлицу, должен руководитель организации, ИП, или доверитель — физлицо (если доверенность оформляется между двумя частными лицами).

Сейчас на этапе проектов еще два Постановления Правительства, касающиеся доверенностей. Одно устанавливает требования к работе с МЧД — хранение, отмены и т.п. Второе — регламентирует применения электронной доверенности в работе между организациями и ИП. Например, предполагается, что не обязательно будет прикладывать электронную доверенность к каждому отправляемому документу. М ЧД можно будет передавать один раз в следующих случаях:

Обменивайтесь документами. заключайте договоры и соглашения в электронном виде с Астрал. ЭДО1С-ЭДО

Кроме того, пока еще в процессе подготовки и правила формирования и использования классификатора полномочий.

Проще говоря — большая часть ключевых законодательных актов, регулирующих работу с электронными доверенностями, еще не принята, хотя до конца 2021 года осталось уже не так много времени.

Изменения в работе с электронной подписью в 2021 и 2022 годах

Пока ясность есть только в отношении электронных подписей. По ним не только есть уже готовые изменения, но и даны рекомендации и разъяснения по применению.

Во-первых, в 2021 году никакого апокалипсиса не произошло — крупные операторы, в т.ч. Калуга Астрал, как выдавали ЭП, так и продолжили их выдавать, получив аккредитацию по новым правилам.

Во-вторых, параллельно с работой АУЦ (аккредитованными удостоверяющими центрами) с июля ФНС запустила выдачу КЭП для ИП и руководителей организаций, а также определило доверенных лиц (пока только двух) для выдачи подписей от имени налоговой службы.

Это было сделано в первую очередь для того, чтобы в конце года не создался ажиотажный спрос на КЭП, получаемые в ФНС.

В то же время у АУЦ сохранилось и в этом году и в дальнейшем право выдачи электронных подписей физлицам, как обычным, частным, так и работникам компаний и ИП.

Но многие бизнесмены волновались — подпись они получили в 2021 году, но с 1 января 2022 года выдавать их директорам и предпринимателям сможет только ФНС и ее доверенные лица. Неужели уже купленные подписи потеряют свою юридическую силу?

В своем письме от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604 Минцифры развеяло все сомнения — электронные подписи, выданные в 2021 году УЦ, аккредитованным по новым правилам, продолжат действовать, причем если подпись выдана работнику организации или индивидуального предпринимателя, то и после 1 января 2022 года к ней не нужно будет прикладывать МЧД, конечно до окончания срока действия. Затем надо будет получить новую электронную подпись, а вот к ней уже понадобится доверенность.

Те, кто получает подписи в этом году, имеют больше времени на подготовку к работе с новым форматом. К тому времени, как закончится срок действия КЭП их сотрудников, появятся и необходимые законодательные акты, и разъяснения от ведомств, и какая-то практика по применению МЧД.

В 2022 году при получении новой подписи выбора уже не будет — нужно будет сразу оформлять на сотрудников доверенности. А вот в каком виде и как именно технически — еще не ясно.

Как получать подпись руководителю в 2022 году:

После получения подписи нужно настроить рабочее место, купить и установить КриптоПро CSP для работы с электронной подписью.

Получить подпись можно и у доверенных лиц ФНС, о которых мы писали выше. Им нужно будет предъявить точно такой же пакет документов.

Как получить электронную подпись работнику в 2022 году:

Сотрудник должен будет лично явится в АУЦ за подписью. При себе ему необходимо будет иметь СНИЛС и паспорт, а также носитель для записи сертификата ЭП.

Что касается доверенностей (МЧД), то их будут выдавать сами работодатели. Как мы уже рассказывали — технология формирования, передачи, хранения и отзыва таких доверенностей находится в разработке.

Есть ли проблемы с новыми подписями от ФНС?

Ряд электронных площадок, например, для проведения торгов применяет специальные расширения, подпись ФНС не подходит для работы с ними. Перед тем, как получать и использовать новую подпись, отказываясь от применения КЭП, выданных удостоверяющими центрами, проверьте, сможете ли вы пользоваться новой подписью на выбранной площадке.

Рекомендуем пока пользоваться подписями, выдаемыми АУЦ, до того, как будет налажена системы работы новых электронных доверенностей и функционал различных порталов подготовят к работе с ними.

Заказать подпись Астрал ЭТ на 15 месяцев: быстрый выпуск, использование на всех основных порталах, для подачи отчетности, ЭДО и др.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте