Формы ФСС Схема работы ФСС с бумажной доверенностью
Сдавать отчётность в ФСС вправе только тот сотрудник, которому разрешено работать от имени организации без доверенности. К ним относится директор или учредитель. Чтобы работник фирмы мог предоставлять форму 4-ФСС в ведомство, ему оформляют доверенность. Бумагу заверяют нотариально и отправляют в Фонд социального страхования.
Определяемся с местом хранения МЧД и загружаем ее в реестр ФНС
В случае с использованием ELMA365 ECM загрузка МЧД в реестр ФНС происходит автоматически через Диадок, при условиях, что у вас есть аккаунт в Диадоке. После загрузки МЧД в Диадок, оператор ЭДО самостоятельно передаст ее в реестр ФНС.
Все участники, изображенные на схеме, имеют доступ к этой доверенности. В дальнейшем, чтобы поделиться этой доверенностью с другими, можно просто отправить УИД доверенности.
На данный момент вместе с модулем МЧД мы поставляем определённый набор готовых блоков для интеграции с Диадоком, потому что у них наиболее зрелый API, а у нас есть готовая интеграция с ними. Основной блок, разработанный для ELMA365 ECM, — «Запрос на регистрацию МЧД» Диадок. Для создания его функционала мы воспользовались актуальной публичной документацией и своими знаниями в части МЧД. Для того, чтобы начать применять его на практике, все, что от вас требуется — загрузить в модуль файл и подпись. После чего — подпись принимается, доверенность активная, она валидная, к ней нет никаких вопросов со стороны ФНС.
На предыдущем вебинаре мы получили много вопросов, что через Диадок нельзя загружать доверенности, однако можно.
Напомним, для того, чтобы система работала автоматически, необходимо иметь доступ к API, а API в Диадоке — это отдельный платный доступ.
В системе информация о доверенности хранится в человекочитаемом виде. Вы всегда можете посмотреть, что это за доверенность, какой у нее номер, кем она подписана, кому и на что предоставлены полномочия, а также сроки начала и окончания ее действия. При необходимости, можно создавать новые доверенности, а устаревшие будут переносится в архив.
Вот и все, вы готовы к работе с МЧД!
Функционал современных ECM-систем позволяет начать пользоваться машиночитаемыми доверенностями “не выходя из кабинета”, а модули интеграции с операторами ЭДО и платформой ФНС помогают замкнуть процесс «от создания, до подписания» в одном контуре — синхронизируя работу внутреннего и внешнего документооборота.
Увеличение срока перехода не отменяет необходимости построения электронного взаимодействия по-новому, но дает вам шанс отладить полноценную работу ЭДО и адаптировать существующие рыночные решения под бизнес-логику вашей компании. , опираясь на свой опыт и экспертизу, поможет вам найти ответы на вопросы и подготовиться к вступлению в силу законодательных изменений.
Получаем машиночитаемую доверенность
Получить МЧД можно несколькими способами: на сайте ФНС, с помощью АРМ Доверенность, через внешние сервисы отчетности, вручную, написав свой генератор МЧД, или автоматизировать все, используя готовый модуль для вашей ECM-системы. Разберем порядок формирования доверенности для каждого из предложенных способов.
Способ первый
Для формирования МЧД на сайте ФНС необходимо авторизоваться на портале Эксперимента ФНС России по обмену Машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и начать процесс “Создание xml-доверенности”.
Сайт ФСС и АРМ Доверенность
Запустите скачанный файл, после установки можно приступить к формированию самой доверенности. Заполняем данные, подписываем и отправляем так же, как в случае с форматом ФНС.
Внешние сервисы отчетности
Внешние сервисы отчетности в налоговую, такие как «Контур», «Такском», «Калуга Астрал» предоставляют возможности для формирования МЧД. Ознакомиться с порядком формирования доверенностей можно на сайте операторов или в службе технической поддержки.
Интеграция готового модуля МЧД для ECM-системы
При использовании готового модуля, мы формируем доверенность в привычном интерфейсе ECM-системы. Для начала выбираем формат доверенности, вводим код налогового органа, в который представляется доверенность, данные организации (в ECM-системе есть уже юр.лицо, поэтому данные — ФИО, ИНН, СНИЛС, должность, заполняются автоматически).
Далее заполняем данные об уполномоченном представителе. Здесь тоже все легко и просто, поскольку все данные уже есть в системе. Затем вводим сроки действия доверенности, из классификатора выбираем подходящие полномочия и сохраняем — доверенность сформирована в виде отдельного файла.
Задача на подписание МЧД генеральному директору уходит автоматически. В задаче генеральный директор видит всю информацию о доверенности: кому он ее выдает, какими полномочиями наделяется сотрудник и на какой срок. В случае положительного решения, генеральный директор может подписать доверенность с помощью КриптоПро прямо в интерфейсе задачи.
Требования к машиночитаемой доверенности для ФСС
Общий формат представления данных и требования к МЧД регулирует Приказ Министерства цифрового развития №857 от 18.08.21. Согласно документу, условия составления и применения доверенности следующие:
Какие данные должна содержать такая доверенность
МЧД доверенность для ФСС должна содержать в себе обязательные сведения. При составлении в документе указывают:
Также обязательно наличие электронной подписи директора. Без неё ФСС отчётность не примет.
Схема работы МЧД и ФСС
Рассмотрим подробнее, как сделать МЧД для ФСС. Руководитель организации формирует МЧД ФСС в электронном виде и подписывает своей квалифицированной ЭП. В документе указывают полномочия и сведения о гражданине, которому передают право представлять юрлицо. Далее машиночитаемую доверенность загружают в информационную систему ФСС. При сдаче отчётности уполномоченное лицо подписывает документы своей ЭП физлица и указывает идентификационный номер МЧД.
С форматом МЧД можно ознакомиться на официальном сайте Фонда социального страхования Российской Федерации.
Для решения повседневных задач и дистанционной работы с юридически значимыми документами рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Когда ФСС перестаёт принимать доверенности, оформленные на бумаге?
После окончания переходного периода. Согласно 63-ФЗ он закончится в 2022 году. Следовательно, принимать бумажные доверенности ФСС не будет уже с 1 января 2023 года.
Что делать, если срок действия бумажной доверенности заканчивается 31.08.23?
Данная доверенность действовать не будет. Требуется оформить МЧД и использовать её с 01.09.23.
Кто может оформить и подписать МЧД?
Оформить и подписать МЧД вправе только тот представитель организации, которому разрешено действовать от её имени без доверенности, то есть руководитель.
Можно ли получить МЧД без ЭП?
МЧД подтверждает полномочия при сдаче электронной отчётности. Если в организации не используется электронная подпись, значит, и в доверенности нет необходимости. М ЧД без ЭП руководителя считается недействительной.
В каких сервисах ФСС используется МЧД?
МЧД используется во всех сервисах Фонда социального страхования в случаях, когда электронную отчётность сдаёт уполномоченный работник организации. Обязательное применение — с 1 сентября 2023 года.
Можно ли получить электронную подпись бесплатно?
Бесплатно оформляется только электронная подпись руководителя. Для бюджетных учреждений её выдают в Управлении Федерального казначейства. Для коммерческих организаций в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц.
УЦ «Калуга Астрал» поможет с ускоренным выпуском квалифицированной ЭП юрлица и ИП. Для получения подписи рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.
Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.
Загрузка зарегистрированного ранее МЧД
В открывшемся окне укажите Идентификатор доверенности (GUID), выберите организацию и нажмите кнопку Загрузить:
После успешной загрузки, доверенность появится в списке уведомлений.
Мы верим, что переход на машиночитаемые доверенности не так страшен и сложен, как его представляют. Комфортное пользование системой возможно еще до окончания переходного периода.
собрала вопросы, с которыми столкнулись первопроходцы МЧД или те, кто только начинает их внедрение, и подготовила ответы на самые горячие темы: начало работы с МЧД, форматы и классификатор полномочий, взаимодействие с операторами ЭДО.
Работа с МЧД
С 1 марта 2022 года использование МЧД полностью легитимно, но пока добровольно. До 31 августа 2023 года установлен срок переходного периода.
Начиная с 1 сентября 2023 года МЧД станут обязательными при работе с электронным документооборотом.
Это важный момент. Срок действия сертификатов, выданных коммерческими АУЦ, заканчивается сразу же после окончания переходного периода — 31 августа 2023 года.
К этой дате прекращают действие все сертификаты, выданные на юридическое лицо не удостоверяющими центрами ФНС. Сертификаты сотрудников с указанием ИНН организации так же перестанут действовать после окончания переходного периода. И не важно, какой срок действия сертификата указан сейчас, все они будут отозваны.
Мы рекомендуем заблаговременно переполучить сертификаты и КЭП физических лиц в удостоверяющих центрах ФНС, если вы планируете использовать МЧД.
По закону, после окончания переходного периода, должна быть оформлена подпись на физлицо без привязки к организации. До окончания переходного периода КЭП может быть любой — физлица, как сотрудника, и физлица, как физлица.
По входящему мы можем получить информацию о доверенности, информация предоставляется в машиночитаемом виде. Мы можем ее раскрыть и узнать все детали доверенности: информацию о ЮЛ, кому предоставляются полномочия и на какой срок.
Можно использовать GUID. Использование GUID рекомендовано и предпочтительно в сравнении с “прикладываем” самой МЧД. Такой способ передачи сведений о МЧД сокращает объем данных для хранения, в том числе в роуминге.
В формате B2G право передоверия пока не учтено. Право передоверия и Право совмещения полномочий с точки зрения спецификации учетно в формате B2B.
Вы можете загрузить такую доверенность и она будет прочитана машиной, как доверенность с правом передоверия. Когда вы включаете право передоверия, у вас в доверенности появляется ссылка на исходную МЧД, на основании которой составлена передоверенная доверенность.
Если МЧД ранее была заверена нотариально, не нужно проверять цепочку по ней. Соответственно, при передоверии вы можете указать ту самую нотариально заверенную МЧД, как основание для передоверия.
Нельзя. Номер машиночитаемой доверенности уникальный и по нему она определяется в распределенном реестре. Он является обязательным, у него есть ограничение в длину — 50 символов. Мы его сейчас формируем автоматически на основании уникального номера МЧД у нас в системе в формате UID.
В формате B2G требования к номеру еще более строгие и есть регламентация вплоть до каждого символа. При создании доверенности вручную? можно использовать онлайн UID-генератор номера, чтобы обеспечить ему машиночитаемый вид.
Можно не отправлять МЧД в ФНС. В этом случае вы можете отправлять файлы доверенности и подписи вместе с документами — пакет с МЧД добавлять в пакет документов. Либо вы можете указать получателю номер доверенности в вашей учетной системе. При условии, если получатель может к ней подключиться и проверить наличие данной доверенности. Вариант не самый удобный.
Поэтому мы рекомендуем отправлять либо дополнительным вложением в пакет документов, либо используя UID, зарегистрированный в ФНС.
В самой доверенности нет ссылки на хранилище. В формате ФНС данный функционал не заложен.
Нет, если пользователь знает только UID, он сможет узнать информацию только о статусе доверенности, дате совершения и окончания действия. Полную информацию о доверенности можно получить при наличии XML-файла. По сути, это верификация тех же данных, что уже содержатся в файле доверенности.
Для получения полных сведений о доверенности в отсутствии XML-файла, нужно иметь UID, а также ИНН доверителя и доверенного лица.
Технически, отзыв МЧД производится “снизу вверх”. На текущий момент мы не встретили ни одного рабочего варианта, как этот отзыв можно было бы загрузить. В ходе тестов мы сформировали отзыв согласно спецификации, однако загрузить его на сайт ФНС, к сожалению, не удалось из-за внутренней ошибки на стороне реестра.
Форматы МЧД
На текущий момент нет определенных сроков принятия единого формата МЧД. Можем предположить, что нам придется достаточно долгое время жить с разными форматами машиночитаемых доверенностей.
Минцифры, ФНС, Нотариат, Казначейство и ЦБ доработают формат МЧД, чтобы он учитывал потребности всех указанных участников. Это позволит минимизировать число различных форматов МЧД. Формат будет создан на базе формата ФНС/Нотариат до конца года. В обновленный формат войдут элементы для работы классификатора полномочий В2В, которые должны позволить автоматизировать проверку полномочий в 80% случаев.
МЧД используется для подписания внешних документов. Для работы с КЭДО нет необходимости применять машиночитаемую доверенность, при подписании внутренних документов ЭП стоит ориентироваться на внутренние нормативные акты компании.
Оформление МЧД с нотариальным заверением не отличается от общего процесса оформления МЧД. Оформлением в данном случае занимается нотариус. Он отвечает за проверку подписи и полномочий и загрузку доверенности в распределенный реестр.
У вас появляется UID, которым вы можете пользоваться.
В случае с B2G доверенностями это поле НУЖНО заполнить номером GUID, в формате, согласно требованиям к B2G доверенностям.
Классификатор полномочий
Классификатор доступен на Едином портале государственных услуг, однако в нем представлены не все полномочия. Полный классификатор B2B полномочий не выложен в открытый доступ. Мы получили его путем интеграции ELMA365 ECM с публичным API ФНС.
Классификатор полномочий ФНС В2В с кодами:
01 Подписывать счета-фактуры/УПД
02 Подписывать договоры
03 Подписывать акты
04 Подписывать товарные накладные
05 Подписывать транспортные накладные
Первые пять полномочий используются чаще всего в документообороте.
06 Подписывать дарственные
07 Работать с ГИС «Капиталовложения»
08 Подписывать документы СЗПК
13 Утверждение Сведений об операциях с целевыми средствами (код формы по ОКУД 0501213)
16 Направлять оператору информационной системы, оператору обмена цифровых финансовых активов, номинальному держателю заявки, уведомления, запросы, письма, требования и любые иные документы в отношении выпуска, обращения, распоряжения цифровыми финансовыми активами, иными цифровыми правами, цифровой валюты
17 Направлять оператору информационной системы, оператору обмена цифровых финансовых активов, номинальному держателю заявки уведомления, запросы, письма, требования и любые иные документы в отношении цифровых финансовых активов, иных цифровых прав и цифровой валюты
18 Запрашивать и получать от оператора информационной системы, оператора обмена цифровых финансовых активов, номинального держателя информацию об операциях с цифровыми финансовыми активами, иными цифровыми правами и цифровой валютой, сведения об имуществе на счете владельца, иные необходимые документы
19 Подписывать решение о выпуске цифровых финансовых активов и иных цифровых прав, а также любые иные документы, связанные с выпуском, обращением, осуществлением прав по цифровым правам
20 Подписание документов, направляемых в Росалкогольрегулирование
37 Подписывать и представлять согласие налогоплательщика (плательщика страховых взносов) на представление сведений, составляющих налоговую тайну, со стороны лица, раскрывающего сведения, составляющие налоговую тайну
38 Подписывать и представлять согласие налогоплательщика (плательщика страховых взносов) на представление сведений, составляющих налоговую тайну, со стороны лица, запрашивающего сведения, составляющие налоговую тайну
39 Подписывать и представлять запрос на предоставление сведений, составляющих налоговую тайну
Из полей “Наименование” и “Код шаблона”. Оба этих поля должны попасть в шаблон. Остальные поля несут чисто информационную функцию и нужны для удобной фильтрации и поиска.
В классификаторе полномочий Росстата сейчас нет. Данный вопрос остается на уровне ФОИВа. На наш взгляд, сейчас там используется стандартный классификатор полномочий B2B. При необходимости реализации дополнительных полномочий Росстата в вашем проекте, мы готовы провести переговоры и дообогатить систему.
Помимо GUID вам приходит и сама доверенность. В ней есть все необходимые атрибуты, в том числе ИНН физического лица (кому доверили) и ИНН юридического лица (кто доверил). С этой информацией вы можете проверить всю доверенность на сайте ФНС и убедиться, что в распределенном реестре данная доверенность действительно активна и обладает всем необходимым перечнем полномочий.
МЧД и операторы ЭДО
При отправке через Диадок информация о доверенности прикладывается автоматически.
При отправке через Диадок, информация о доверенности отображается вместе с информацией о подписанте.
Может. Система сможет определить, какую доверенность прикладывать, после выбора пользователем организации, которую он представляет в рамках этой рабочей сессии.
В следующей версии мы реализуем сопоставление МЧД с конкретными типами документов в Диадок и любом другом операторе ЭДО.
Никак. После авторизации физическому лицу необходимо выбрать организацию, которую он представляет.
Фактически — да. Диадок не проверят, какой именно файл в него “прилетает”. То есть можно отправлять в Диадок такой файл и он будет зарегистрирован.
Да, у Диадок есть инструкция, в которой подробно описан процесс загрузки доверенности.
Если мы говорим про связанную пару документ и доверенность, то вопрос на стороне роуминга. Есть отдельная спецификация взаимодействия роуминга и операторов ЭДО. Весь пакет документов передается через роуминг.
Кроме Диадок, для отправки доверенности в реестр ФНС можно использовать других операторов ЭДО и операторов по предоставлению электронной отчетности ФНС.
Реализация МЧД в ELMA365 ECM
В ELMA365 ECM документы с использованием МЧД подписываются автоматически в интеграции с Диадок. Подписание с использованием API других операторов ЭДО будет доступна после выпуска соответствующего функционала на стороне операторов. Например, СФЕРА Курьер запланировали выход такого функционала на февраль 2023.
Документ также можно отправить вручную. В этом случае он подписывается ЭП физлица и к документу прикладывается машиночитаемая доверенность.
Сейчас мы храним МЧД как документ. Вы можете отправить этот документ в рамках стандартного документооборота между компаниями. То есть данный функционал в ELMA365 ECM реализован по умолчанию.
Перечень полномочий можно дополнять в части B2B полномочий в интерфейсе ELMA365 ECM. В карточке “Добавить полномочия” можно добавлять любые значения, они будут переданы в шаблон. Код шаблона должен быть двузначным.
Созданное полномочие можно добавить в МЧД. Вопрос легитимности такого полномочия остается открытым.
В ELMA365 ECM сейчас используется два формата — B2B и B2G. Решение о добавлении формата ФСС находится на рассмотрении.
Нет, на текущий момент не реализован. Запроса с рынка на такой функционал пока не было. Однако, мы можем быстро реализовать этот формат, как и любой другой, путем настройки шаблонов.
Да, конечно, можно. Отправка такой доверенности возможна путем прикрепления ее к пакету документов. Либо мы можем произвести интеграцию по API для работы с МЧД с вашим оператором ЭДО, если такое API у него существует.
Мы исходим из того, что мы храним доверенности в распределенном реестре ФНС. Поэтому отправка подтверждения доверителю в ELMA365 ECM в настоящий момент не целесообразна.
Документ, подписанный на основании должностных обязанностей может появиться только в случае передоверия, а остальных случаях документ подписывается на основании Устава. По умолчанию, при подписании ELMA365 ECM берет ту доверенность, которая подходит под текущее юридическое лицо. Однако, можно настроить сценарий подписания, соответствующий вашему запросу.
Познакомьтесь со всеми возможностями ELMA365 ECM и получите тестовый доступ.
Как отозвать машиночитаемую доверенность
Отозвать МЧД может директор организации. Отменить документ возможно раньше окончания срока действия. Такая мера применяется при передаче обязанностей другому работнику или в случае увольнения доверенного лица. Руководитель заполняет заявление на отзыв в информационной системе ФСС.
Документы, определяющие организационно-технические требования к отзыву МЧД, находятся на стадии формирования. Как только норматив будет принят, мы его опубликуем.
Изучаем требования
Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 18.08.2021 года №857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи» утверждено требование создавать машиночитаемые доверенности в формате xml. Данный приказ регулирует сведения, которые необходимо прописать в МЧД:
Соответственно, единого формата (xsd-схемы) не предусмотрено. На данный момент существует как минимум 4 утвержденных формата МЧД — ФНС В2В (между организациями), ФНС В2G (между организациями и государственными учреждениями), ФСС (например, у ФСС подпись, прикрепленная к документу, в формате ФНС — она открепленная, документ представлен отдельным файлом) и ЦБ. При этом каждый Федеральный орган исполнительной власти (ФОИВ) имеет право утверждать свой формат машиночитаемой доверенности.