Формы ФСС Расскажем что такое машиночитаемая доверенность и какие изменения в законодательстве ждут бизнес.
Из нашей статьи вы узнаете:
МЧД СФР — это машиночитаемая доверенность для сдачи документов в Социальный фонд России. Данный государственный внебюджетный фонд появился в 2023 году за счёт объединения двух ведомств — ФСС и ПФР.
Объясняем, кому нужна машиночитаемая доверенность СФР, что она из себя представляет и как её отправить.
Что такое МЧД
Машиночитаемой доверенностью назвали электронный документ, в котором перечислены полномочия сотрудника по подписанию документов компании.
МЧД с указанными полномочиями сотрудника считается действительной, если она подписана УКЭП руководителя или ИП.
Сотрудник использует личную ЭП физлица с файлом МЧД — только так подписанный им документ, передаваемый по ТКС или ЭДО, будет иметь юридическую силу.
Если подпись выдана на представителя организации (сотрудника и т.д.), то для отправки отчетности в СФР (бывш. Ф СС) необходимо отправить машиночитаемую доверенность (МЧД) в СФР. МЧД подписывается электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности.
МЧД — это машиночитаемая доверенность на имя сотрудника организации, созданная в электронном виде и имеющая машиночитаемый формат, который обеспечивает возможность декодирования информации компьютером. Она необходима для подтверждения полномочий сотрудника на выполнение действий от имени организации.
Кому нужна машиночитаемая доверенность (МЧД) СФР
МЧД СФР необходима работникам и доверенным лицам организации или ИП. Такими лицами могут быть ответственные сотрудники или бухгалтеры. Используют МЧД в совокупности с электронной подписью физического лица.
Дело в том, что отправлять отчётность без доверенности может только индивидуальный предприниматель или директор. Наличие МЧД даёт право действовать от имени фирмы уполномоченному работнику или доверенному лицу. То есть подписать любой электронный документ от имени своего руководителя. Данное условие применимо не только для СФР, но и для всех государственных ведомств и контрагентов, с которыми взаимодействует бизнес.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – цифровой аналог обычной доверенности, который дает право представителю (физлицу) подписывать электронные документы от имени организации. Сейчас разрешено использовать сертификат юридического лица, содержащий сведения и о самом обществе, и о подписанте.
Однако в 2023 году правила изменятся. Оформление МЧД потребуется всем без исключения, чтобы подавать отчетность в ФНС, ФСС и Росстат. Также на новый формат перейдут системы алкогольной отчетности – ЕГАИС РАР, банки, нотариальные конторы и др. Система маркировки Честный ЗНАК уже работает с МЧД, а в 2023 году это станет обязательным условием.
МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У нее есть специальный формат XML – самого файла и XMLDSIG – для ЭП в доверенности) и установленное содержание. Благодаря этому, сведения из машиночитаемой доверенности информационные системы считывают автоматически.
Форму 4-ФСС обязаны сдавать организации и индивидуальные предприниматели. Если в штате больше 10 сотрудников, отчётность представляется только в электронном виде.
В начале 2022 года в силу вступили положения ст.17.2 63-ФЗ. В соответствии с нововведениями работники организаций больше не смогут использовать электронные (ЭП) подписи сотрудников юрлица. Чтобы сдавать отчётность в Фонд социального страхования РФ от имени организации, понадобится ЭП физлица и машиночитаемая доверенность (МЧД). Её создаёт директор, подписывает своей ЭП и передаёт уполномоченному лицу. Им может быть ответственный сотрудник, бухгалтер или работник компании, чья фирма оказывает данные услуги.
В статье подробно расскажем, как создать машиночитаемую доверенность для ФСС и как с ней работать.
Важно! До 31 августа 2023 года электронная подпись сотрудника юрлица имеет юридическую значимость в рамках переходного периода. Работать от имени организации с такой ЭП будет запрещено с 1 сентября 2023.
ФОНД ПЕНСИОННОГО И СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент организации обеспечения страховых выплат информирует, что согласно Плану мероприятий («Дорожная карта») по переходу страхователей на беззаявительное (проактивное) взаимодействие с Фондом планируется отключение «Шлюз приема документов» в срок не позднее 31.12.2023, за исключением:
— реестров с признаком перерасчет
— реестров с признаком «Проживание на территории по 20-ФЗ».
Примечание:
Если вы используете подключение к базе данных, установленной на удаленный сервер, то сначала нужно установить новую версию МЧД на этот сервер с учетом условий выше.
Сервис ЭЛН и СЭДО поддерживает работу с двумя действующими сертификатами ФСС
Электронные доверенности (МЧД)
Подробнее о том, что представляет собой МЧД
По единым требованиям Минцифры (из приказов № 857 и № 858 от 18.08.2021) машиночитаемая доверенность представляет собой файл в XML-формате с УКЭП руководителя в XMLDSIG-формате или в другом, утвержденном приказом Минцифры № 472 от 14.09.2020.
Документ имеет наименование, номер, дату совершения, которая фиксируется в момент создания метки доверенного времени.
В теле документа должны быть:
Как отозвать МЧД СФР
Если сотрудник увольняется или его полномочия переходят другому работнику, машиночитаемую доверенность для СФР необходимо отозвать. Сделать это нужно следующим образом:
После того как заявление об отзыве зарегистрируется, статус МЧД изменится на «Отозвано».
Как отправить машиночитаемую доверенность в СФР (бывш. Ф СС)
Отправить МЧД СФР можно через специальные сервисы. Такая возможность представлена в «1С-Отчётность» от «Калуга Астрал». Рассмотрим на примере этого сервиса, как можно создать, передоверить, отозвать или загрузить уже ранее созданную машиночитаемую доверенность.
Важно! Созданная МЧД подписывается только квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП. При подписании доверенности подписью другого сотрудника поступит отказ от СФР.
Когда МЧД станет обязательной
С МЧД можно работать уже с 1 марта 2022 года (см. закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ
Например, ей активно пользуются клиенты Калуга Астрал в сервисе подачи документов в контролирующие органы 1С-Отчетность
Обязательной машиночитаемая доверенность должна была стать с 1 января 2023 года. Однако сейчас по инициативе Минцифры в Госдуме рассматривается законопроект № 216878-8, если он будет принят, внедрение нового порядка подписания электронных документов отложится до 01 сентября 2023 года. На сайте Правительства уже опубликована новость о переносе сроков.
Для бизнеса это означает только одно: есть некоторое время для подготовки, подключения к информационным сервисам, обучения сотрудников.
Как организовать переход на МЧД на практике:
Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов сотрудник удостоверяет их собственной ЭП и прикладывает к пакету файл МЧД.
Выстроить процесс технически и протестировать его можно уже сейчас, благодаря некоторым ресурсам, которые поддерживают обмен ЭДО и сдачу отчетности с помощью МЧД.
1С-Отчетность от Калуги Астрал – один из таких сервисов. Советуем не откладывать переход на новый порядок оформления документов до сентября 2023 года.
Что означает «возможность передоверия»
Допустим, руководитель оформляет МЧД на сотрудника с полномочием по подписанию договоров с контрагентами и указывает возможность передоверия. Это означает, что данный сотрудник без согласования с руководителем может передоверить свое полномочие другому работнику, создав ему МЧД.
Тогда уже этот сотрудник при подписании документов своей ЭП физического лица, должен будет подкреплять две МЧД — с передоверием и свою.
Как будет с 1 сентября 2023 года
31 августа 2023 года станут недействительными квалифицированные сертификаты с личными данными сотрудников, которые сейчас всё еще можно использовать для подписания документов от имени компании (п. 2.7 ст. 3 № 476-ФЗ).
Сертификаты станут недействительными, даже если сейчас они, по факту, должны действовать и после 31 августа.
Если же в компании есть необходимость передачи полномочий сотрудникам по подписанию документов (при работе с контрагентами, государственными органами, службами и системами), то с 1 сентября 2023 года у них уже должны быть личные ЭП физлица с МЧД.
Требования к машиночитаемой доверенности для ФСС
Общий формат представления данных и требования к МЧД регулирует Приказ Министерства цифрового развития №857 от 18.08.21. Согласно документу, условия составления и применения доверенности следующие:
Какие полномочия могут быть у сотрудника по МЧД
Все те же, которыми можно наделить по бумажной доверенности. То есть машиночитаемая доверенность может подтверждать, что сотрудник имеет полномочия выполнять такие задачи:
Руководитель сам определяет виды полномочий и заносит в МЧД.
А благодаря единым кодам, которые берут из классификатора, удостоверяющий центр автоматически определяет полномочия.
Какие данные должна содержать такая доверенность
МЧД доверенность для ФСС должна содержать в себе обязательные сведения. При составлении в документе указывают:
Также обязательно наличие электронной подписи директора. Без неё ФСС отчётность не примет.
Где выпустить МЧД на сотрудников
Возможно, не все операторы ЭДО успеют реализовать новую технологию по оформлению машиночитаемых доверенностей до 1 сентября 2023 года. Но в любом случае сервисы электронного документооборота будут доработаны в соответствии с изменениями законодательства.
А уже сейчас выпустить МЧД на сотрудников можно на сайте ФНС.
В сервисе налоговой руководителю нужно заполнить сведения о сотруднике и его полномочиях и подписать документ УКЭП.
Сервис СФЕРА Отчетность от СберКорус, в котором быстро и удобно строится взаимодействие с ФНС, СФР и Росстатом, уже готовится к предоставлению возможности пользователям работать с МЧД.
Как сотрудники подписывают электронные документы сейчас
До 31 августа 2023 года действует переходный период, в течение которого сотрудники и уполномоченные лица могут использовать для подписания документов компании:
Некоторые компании уже перешли на МЧД и полноценно её используют, кто-то — только начинает тестировать. А тем, кто ещё об этом не задумался, стоит поторопиться, пока есть время подготовиться к новой схеме работы.
Создание МЧД в 1С
Откроется форма МЧД для заполнения:
Идентификатор доверенности – генерируется автоматически при создании МЧД.
В качестве представителя можно указывать конкретный сертификат электронной подписи. Для этого необходимо отметить в строке Представитель пункт Сертификат
. Далее в появившейся строке Сертификат выберите в ней сертификат представителя:
Появится строка Сертификат. Выберите в ней сертификат представителя:
В строке Полномочия есть возможность выбрать полномочия для представителя. По умолчанию выбраны все полномочия. Для настройки в строке Полномочия нажмите гиперссылку Все
. Справочник полномочий представителя детализирован по типам и имеет иерархическую структуру. Выберите желаемые полномочия из списка
и нажмите кнопку Сохранить
:
Есть возможность передоверия, то есть право представителя выписывать доверенности на третьих лиц. Таким образом, для МЧД СФР (бывш. Ф СС) возможна цепочка связанных доверенностей. Для настройки передоверия в строке Идентификатор родительской доверенности нажмите на многоточие и выберите родительскую доверенность:
Подписывать МЧД необходимо электронной подписью руководителя организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности. При подписании МЧД подписью другого сотрудника поступит отказ от СФР
Перед отправкой МЧД сертификат руководителя организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности необходимо указать в настройках обмена с ФСС.
В открывшемся окне перейдите в Настройки обмена с ФСС по гиперссылке Подключено:
В открывшемся окне нажмите кнопку Настроить:
В форме Настройки обмена с ФСС в строке «Сертификат страхователя» нажмите на кнопку с изображением трех точек и выберите сертификат руководителя:
После проделанных действий МЧД можно отправить в СФР. Нажмите кнопку Отправить. Статус МЧД изменится на Отправлено в СФР (бывш. Ф СС). В случае успешной регистрации, примет значение Зарегистрировано.
Как создать МЧД в 1С
Чтобы создать МЧД СФР программе 1С, нужно:
Перед отправкой в настройках обмена с ФСС нужно указать сертификат подписи руководителя организации или ИП. Для этого нужно:
На какой срок выдается МЧД
Срок действия МЧД не привязан к сроку действия ЭП и указывается составителем непосредственно в доверенности. На данный момент нет нормативных актов, ограничивающих срок действия этих документов.
Как работать с машиночитаемой доверенностью для ФСС
Работа с МЧД ФСС происходит по следующей схеме:
Как загрузить зарегистрированную ранее МЧД
«1С-Отчётность» позволяет загрузить ранее зарегистрированную МЧД для использования в СФР. Чтобы это сделать, нужно выполнить следующее:
Схема работы МЧД и ФСС
Рассмотрим подробнее, как сделать МЧД для ФСС. Руководитель организации формирует МЧД ФСС в электронном виде и подписывает своей квалифицированной ЭП. В документе указывают полномочия и сведения о гражданине, которому передают право представлять юрлицо. Далее машиночитаемую доверенность загружают в информационную систему ФСС. При сдаче отчётности уполномоченное лицо подписывает документы своей ЭП физлица и указывает идентификационный номер МЧД.
С форматом МЧД можно ознакомиться на официальном сайте Фонда социального страхования Российской Федерации.
Для решения повседневных задач и дистанционной работы с юридически значимыми документами рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Когда ФСС перестаёт принимать доверенности, оформленные на бумаге?
После окончания переходного периода. Согласно 63-ФЗ он закончится в 2022 году. Следовательно, принимать бумажные доверенности ФСС не будет уже с 1 января 2023 года.
Что делать, если срок действия бумажной доверенности заканчивается 31.08.23?
Данная доверенность действовать не будет. Требуется оформить МЧД и использовать её с 01.09.23.
Кто может оформить и подписать МЧД?
Оформить и подписать МЧД вправе только тот представитель организации, которому разрешено действовать от её имени без доверенности, то есть руководитель.
Можно ли получить МЧД без ЭП?
МЧД подтверждает полномочия при сдаче электронной отчётности. Если в организации не используется электронная подпись, значит, и в доверенности нет необходимости. М ЧД без ЭП руководителя считается недействительной.
В каких сервисах ФСС используется МЧД?
МЧД используется во всех сервисах Фонда социального страхования в случаях, когда электронную отчётность сдаёт уполномоченный работник организации. Обязательное применение — с 1 сентября 2023 года.
Можно ли получить электронную подпись бесплатно?
Бесплатно оформляется только электронная подпись руководителя. Для бюджетных учреждений её выдают в Управлении Федерального казначейства. Для коммерческих организаций в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц.
УЦ «Калуга Астрал» поможет с ускоренным выпуском квалифицированной ЭП юрлица и ИП. Для получения подписи рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.
Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.
Можно ли отозвать машиночитаемую доверенность?
Обратите внимание, что передоверить полномочия МЧД нельзя. Это значит при увольнении сотрудника необходимо отозвать машиночитаемую доверенность и выдать новую – другому представителю.
Для решения данной задачи необходимо отправить соответствующее уведомление в информационную систему (сервис, где хранится МЧД
Калуга Астрал выполняет полный спектр услуг для бизнеса, который переходит на МЧД: от выпуска электронной подписи для физлиц в собственном аккредитованном УЦ до оформления машиночитаемой доверенности, обеспечения поддержки ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в госорганы.
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте.
Оставьте контактные данные.
И наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!
Как отозвать машиночитаемую доверенность
Отозвать МЧД может директор организации. Отменить документ возможно раньше окончания срока действия. Такая мера применяется при передаче обязанностей другому работнику или в случае увольнения доверенного лица. Руководитель заполняет заявление на отзыв в информационной системе ФСС.
Документы, определяющие организационно-технические требования к отзыву МЧД, находятся на стадии формирования. Как только норматив будет принят, мы его опубликуем.
Схема работы ФСС с бумажной доверенностью
Сдавать отчётность в ФСС вправе только тот сотрудник, которому разрешено работать от имени организации без доверенности. К ним относится директор или учредитель. Чтобы работник фирмы мог предоставлять форму 4-ФСС в ведомство, ему оформляют доверенность. Бумагу заверяют нотариально и отправляют в Фонд социального страхования.
Где можно оформить машиночитаемую доверенность
Воспользуйтесь сайтом ФНС или сервисами, в которых уже реализована работа с МЧД.
Показываем на примере интерфейса 1С-Отчетность от Калуги Астрал, как подать заявку на выпуск машиночитаемой доверенности для сотрудников организации.
Шаг № 1. Откройте вкладку ЭДО в Основном меню
И выберите в выпадающем списке строку «Машиночитаемые доверенности».
В системе «Бухгалтерия Предприятия 3.0» перейдите по схеме:
Шаг № 2. Заполните форму доверенности и выберете полномочия, которыми наделяется сотрудник
Потребуется указать ключевые реквизиты: ИНН, ОГРН, КПП, юридический адрес фирмы, персональные данные подписанта (генерального директора) и представителя (сотрудника
Представителем компании по МЧД может стать не только официально трудоустроенный сотрудник, но любое другое физическое лицо. Сделайте соответствующую отметку в специальном окне справа: «Сотрудник организации доверителя».
Шаг № 3. Выберите тип доверенности
На одного сотрудника может быть оформлено несколько машиночитаемых доверенностей для решения разных задач.
Шаг 4. Подпишите МЧД квалифицированной электронной подписью руководителя компании
Важно: Если подпись, привязанная к сервису 1С-Отчетность выдана не на генерального директора, то допускается подписать машиночитаемую доверенностью КЭП руководителя в сторонней программе (например, КриптоАРМзагрузите в 1С два файла: МЧД в формате XML и подпись руководителя в формате SGN, BIN, P7S, SIGN или SIG.
Далее для загрузки файла нажмите «Выбрать файл»:
После загрузки сохраните изменения, нажав кнопку «ОК». Для отправки МЧД нажмите кнопку «Отправить».
Все готово! В следующий раз при подаче отчетности через 1С-Отчетность или отправке актов контрагентам сотрудник сможет просто приложить МЧД к пакету подписанных документов.
Загрузка зарегистрированного ранее МЧД
В открывшемся окне укажите Идентификатор доверенности (GUID), выберите организацию и нажмите кнопку Загрузить:
После успешной загрузки, доверенность появится в списке уведомлений.
Отзыв МЧД
Когда доверенность успешно зарегистрируется, появится возможность её отозвать.
Откройте зарегистрированную МЧД и нажмите кнопку Отозвать
. В появившемся окне укажите причину отзыва, можно установить признак Отозвать зависимые доверенности (при наличии) и нажмите кнопку Отправить
:
После регистрации заявления об отзыве статус МЧД изменится на Отозвано.