Формы ФСС Разбираемся с машиночитаемой доверенностью (МЧД)
С 1 января 2023 г. на всех подписантов электронных документов от имени юрлиц или ИП нужно обязательно использовать машиночитаемую доверенность при заверке документов сотрудниками. Получать ее можно уже с 1 марта 2022 г. О новом документе и о том, как он изменит работу предпринимателей, — в этой статье.
Поможем оформить машиночитаемую доверенность.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, согласно которому сотрудник организации получает право на заверку рабочих документов с помощью ЭП, оформленной на физлицо. Представлена в виде XML-файла. Если информационная система не позволяет открыть документ в этом формате, его можно составить в машиночитаемой форме . PDF.
В МЧД указан перечень полномочий, которые руководитель доверяет конкретному сотруднику. Документ не требует нотариальной заверки, работодатель подписывает его квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG или другом, который утвержден Приказом Минцифры РФ № 472 от 14.09.2020.
С использованием ЭП на физлиц и машиночитаемой доверенности сотрудники организаций смогут подавать документы в ФСС и другие учреждения, действуя от имени своего представителя.
Машиночитаемая доверенности в 2022 году
Машиночитаемую доверенность начнут выдавать с 01.03.2022. Но до 01.01.2023 использовать ее можно на добровольной основе. До конца 2022 г. сотрудники могут заверять документы с помощью ЭП, полученной на руководителей организаций, без МЧД.
А с 1 января 2023 года — только электронной подписью на физлиц. Получить ее можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. С этой же даты сертификаты с реквизитами работодателя, используемые ранее, становятся недействительными. При заверке документов с помощью ЭП доверенные лица прилагают машиночитаемую доверенность (ст. 17.2 ФЗ-63 об электронной подписи).
Мы готовы помочь!
Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям
Требования к форме МЧД, которую сотрудник использует вместе со своей электронной подписью для заверки документов компании, утверждены Приказом Минцифры РФ № 857 от 18.08.2021. В доверенности содержатся следующие данные:
Если доверитель — ИП, в доверенности нужно указать:
Если доверитель — руководитель российской организации, в МЧД содержатся:
Если доверитель — иностранная организация, в МЧД указывают:
Приказ вступает в силу 01.03.2022 и действует до 01.03.2028.
Идентификатор МЧД
Каждая МЧД содержит идентификатор — номер, присваиваемый документу в момент его создания. Он уникальный — не повторяется, состоит из набора букв, цифр и других символов (например, тире). Идентификатор позволяет быстро находить доверенность в перечне других документов, хранящихся в учетной системе предприятия. Достаточно указать номер в поисковой строке.
Пример идентификатора МЧД: DOVER_CBR_7702235133_20211102_1.
Как сделать машиночитаемую доверенность
Рассмотрим поэтапно, как сделать машиночитаемую доверенность:
Делаем вывод. В 2022 г. сотрудники организаций могут использовать сертификаты с реквизитами руководителей юрлиц для подписания документов. С 01.01.2023 — нет. С этой даты сотрудники заверяют документы электронной подписью физического лица на основании машиночитаемой доверенности.
Поможем настроить электронный документооборот.
Эксперт, ведущий аналитик, разработчик стратегий по автоматизации бизнес-процессов.
Оцените, насколько полезна была информация в статье?
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.
Посмотреть весь каталог
Что нужно знать о машиночитаемой доверенности
В рамках своей деятельности предприятию может понадобиться предоставить право на
подписание электронных документов сотрудникам своей или сторонней организации
(обычно во время совершения сделок). С 1 марта 2022 г. для юридического
заверения этих отношений можно использовать машиночитаемую доверенность (далее
МЧД) в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность, подписанная усиленной квалифицированной
электронной подписью доверителя. Сотрудники могут подписывать
электронные документы с помощью УКЭП физического лица, прикладывая к ним МЧД.
В машиночитаемой доверенности используются два основных понятия:
Предлагаемый функционал для регистрации доверенностей и получения сведений о них
использует распределенный реестр для хранения доверенностей по технологии блокчейн.
Фирма «1С» является одним из держателей узлов данного распределенного реестра.
В эксперименте ФНС России использование машиночитаемых
доверенностей распространяется на документы формата УПД: счет-фактура, акт
выполненных работ, товарная накладная вместе со счетом-фактурой и т.д.
Партнерам фирмы «1С» уже доступен функционал МЧД в
«1С:Бухгалтерии 8» для тестирования. В типовых решениях фирмы «1С» функционал
работы с МЧД будет доступен после опубликования Минцифрой России формата МЧД.
Подробнее о сроках см. в мониторинге законодательства
Подготовка к использованию МЧД
Для работы с машиночитаемыми доверенностями представители
организации должны получить отдельные сертификаты электронных подписей
физических лиц, в которых будут указаны только их данные и не будет реквизитов организации.
Подробнее см. в рекомендациях для пользователей 1С
После этого доверитель должен зарегистрировать в
распределенном реестре заявление на регистрацию доверенности, подписать и выдать
представителю машиночитаемую доверенность. А также зарегистрировать сертификат
физического лица в учетной записи организации ЭДО (об этом подробнее в разделе
Регистрация сертификата и МЧД у оператора ЭДО.
В дальнейшем при подписании документов сертификатом
необходимо будет каждый раз указывать доверенность, выбирая ее из списка
зарегистрированных.
Создание МЧД в «1С
Возможность МЧД доступна начиная с версии БП 3.0.120
Для создания машиночитаемой доверенности необходимо перейти
в список организаций, открыть карточку нужной организации и по кнопке ЭДО выбрать
из списка пункт Машиночитаемые доверенности (рис. 1).
Откроется список МЧД, который по умолчанию будет пустым. Создать
новую машиночитаемую доверенность организации можно по кнопке Создать (рис. 2).
Откроется окно регистрации заявки на машиночитаемую
доверенность. В данном окне необходимо заполнить данные по заявке (рис. 3).
При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите
внимание на следующие реквизиты:
После заполнения заявки ее необходимо отправить по кнопке Подписать и отправить (рис. 4).
При успешной отправке статус МЧД сменится на «Отправлена»,
и будет выведено диагностическое сообщение с идентификатором транзакции (рис. 5).
Через 2-3 минуты необходимо обновить статус МЧД, который
должен смениться на «Зарегистрирована». Для обновления статуса необходимо
вручную открыть доверенность двойным нажатием по строке доверенности (рис. 6).
Регистрация сертификата и МЧД у оператора ЭДО
После получения сертификата и оформления доверенности, их
следует добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. Для этого
необходимо открыть список учетных записей в разделе Администрирование –
Обмен электронными документами – Учетные записи ЭДО (рис. 7).
В учетной записи уже есть сертификат организации.
Необходимо добавить к нему новый сертификат физического лица по кнопке
Добавить (рис. 8).
В учетной записи появится новая строка с сертификатом
физического лица и указанием доверенности (рис. 9).
На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно
отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с
указанием машиночитаемой доверенности.
Проверка МЧД при обработке входящих документов
При получении документов автоматически выполняется проверка
подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит
ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с
указанием доверенности. Далее ищет доверенность в сведениях ЭДО, если не находит
– выдает предупреждение. Если находит, то загружает доверенность из
распределенного реестра в программу и выполняет следующие действия:
Штамп, содержащий сведения о подписании доверенности
отображается, в том числе в режиме превью в «Текущих делах ЭДО» (под основным документом) (рис. 10).
При подписании входящего документа можно визуально
самостоятельно проверить штамп и подписи. При двойном клике по строке
сертификата на закладке «Подписи» есть возможность посмотреть информацию о
сертификате и подписи документа (рис. 11).
Проверка МЧД при отправке документов
При отправке документов программа автоматически сопоставит
данные документа с данными сертификата и при необходимости попросит указать
доверенность, на основании которой выполняется подписание. Доверенность
выбирается из списка зарегистрированных машиночитаемых доверенностей.
Далее выполняется автоматическая проверка. Если подпись
неверна, данные о доверенности, представителе или доверителе некорректны, то
программа выдаст следующее сообщение (пример) (рис. 13).
В данный момент работа с МЧД поддерживается только для
подписания документов на клиенте. Использование МЧД при подписании на сервере
пока не предусмотрено, и программа будет выдавать ошибку. Проверить настройку
подписания можно в разделе Администрирование — Обмен
электронными документами — Настройки электронной подписи и шифрования (рис. 14).
Далее перейти на закладку «Программы» и внизу проверить
отключено ли подписание на сервере (рис. 15).
Если подписание на сервере включено, то при выполнении
операций будет выдаваться предупреждение (рис. 16).
Помимо этого, не предусмотрено подписание пакета
документов, в котором одновременно содержатся документы, которые можно
подписывать по доверенности и нельзя. Программа в таком случае будет выдавать
предупреждение (рис. 17).
Отзыв доверенности
Отозвать доверенность можно в окне списка доверенностей по
кнопке Еще – Отозвать (рис. 18).
Сведения об отзыве будут автоматически обновлены во всех
узлах распределенного реестра и будут немедленно использованы в информационных системах контрагентов.
При получении документов выполняется автоматическая
проверка подписей и запрашивается актуальная версия машиночитаемой доверенности
из распределенного реестра. Если доверенность была отозвана, то программа
отобразит этот факт в результатах проверки, и подпись не будет считаться действительной.
Законодательно не регламентированы действия пользователя в
случае, когда контрагент подписывал документы действующей доверенностью, а в
момент получения документов доверенность перестала действовать.
Загрузка МЧД из распределенного реестра
Также в программе есть возможность вручную загрузить
доверенность из распределенного реестра в окне списка доверенностей. Загрузка
доступна по кнопке Еще – Загрузить из реестра (рис. 19).
В открывшемся окне загрузки указывается доверитель и номер загружаемой доверенности (рис. 20).
В рамках проведения реформы электронной подписи (далее — ЭП) Федеральным законом № 476-ФЗ1 было введено понятие «машиночитаемая доверенность»2.
Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это доверенность в электронной форме, в формате XML, где описаны полномочия сотрудника какой-либо организации, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя (далее — ИП).
Делопроизводство
Предполагалось, что сотрудники организаций или представители ИП могут подписывать документ организации своей ЭП как физического лица, но обязательно сопровождать подписание подтверждением полномочий на подписание документов машиночитаемой доверенностью.
С 1 марта 2022 г. организации в добровольном порядке начали применять этот инструмент при обмене электронными документами.
Далее планировалось, что с 1 января 2023 г. все сотрудники организации, кроме ее руководителя, будут подписывать служебные документы только своей квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП) как физического лица. В этом квалифицированном сертификате не указана организация, только фамилия, имя, отчество сотрудника, и чтобы предоставить электронный документ, подписанный такой электронной подписью, в стороннюю информационную систему или контрагенту, к нему будет необходимо прилагать МЧД.
С течением времени вопросов по теме создания и использования МЧД меньше не становится. Сегодня ответим на десять самых актуальных.
Когда МЧД будут обязательными?
В связи с тем, что не все организации во время переходного периода успели подготовить свои информационные системы к работе с новой формой электронной доверенности в машиночитаемом виде, а также с недостаточной готовностью государственных органов к обмену документами с использованием МЧД, Правительство РФ продлило переходный период по применению КЭП без использования МЧД до 31 августа 2023 г. Федеральный закон № 536-ФЗ от 19.12.2022 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» был принят в целях урегулирования вопроса продления возможности использования квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП (далее — квалифицированный сертификат) представителей юридических лиц и ИП без применения МЧД.
Таким образом, во время переходного периода документы можно подписывать:
С 1 сентября 2023 г. документы можно будет подписывать:
Можно ли во время переходного периода получать и использовать КЭП сотрудников?
До окончания переходного периода можно будет продолжать получать и использовать выдаваемые коммерческими удостоверяющими центрами сертификаты ЭП на сотрудников, содержащие данные и о самих сотрудниках, и об организациях. То есть в 2023 году аккредитованные удостоверяющие центры, будут продолжать выпускать на сотрудников компаний КЭП с привязкой к организации, но срок их действия будет ограничен 31 августа 2023 г.
Что требуется, чтобы начать использовать МЧД?
Чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется организовать получение сотрудниками — потенциальными подписантами документов организации, КЭП физических лиц в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и далее оформить на физическое лицо МЧД, подписанную КЭП руководителя организации или ИП.
Как подать отчетность или отправить электронные документы в Федеральную налоговую службу (далее — ФНС России) с использованием МЧД?
Чтобы не направлять МЧД контрагентам каждый раз, можно присоединиться к блокчейн-платформе ФНС России (рис. 2)6. Технология распределенного реестра позволяет оперативно уведомлять всех участников блокчейн-сети об изменении статуса доверенности, а также быстро проверять полномочия подписанта.
Рис. 2. Блокчейн-платформа ФНС России по обмену МЧД
Единая технология обмена МЧД через блокчейн-платформу ФНС России успешно опробована в рамках эксперимента, который проходил в течение 2021−2022 гг. Она позволяет создать среду цифрового доверия, где оперативный доступ к актуальным версиям документов для всех участников обеспечивается за счет использования технологии распределенного реестра. Результат эксперимента показал, что такая модель является наиболее стабильной. Ее применение позволяет унифицировать всю систему оборота МЧД и проверку полномочий для бизнеса и государства во всех секторах экономики за счет единого государственного решения.
В рамках эксперимента у участников были развернуты узлы сети распределенного реестра, в частности, у ФНС России, операторов электронного документооборота (далее — операторы ЭДО), 1С, государственных органов, федеральных служб, банков и многих других организаций. Соответственно, организации, обменивающиеся документами в рамках внешнего юридически значимого документооборота через операторов ЭДО, уже сейчас могут формировать МЧД и регистрировать их в распределенном реестре (рис. 3, 4).
Рис. 3. При выборе опции «Создать xml-доверенность» будет предложено выбрать тип доверенности
Рис. 4. Для использования в документообороте с контрагентами выбираем B2B доверенность и заполняем поля предложенной формы. Номер МЧД будет сгенерирован автоматически
Организация ведет внешний юридически значимый электронный документооборот с контрагентами путем обмена документами через оператора ЭДО. Можно ли уже использовать МЧД при подписании и отправки документов через операторов ЭДО?
Через операторов ЭДО уже можно отправлять документы, подписание которых подтверждено МЧД. Поскольку организации в первую очередь планируют подписывать с использованием МЧД договорные и бухгалтерские документы, переход к новому порядку подписания таких типов документов может строится в следующем порядке действий (Алгоритм).
Алгоритм
Переход к новому порядку подписания документов
Можно ли создавать МЧД в своих информационных системах?
Для удобства работы организаций с МЧД многими вендорами был доработан функционал поддерживаемых ими информационных систем в части взаимодействия с распределенным реестром. Так, функционал МЧД уже сейчас реализован в сервисе 1С-ЭДО, где можно создавать, подписывать, направлять МЧД на регистрацию в распределенный реестр, получать уведомления об изменениях с МЧД.
Работа в сервисе 1С-ЭДО, а значит и с МЧД, доступна из информационных систем 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот и других программ, работающих на платформе «1С:Предприятие» (рис. 5).
Рис. 5. Интерфейс создания МЧД в модуле 1С-ЭДО
Многие ли организации уже используют МЧД?
По данным ФНС России на 1 декабря 2022 г., статистика распределенного реестра по формированию МЧД дает представление о количестве уже выпущенных доверенностей и подписанных с их использованием электронных документов (рис. 6).
Как видите, пока количество выданных доверенностей мизирное — 13 098. Для России это капля в море. Но это только начало использования МЧД!
Рис. 6. Количество выпущенных МЧД и подписанных с их помощью документов
Есть ли единый формат МЧД?
Пока нет. В соответствии с коллективным решением Минцифры, ФНС, Федерального казначейства, Банка России и Федеральной нотариальной палаты до конца 2022 года должен быть создан единый формат МЧД на базе формата ФНС России и Федеральной нотариальной палаты. Такой формат позволит упростить документооборот как в секторе B2B, так и при обмене документами в государственных органах.
Действует ли классификатор полномочий?
Классификатор полномочий — это ресурс, который содержит перечень полномочий представителя, указываемого в МЧД. Речь идет о полномочиях физического лица при использовании КЭП. Всем полномочиям в классификаторе присваивается уникальный идентификационный номер, помимо которого каждое полномочие в обязательном порядке будет иметь наименование и дату включения в классификатор.
В настоящее время опубликован и уже вступил в силу приказ Минцифры России от 03.10.2022 № 751, вносящий изменения в Порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему (далее — Порядок). А сам Порядок был утвержден приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 856. Изменения коснулись места размещения классификатора полномочий, порядка передачи в него перечней полномочий, а также доступа к классификатору.
Размещение, формирование и ведение классификатора полномочий теперь осуществляется в федеральной государственной информационной системе «Единая система нормативной справочной информации» (далее — ФГИС ЕСНСИ). Участники электронного взаимодействия направляют перечень осуществляемых ими полномочий посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)». Доступ заинтересованных лиц к классификатору полномочий осуществляется непрерывно с использованием ФГИС ЕСНСИ, в том числе путем предоставления такого доступа с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия.
Классификатор полномочий формируется и будет состоять из справочников. На сегодняшний день он уже включает полномочия, полученные от Минцифры, Минстроя, ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка и других органов.
1 — Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“» (в ред. от 30.12.2021).
2 — Иванова Л. А. Машиночитаемые доверенности: все, что необходимо знать // Секретарь-референт. 2021. № 12. С. 37−41.