Формы ФСС Если подпись выдана на представителя организации (сотрудника и т.д.), то для отправки отчетности в СФР (бывш. Ф СС) необходимо отправить машиночитаемую доверенность (МЧД) в СФР. МЧД подписывается электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности.
МЧД — это машиночитаемая доверенность на имя сотрудника организации, созданная в электронном виде и имеющая машиночитаемый формат, который обеспечивает возможность декодирования информации компьютером. Она необходима для подтверждения полномочий сотрудника на выполнение действий от имени организации.
Форму 4-ФСС обязаны сдавать организации и индивидуальные предприниматели. Если в штате больше 10 сотрудников, отчётность представляется только в электронном виде.
В начале 2022 года в силу вступили положения ст.17.2 63-ФЗ. В соответствии с нововведениями работники организаций больше не смогут использовать электронные (ЭП) подписи сотрудников юрлица. Чтобы сдавать отчётность в Фонд социального страхования РФ от имени организации, понадобится ЭП физлица и машиночитаемая доверенность ( МЧД
). Её создаёт директор, подписывает своей ЭП и передаёт уполномоченному лицу. Им может быть ответственный сотрудник, бухгалтер или работник компании, чья фирма оказывает данные услуги.
В статье подробно расскажем, как создать машиночитаемую доверенность для ФСС и как с ней работать.
Важно! До 31 августа 2023 года электронная подпись сотрудника юрлица имеет юридическую значимость в рамках переходного периода. Работать от имени организации с такой ЭП будет запрещено с 1 сентября 2023.
С чего всё началось
С начала 2021 года все регионы Российской Федерации перешли на прямые выплаты ФСС. К эксперименту, в котором на протяжении нескольких лет участвовали некоторые регионы, присоединилась вся Россия. С каждым годом список экспериментальных регионов постепенно расширялся, и в 2021 году в него включены абсолютно все территории РФ.
Прямые выплаты ФСС изменили способ перечисления пособий по временной нетрудоспособности, по БиР и некоторых других. Ранее денежные средства выплачивал работодатель работнику, а потом подавал пакет документов в Фонд социального страхования для возмещения произведенных расходов. Фонд проверял документы и при условии их корректности возвращал на расчетный счет работодателя выплаченные работнику деньги.
Суть прямых выплат заключается в том, что теперь работодатель ничего не выплачивает работнику. Он аккумулирует у себя документы, подтверждающие право на получение застрахованным лицом пособия, и передает их в ФСС. А выплату работнику производит фонд. При этом для некоторых пособий правила остались прежними. В рамках данной статьи мы не будет останавливаться подробно на прямых выплатах.
Подробно о порядке прямых выплат ФСС мы писали в статье
«Прямые выплаты пособий в 2022 — 2023 годах: памятка для бухгалтера»
.
Сведения о застрахованном лице
Пошагово разберем применение бланка «Сведения о застрахованном лице» для выплаты пособий.
Для чего нужен бланк
С 2021 года ФСС перечисляет пособия непосредственно работнику. Но для этого работодатель подает сведения в СФР (до 2023 года — в ФСС). Состав сведений и перечень документов разнятся в зависимости от вида назначаемого пособия. А вот сведения о застрахованном лице требуются в любом случае.
Кто должен заполнять сведения о застрахованном лице
В сведения о застрахованном лице для больничного данные вносит работодатель на основании предоставленной работником информации или же сам работник. Сведения о застрахованном лице содержат персональные данные работника.
Когда необходимо заполнять сведения
Порядок заполнения сведений о застрахованном лице для ФСС предписывает создавать этот документ единожды при приеме сотрудника на работу.
Если речь идет о действующих сотрудниках, то здесь можно пойти двумя путями:
- постепенно собрать с них данные, необходимые для заполнения сведений о застрахованном лице, без больничного, то есть не дожидаясь наступления страхового случая;
- дождаться наступления страхового случая и только тогда заполнить форму.
Возникает вопрос, как часто заполнять сведения о застрахованном лице? Для дальнейших страховых случаев применяется все тот же бланк, то есть повторно его заполнять не нужно.
Корректируют форму только в случае, если были изменены сведения о застрахованном лице. Тогда бланк перезаполняют актуальными данными.
Как отозвать машиночитаемую доверенность
Отозвать МЧД может директор организации. Отменить документ возможно раньше окончания срока действия. Такая мера применяется при передаче обязанностей другому работнику или в случае увольнения доверенного лица. Руководитель заполняет заявление на отзыв в информационной системе ФСС.
Документы, определяющие организационно-технические требования к отзыву МЧД, находятся на стадии формирования. Как только норматив будет принят, мы его опубликуем.
Что подлежит отражению в бланке сведений
Для ответа на вопрос, как заполнять бланк сведений о застрахованном лице, приведем перечень основных данных, отражаемых в документе:
С 31.05.2022 в форме также появилось поле для указания пола застрахованного лица.
Форма достаточно простая, заполнение не должно вызвать затруднений. Отметим некоторые моменты.
Правила заполнения сведений о застрахованном лице уже подразумевают, что перечисление пособий может производиться только на кары МИР. 
Альтернатива оформления карты МИР — это получение пособий по почте или на банковский счет, к которому не привязана карта.
Частый вопрос: кто должен подписывать сведения о застрахованном лице и нужно ли подписывать сведения о застрахованном лице?
Кто подписывает сведения о застрахованных лицах, указано в самом конце документа. Форма подразумевает три подписи:
- Подпись заявителя — застрахованного лица или его представителя. Одновременно с подтверждением правильности сведений, указанных в форме, физлицо, ставя подпись, соглашается с обработкой персональных данных в целях получения пособия.
Персональным данным посвящен материал
«Ответственность за разглашение персональных данных по 137 УК РФ»
.
- Подпись страхователя-работодателя.
- Подпись работника СФР.
Преимущества использования МЧД
Главные преимущества — это полный отказ от бумажных доверенностей для подписания документов и упрощение работы за счёт простого и быстрого оформления МЧД.
Полномочия сотрудников при выдаче машиночитаемой доверенности (МЧД) подтверждает только руководитель компании, подписывая машиночитаемый документ своей КЭП. Руководитель или уполномоченный сотрудник организации может сам отозвать выданную МЧД, например, если сотрудник уволился. Так, все полномочия находятся под вашим контролем
Без посещения ФНС
Машиночитаемый формат доверенности позволяет передавать отчётность в любую инспекцию онлайн
Машиночитаемая доверенность (МЧД) может храниться в различных системах и подходит для различных порталов.
Для работы подходят информационные системы:
- Операторов электронного документооборота
- Федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и т.д.)
- Аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ)
- Головной удостоверяющий центр
Получить консультацию по МЧД
Оставьте заявку и мы ответим на ваши вопросы
Форма доверенности и образец
Форма доверенности в СФР для уполномоченного представителя, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ, может быть только письменной. Организации, ввиду требований п. 4 ст. 185 ГК РФ, выдают доверенности за подписью своего руководителя. При этом виза нотариуса в этой ситуации не нужна. Нотариальное заверение доверенности от ИП или гражданина необходимо только тогда, когда представитель получает право совершать от имени доверителя сделки, требующие нотариального заверения либо государственной регистрации (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ).
С 2022 доверенность для СФР можно оформить в электронном виде
.
Образец заполнения доверенности в СФР
Какие данные должна содержать такая доверенность
МЧД доверенность для ФСС должна содержать в себе обязательные сведения. При составлении в документе указывают:
- Название — доверенность
- Сведения о доверителе
- Информацию о лице, которому переданы полномочия
- Дату создания документа
- Срок действия
- Перечень обязанностей, которые можно осуществлять от лица организации
- Код полномочий из соответствующего классификатора. Разрешено прописывать текстом, если в списке нет соответствующих обязанностей
- Сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД
- Порядковый номер доверенности
- Информацию о передоверии
Также обязательно наличие электронной подписи директора. Без неё ФСС отчётность не примет.
Правила оформления доверенности
Правила оформления и выдачи доверенности в СФР (до 2023 года — ФСС) на сдачу документов и совершение других действий от имени доверителя определены ст. 185 и 185.1 ГК РФ.
Об объединении ФСС и ПФР мы подробно писали в статье
.
Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное уполномочие одного лица, выданное другому лицу для представления его интересов перед третьими лицами, в том числе и СФР.
Согласно пп. 1 и 3 ст. 53, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ руководитель организации, чьи данные содержатся в ЕГРЮЛ, имеет право представлять интересы организации без доверенности. Он же имеет право выдавать и подписывать от имени организации доверенности представителям, например работникам, на представление ее интересов в СФР.
Содержание доверенности
Доверенность в СФР для уполномоченного представителя содержит следующие сведения:
- Название документа.
- Дата и место выдачи.
- Данные организации, гражданина или ИП, чьи интересы будет представлять поверенный. Обычно указываются название организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес, инициалы и должность директора либо фамилия, имя и отчество предпринимателя или гражданина и паспортные данные.
- Данные представителя — инициалы, реквизиты паспорта, адрес регистрации.
- Срок действия доверенности.
- Указание на возможность или запрет передоверия.
- Подпись гражданина, руководителя организации или ИП. Если в организации используется печать, ее нужно поставить на доверенности.
Срок действия
В законодательстве нет ограничений на срок действия доверенности. Однако нотариусы придерживаются той позиции, что срок доверенности не должен превышать трех лет. Выдавать доверенности на более долгий срок не запрещено законодательно, но не всегда целесообразно. О наличии действующего документа за длительный период времени можно просто забыть.
Согласно ст. 186 ГК РФ допустимо не указывать срок действия доверенности. В такой ситуации подразумевается, что документ будет действителен в течение 1 года со дня выдачи.
Как составить доверенность на представление интересов юрлица, читайте в статье
.
Как отозвать доверенность юрлица, мы писали здесь
.
ВАЖНО! Доверенности без указания даты выдачи признается ничтожной.
Как выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД)
Директор или сотрудник вносит данные в электронную форму доверенности в специализированном сервисе. Например, на сайте ФНС или в сервисе Астрал Доверенность.
Готовую машиночитаемую доверенность (МЧД) должен подписать руководитель организации или предприниматель своей электронной подписью формата XMLDSIG. Файл, подписанный ЭП руководителя, получится в формате XML. Конкретный срок действия указывается в электронном документе, он не ограничен законодательством. Срок действия машиночитаемой доверенности может быть любой.
Кто может быть представителем и какие полномочия ему можно передать
- иметь полную дееспособность;
- достичь совершеннолетия.
Что касается других ограничений или специальных требований, то их законодательство не предусматривает. Соответственно, ИП может выдать доверенность любому физическому лицу или юридическому лицу, которое имеет право заниматься представительством. Организация же вправе выдать доверенность работнику или другой организации, устав которой разрешает заниматься представительством, а также любому физическому лицу.
Что касается делегируемых полномочий, то их перечень указывается исходя из того, какие действия будет совершать представитель в СФР. Это в том числе возможности представлять интересы доверителя, получать, знакомиться, вносить исправления и удостоверять копии документов организации, сдавать отчеты, представлять заявления о выплате пособий, получать документы о решениях по выплатам пособий и т. д.
МЧД в ФНС
Для сдачи отчётности необходимо отправить один раз электронную доверенность в ФНС, прежде чем отправлять отчётность. Такая система практически повторяет схему использования бумажной отчётности с одним лишь отличием – процесс отправки машиночитаемой доверенности (МЧД) производится онлайн. Для работы с ФНС можно воспользоваться электронным сервисом «1С-Отчетность».
Похожий порядок работы применяется и при передаче отчётов в СФР. Перед сдачей отчёта нужно будет направить машиночитаемую доверенность в соцфонд, после чего ей присваивается номер, который указывается при сдаче отчётности.
В сервисе 1С-Отчетность реализована поддержка Уведомления о предоставлении полномочий представителю (УПУП) (аналог МЧД) для СФР.
Схема работы МЧД и ФСС
Рассмотрим подробнее, как сделать МЧД для ФСС. Руководитель организации формирует МЧД ФСС в электронном виде и подписывает своей квалифицированной ЭП. В документе указывают полномочия и сведения о гражданине, которому передают право представлять юрлицо. Далее машиночитаемую доверенность загружают в информационную систему ФСС. При сдаче отчётности уполномоченное лицо подписывает документы своей ЭП физлица и указывает идентификационный номер МЧД.
С форматом МЧД можно ознакомиться на официальном сайте
Фонда социального страхования Российской Федерации.
Для решения повседневных задач и дистанционной работы с юридически значимыми документами рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге
представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций.
Новые формы документов для прямых выплат ФСС
Практически любое изменение в работе бухгалтера сопровождается внесением изменений в действующие документы или утверждением новых. Так получилось и с прямыми выплатами ФСС.
В связи с новым порядком выплат пособий были введены и новые формы документов. Какие-то из них применялись и раньше в экспериментальных регионах. Какие-то были созданы с нуля. Именно к таким ранее не применяемым формам относится форма сведений о застрахованном лице — 2022.
Формы документов по прямым выплатам утверждены приказом ФСС России от 04.02.2021 № 26.
Приказ утвердил около 20 новых форм: заявления, реестры сведений, решения об отказе, описи и справки-расчеты.
В нашей статье мы подробно остановимся на форме «Сведения о застрахованном лице» в СФР в 2023 году. С 31.05.2022
данная форма закреплена в приложении 1 «Сведения о застрахованном лице» приказа ФСС от 08.04.2022 № 119.
ВАЖНО! С 01.01.2023 ФСС и ПФР были объединены в единый Социальный фонд России
(СФР). В 2023 году «Сведения о застрахованных лицах» надо представлять в СФР вместо ФСС, но по прежней форме, утвержденной приказом ФСС № 119.
Не надо путать форму для начисления пособий СФР с персонифицированными сведениями о застрахованных лицах раздела 3 расчета по страховым взносам. Это различные типы сведений.
О разделе 3 расчета по взносам узнайте из статьи
«Заполнение раздела 3 расчета по страховым взносам»
.
Ниже расскажем, как правильно заполнять сведения о застрахованном лице, приведем пример заполнения сведений о застрахованном лице в ФСС, приложим образец заполнения сведений о застрахованном лице в 2023 году.
С 01.01.2023 применяется новый бланк расчета по страховым взносам. Как его заполнить, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ
к системе и переходите в Образец заполнения. Это бесплатно.
Создание МЧД в 1С
Откроется форма МЧД для заполнения:
Идентификатор доверенности
– генерируется автоматически при создании МЧД.
В качестве представителя можно указывать конкретный сертификат электронной подписи. Для этого необходимо отметить в строке Представитель
пункт Сертификат
. Далее в появившейся строке Сертификат
выберите в ней сертификат представителя:
Появится строка Сертификат
. Выберите в ней сертификат представителя:
В строке Полномочия
есть возможность выбрать полномочия для представителя. По умолчанию выбраны все полномочия. Для настройки в строке Полномочия
нажмите гиперссылку Все
. Справочник полномочий представителя детализирован по типам и имеет иерархическую структуру. Выберите желаемые полномочия из списка
и нажмите кнопку Сохранить
:
Есть возможность передоверия, то есть право представителя выписывать доверенности на третьих лиц. Таким образом, для МЧД СФР (бывш. Ф СС) возможна цепочка связанных доверенностей. Для настройки передоверия в строке Идентификатор родительской доверенности
нажмите на многоточие и выберите родительскую доверенность:
Подписывать МЧД необходимо электронной подписью руководителя организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности. При подписании МЧД подписью другого сотрудника поступит отказ от СФР
Перед отправкой МЧД сертификат руководителя организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности необходимо указать в настройках обмена с ФСС.
В открывшемся окне перейдите в Настройки обмена с ФСС
по гиперссылке Подключено
:
В открывшемся окне нажмите кнопку Настроить
:
В форме Настройки обмена с ФСС
в строке «Сертификат страхователя» нажмите на кнопку с изображением трех точек и выберите сертификат руководителя:
После проделанных действий МЧД можно отправить в СФР. Нажмите кнопку Отправить
. Статус МЧД изменится на Отправлено в СФР (бывш. Ф СС)
. В случае успешной регистрации, примет значение Зарегистрировано
.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Когда ФСС перестаёт принимать доверенности, оформленные на бумаге?
После окончания переходного периода. Согласно 63-ФЗ он закончится в 2022 году. Следовательно, принимать бумажные доверенности ФСС не будет уже с 1 января 2023 года.
Что делать, если срок действия бумажной доверенности заканчивается 31.08.23?
Данная доверенность действовать не будет. Требуется оформить МЧД и использовать её с 01.09.23.
Кто может оформить и подписать МЧД?
Оформить и подписать МЧД вправе только тот представитель организации, которому разрешено действовать от её имени без доверенности, то есть руководитель.
Можно ли получить МЧД без ЭП?
МЧД подтверждает полномочия при сдаче электронной отчётности. Если в организации не используется электронная подпись, значит, и в доверенности нет необходимости. М ЧД без ЭП руководителя считается недействительной.
В каких сервисах ФСС используется МЧД?
МЧД используется во всех сервисах Фонда социального страхования в случаях, когда электронную отчётность сдаёт уполномоченный работник организации. Обязательное применение — с 1 сентября 2023 года.
Можно ли получить электронную подпись бесплатно?
Бесплатно оформляется только электронная подпись руководителя. Для бюджетных учреждений её выдают в Управлении Федерального казначейства. Для коммерческих организаций в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц.
УЦ «Калуга Астрал» поможет с ускоренным выпуском квалифицированной ЭП юрлица и ИП. Для получения подписи рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ
. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в контролирующих органах и настройку рабочего места.
Создавать МЧД удобно с бесплатным сервисом «Астрал Доверенность»
. Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.
Как работать с машиночитаемой доверенностью для ФСС
Работа с МЧД ФСС происходит по следующей схеме:
- Создание файла в xml-формате в программе электронного документооборота.
- Подписание доверенности руководителем организации собственной квалифицированной ЭП.
- Использование МЧД при сдаче отчётности в ФСС доверенным лицом и подпись документов ЭП физлица.
Тарифы 1С-Отчетность + МЧД
Отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат, ФСРАР, РПН,
ФТС и ЦБ
Подпись на сотрудника выпускается бесплатно
Отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат, ФСРАР, РПН, ФТС и ЦБ для групп компаний
* Стоимость указана за одну компанию в рамках выбранного диапазона
Отправка отчетности в СФР
Подпись на сотрудника выпускается бесплатно
Отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат, ФСРАР, РПН
ФТС и ЦБ
Подпись на сотрудника выпускается бесплатно
Отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат, ФСРАР, РПН, ФТС и ЦБ для групп компаний (*количество, выбранное внизу*)
* Стоимость указана за одну компанию в рамках выбранного диапазона
Отправка отчетности в СФР
Подпись на сотрудника выпускается бесплатно
Правила внесения данных в бланк сведений
Порядок заполнения сведений о застрахованном лице допускает как бумажный, так и электронный вариант составления формы. Ведь подать документы в СФР на выплату пособий можно в электронном и в бумажном виде. Правда, бумажный вариант подходит не всем
.
Бумажный вариант
Какой ручкой заполнять сведения о застрахованном лице, если документ имеет бумажный формат?
Здесь инструкция по заполнению сведений о застрахованном лице не отличается оригинальностью и допускает классический вариант заполнения сведений черными или синими (фиолетовыми, голубыми) чернилами и желательно печатными буквами. Выходить за рамки клеточек недопустимо.
Электронный вариант
Здесь может быть много вариантов, в зависимости от того, через какую программу вы передаете сведения в СФР.
Можно передавать через СБИС сведения о застрахованном лице и все иные документы, можно заполнять сведения о застрахованном лице в 1С ЗУП. Также передают сведения о застрахованном лице в СФР через «1С:Предприятие».
Покажем, где находятся сведения о застрахованном лице в ЗУП. Отчетность и справки — Передача в ФСС сведений о пособиях.
Далее по кнопке СОЗДАТЬ
выбираем Сведения для реестра прямых выплат ФСС
.
Далее попадаем в форму, где в закладках можно ввести все те же данные, что включены в сведения о застрахованном лице.
МЧД — машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог бумажной доверенности на подписание документов в электронном виде. Файл доверенности содержит информацию о доверителе и уполномоченном лице, а также его полномочия. Машиночитаемая доверенность (МЧД) подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя.
С 1 марта 2022 августа 2023 года
по желанию можно использовать сертификат КЭП физического лица вместе,
с машиночитаемой доверенностью (МЧД)
До 31 августа 2023 года
работники используют сертификаты электронной подписи юридического лица,
в которых прописаны их личные данные и сведения об организации
С 1 сентября 2023 года
новая схема работы с электронной подписью. Машиночитаемая доверенность (МЧД) станет обязательной.
Работники организаций и уполномоченные представители должны использовать КЭП физлица вместе с МЧД. С электронной подписью работника юрлица разрешено работать до 1 сентября 2024 года, при условии, если её сертификат выдан до 31 августа 2023 года. Машиночитаемая доверенность при этом не нужна.
Схема работы ФСС с бумажной доверенностью
Сдавать отчётность в ФСС вправе только тот сотрудник, которому разрешено работать от имени организации без доверенности. К ним относится директор или учредитель. Чтобы работник фирмы мог предоставлять форму 4-ФСС в ведомство, ему оформляют доверенность. Бумагу заверяют нотариально и отправляют в Фонд социального страхования.
Загрузка зарегистрированного ранее МЧД
В открывшемся окне укажите Идентификатор доверенности
(GUID), выберите организацию и нажмите кнопку Загрузить
:
После успешной загрузки, доверенность появится в списке уведомлений.
Часто задаваемые вопросы
МЧД — это машиночитаемая доверенность на имя сотрудника организации, созданная
в электронном виде. Она необходима для подтверждения полномочий сотрудника
на подписание документов от имени организации
Машиночитаемую доверенность (МЧД) должен подписать руководитель организации или Индивидуальный предприниматель своей действующей электронной подписью
Создать МЧД можно на портале ФНС или в сервисах, в которых уже реализована такая возможность (например, 1С-Отчетность или Астрал Доверенность). Для формирования машиночитаемой доверенности в сервисе ФНС необходимо подготовить следующие данные:
- ИНН / КПП
- ОГРН
- Адрес
Данные подписанта — Руководителя
- ФИО
- СНИЛС
- ИНН
- Должность
- ФИО
- СНИЛС
- ИНН
- Паспортные данные
Затем зайти в сервис и выбрать «Создание xml-доверенности». Выбрать один из двух вариантов:
«B2B доверенность» — для взаимодействия с коммерческими организациями или «B2G доверенность» — для представления интересов перед федеральными органами исполнительной власти. Далее нужно заполнить форму и сформировать XLM файл.
Важно! В настоящее время не все государственные сервисы принимают МЧД от ФНС. Например, ФСС разработал свой формат машиночитаемой доверенности для взаимодействия со страхователями, с ним же работает Социальный Фонд России. Если вы не используете специальные сервисы, такие как 1С-Отчётность, перед отправкой МЧД в ведомство нужно убедиться, с каким форматом оно работает.
Если доверенность была сформирована в виде xml-файла, то руководитель организации сможет подписать её, используя специализированные сервисы (например, КриптоАрм). Часто возможность подписания машиночитаемой доверенности (МЧД) уже встроена в сервис (например, 1С-Отчетность или Астрал Доверенность)
Каждая электронная МЧД имеет свой идентификатор, по которому осуществляется
её поиск в общей базе. После отправки машиночитаемой доверенности получатель
проверяет актуальность документа
по нужному номеру
МЧД можно включать в пакет с документом, либо помещать на хранение в информационную систему, предназначенную для этого. Выбор системы зависит от получателя документа. Это может быть ИС определённого ФОИВ или ЕСИА. Также можно использовать любую систему, перечисленную в Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 224. Чтобы получатель понимал, в какой ИС искать машиночитаемую доверенность, отправитель может включить в электронный документ информацию о номере и дате совершения доверенности, а также ссылку на систему, где хранится МЧД.
Кроме того, ссылку можно включить не в документ, а в мета-данные, которые сопровождают документ
Если руководитель организации, руководитель филиала или руководитель представительства юрлица оформляет передоверие машиночитаемой доверенности (МЧД), то заверять её нотариально не требуется.
Передоверить без заверения у нотариуса можно только МЧД, в которой прописаны машиночитаемые полномочия, так как их можно сравнить с корневой доверенностью автоматически. Возможность передоверия МЧД с текстовыми полномочиями необходимо уточнять у нотариуса.
Передоверенная МЧД может храниться в ЦПРР и Единой автоматической системе Нотариата. Прекратит своё действие машиночитаемая доверенность автоматически, в случае отмены первоначальной МЧД.
В остальных случаях передоверия МЧД нужно нотариально заверять.
Чтобы отозвать машиночитаемую доверенность (МЧД) нужно составить заявление на отзыв и отправить его в информационную систему, где она хранится. После этого электронная доверенность перестаёт действовать.
Машиночитаемую доверенность отзывают раньше окончания срока действия, если:
- обязанности переданы другому сотруднику;
- уполномоченный работник уволен или переведён на другую должность.
В таких случаях директор организации или предприниматель составляют заявление на отзыв. Его отправляют в ту информационную систему, в которой хранится документ. У каждой информационной системы своя форма заявления
Заявление на отзыв подписывают КЭП доверителя.
Не обязательно отзывать машиночитаемую доверенность (МЧД), если была произведена смена паспортных данных представителя.
Комитет по финансовому рынку Государственной думы подготовил проект поправок в 63-ФЗ, который разработан совместно с органами власти, а также представителями бизнеса. Бизнесу следует ожидать следующие изменения:
- появится возможность передоверия МЧД для финансового рынка;
- коммерческие удостоверяющие центры смогут выдавать сертификаты проверки электронной подписи со сроком действия 15 лет;
- усилены требования к аккредитованным удостоверяющим центрам для поддержания сертификатов с долгосрочным действием. В частности, увеличатся требования к собственному капиталу УЦ;
- планируется выдача сертификатов КЭП на руководителя филиала иностранных организаций через удостоверяющий центр ФНС или доверенные УЦ ФНС России;
- признание электронных подписей иностранных государств на основании соглашения между хозяйствующими субъектами;
- сертификат КЭП работника юрлица будет действовать до окончания его срока, но не дольше 31.08.2024. Выпустить такие сертификаты необходимо до 31.08.2023;
- аккредитованные удостоверяющие центры смогут заключать договор с юридическими лицами на аутсорс по принятию документов от заявителей на выпуск сертификатов и проведения очной идентификации. Это расширяет и упрощает получение подписей физических лиц.
С 1 сентября 2023 года определённые ФОИВ будут работать с МЧД единого формата. Формат 003 согласован с Минцифры, ФНС, ЦБ, Федеральным казначейством и другими ведомствами. С такой машиночитаемой доверенностью можно будет сдавать отчётность в госорганы и вести взаимодействие с контрагентами. Образец документа представлен на Госуслугах
.
С 1 сентября 2023 года большинство ФОИВ не будут поддерживать формат МЧД 002. Он будет существовать, пока бизнес не перейдёт на 003. Специально искать доверенность нужного формата не требуется. Текущие сервисы поддерживают актуальный формат доверенности и обновляют его в соответствии с принятыми формами Цифровой платформы распределённого реестра.
Использовать старый формат нужно до полного перехода на универсальную машиночитаемую доверенность (МЧД). Параллельно рекомендовано начинать работать с 003. Преимущество нового формата МЧД в том, что он универсальный, поддерживает структуру нового классификатора, который спроектирован правительством.
Хранение МЧД осуществляется как в распределённом реестре ФНС, так и на узлах операторов ЭДО. Это значит, пользователь может пользоваться налоговой или специальными сервисами для работы с машиночитаемыми доверенностями. Также можно использовать любую систему, перечисленную в Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 224.
Существует четыре способа передачи машиночитаемой доверенности (МЧД) в ФНС:
- Портал Госуслуг — на сайте представлены актуальные форматы документа.
- Сайт ФНС — документ можно создать для сдачи налоговой отчётности на сайте, скачать xml, подписать, а потом загрузить доверенность в систему.
- Оператор ЭДО — порядок действий зависит от используемого сервиса.
- Нотариус — МЧД подписывают КЭП нотариуса и отправляют через единую информационную систему электронного нотариата.
Блокчейн — это технология распределённого реестра для шифрования и хранения данных. Информация хранится на компьютерах, которые объединяются в общую сеть.
ФНС России использует технологию блокчейн для обеспечения и поддержки работы бизнес-приложений, функционирующих на базе своей платформы. Формат МЧД 002 уже есть в блокчейне.
Применение машиночитаемой доверенности (МЧД) станет обязательным. Сертификаты КЭП сотрудников организаций продолжат действовать до конца срока своего действия, но не позднее 1 сентября 2024 года.
Коммерческие удостоверяющие центры могут выпускать сертификаты сотрудников юрлица только до 31 августа 2023 года. Если срок выдачи сертификата не позже 31 августа, то налоговая примет отчётность с такой подписью, если позже — откажет в приёме.
Групповая МЧД — это возможность регистрации доверенности в распределённом реестре на нескольких уполномоченных представителей. Пока такой документ создать нельзя.
Доверенность с несколькими представителями невозможна для МЧД формата B2G, но возможна для МЧД формата 002 и единого.
Если он появится, возникает вопрос: как и где отозвать полномочия только у одного поверенного, не отзывая всю машиночитаемую доверенность (МЧД). При этом в документе должны быть проставлены индивидуальные полномочия.
Что нужно будет сделать:
- В реестре МЧД создать заявление на отмену.
- Выбрать тип заявления «отказ представителя от полномочий».
- Заполнить и подписать заявление, направить на регистрацию.
- Система проверит заявку и проверит количество представителей.
Если представитель один, то обработка отказа от полномочий приведёт к прекращению действия доверенности. Это прописано Гражданским Кодексом. Если представителей несколько, и у них проставлены индивидуальные полномочия, то доверенность останется активной, а если полномочия указаны совместные, то доверенность отменится полностью. В событиях с МЧД запишется, что один из представителей отказался от полномочий. А в zip-файле с доверенностью, который вы скачиваете, также будет включено заявление об отказе от полномочий и подпись. У оператора ЭДО данная информация тоже должна отображаться вместе с датой отказа от полномочий. При подписании документов будет указано, что полномочия не подтверждены.
Смена руководителя не является поводом для прекращения машиночитаемой доверенности.
Отзывать все электронные доверенности не нужно. М ЧД выдаётся не руководителем, а юридическим лицом. Юрлицо при смене руководителя продолжает действовать.
При работе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) индивидуального предпринимателя иные правила. Если предприниматель закроет бизнес или наступит его смерть, то действие доверенности прекращается.
Да, если отчётность сдаётся в бумажном виде. Пользователям можно подписывать отчётность по бумажной доверенности.
Согласно 149-ФЗ, доверенность — это документ, который может создаваться как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Порядок работы, формат МЧД, классификатор полномочий и наличие КЭП регулируется законодательством. Для бумажных доверенностей ничего не поменялось, в том числе и при сдаче отчётности в налоговую. Важно помнить, что не все документы можно сдать в ФНС в бумажном виде. Для уполномоченных представителей, которые сейчас отправляют отчётность в ФНС по бумажной доверенности за юрлицо или ИП ничего не меняется.
Если у руководителя нет сертификата КЭП или срок его действия закончился, то можно выпустить МЧД через нотариуса. Нотариус создаст доверенность, подпишет её своей КЭП и отправит в ФНС.
Есть ключевая пара — открытый и закрытый ключ. Срок действия закрытого ключа остаётся прежним — максимум 15 месяцев. А срок действия сертификата проверки стал 15 лет.
То есть с помощью электронной подписи от ФНС предприниматель может заверять документы в течение 15 месяцев. А вот проверить легитимность этой КЭП можно будет в течение 15 лет с момента её выпуска.
Появится новый вид сертификатов КЭП — сертификат руководителя филиала. Он будет содержать сведения и полномочия о руководителе филиала. В первую очередь это будет сделано для представителей иностранных организаций*.
*Изменения вступят в силу в случае принятия законопроекта № 216859-8
Реестр архивных электронных доверенностей появится в распределённом реестре. В системе можно будет найти ранее выданные МЧД и истёкшим сроком действия.
Обезличенные КЭП используются для электронного взаимодействия. Подписание документа происходит внутри информационной системы (ИС) без участия человека. И С сама создаёт и проверяет подписи. Чтобы получить сертификат обезличенной квалифицированной электронной подписи, нужно подтвердить, что такая информационная система есть.
Например, пользователь купил продукт 1С. В лицензионном договоре содержится информация о том, что на основе этого программного продукта можно создать новую информационную систему у себя в компании. В организации издаётся приказ и основания о вводе ИС в промышленную эксплуатацию. Далее эти документы представляются в удостоверяющий центр ФНС. Количество обезличенных сертификатов КЭП, которые можно получить, равно количеству информационных систем.
Директор бюджетной организации получает сертификат КЭП в удостоверяющем центре Федерального казначейства. Руководитель финансовой организации в УЦ Центробанка. Для них порядок работы с машиночитаемой доверенностью (МЧД) не меняется. Законодательство действует для всех одинаково.
Доверенные лица удостоверяющего центра налоговой выдают только сертификаты, полученные от УЦ ФНС. Такие организации не могут выдавать сертификат КЭП с другими издателем.
Доверенные лица УЦ ФНС принимают заявление, проводят идентификацию и пересылают данные в удостоверяющий центр налоговой. У Ц ФНС создаёт сертификат КЭП, передаёт доверенному лицу и уже доверенное лицо выдаёт его заказчику. Само доверенное лицо УЦ ФНС может выпускать сертификат КЭП только для физических лиц.
КПП — это код причины постановки на учёт. У организации один ИНН и много КПП. Также КПП кодирует обособленное подразделение или филиал. Если делать МЧД от юрлица, то машиночитаемую доверенность переделывать не нужно.
Если доверенность выдаётся на филиал, или филиал делает передоверие, то используется КПП. Потому что обособленное подразделение можно определить только по связке ИНН и КПП. Соответственно, КПП у филиала не может поменяться. Если создаётся новый филиал, ему присваивается новый КПП.
Распределённый реестр ФНС уже поддерживает метку доверенного времени.
Субъекту нужно отправить запрос о прекращении обработки его персональных данных. Все машиночитаемые доверенности хранятся в ФНС, а 35 узлов являются посредниками и МЧД у себя не хранят. Они содержат только публичные сведения из реестра, где нет персональных данных. Вопрос о запросах на уничтожение персональных данных, хранящихся в МЧД, ФНС будет решать следующем году.
Вопрос актуальный для крупных клиентов. Такая возможность есть. Она необходима для выстраивания взаимодействия. Для этого компании нужно идти к любому из 35 владельцев узлов и интегрироваться с ними.
Для выпуска МЧД или электронных подписей работников и физических лиц рекомендуем воспользоваться интеграционным решением от Астрал. Платформа
. Сервис помогает организовать электронный документооборот с контрагентами и контролирующими органами.
Для чего нужна машиночитаемая доверенность (МЧД)
С помощью машиночитаемой доверенности (МЧД) сотрудники организации могут подписывать электронные документы от лица руководителя компании. Например, для сдачи отчётности в контролирующие органы.
Применение МЧД позволяет подтверждать полномочия представителя. В совокупности машиночитаемая доверенность (МЧД) и КЭП наделяет физическое лицо полномочиями для обмена электронными документами от имени компании. С их помощью работник может:
Сдавать отчётность в государственные органы — налоговая, СФР
Работать на государственных порталах — ЕГАИС, «Честный ЗНАК»
Вести электронный документооборот с контрагентами
Заверять любые другие документы, как и с обычной бумажной доверенностью
от руководителя организации
Требования к машиночитаемой доверенности для ФСС
Общий формат представления данных и требования к МЧД регулирует Приказ Министерства цифрового развития №857 от 18.08.21. Согласно документу, условия составления и применения доверенности следующие:
- создание и использование в xml-формате. Если информационная система не поддерживает автоматизированную обработку информации, для доверенности разрешено использовать формат PDF;
- заверение МЧД электронной подписью, которая соответствует форматам, указанным в приказе Минцифры №472 от 14.09.20 или xmldsig.
Как представить и отозвать доверенность
После оформления доверенности и удостоверения ее руководителем компании, ИП, гражданином либо нотариусом, представитель со своим паспортом должен представить ее в филиал фонда по месту нахождении организации. Сотрудник СФР сверит данные паспорта и доверенности, после чего представитель сможет выполнять возложенные на него полномочия.
Отзыв доверенности в случае прекращения полномочий представителя раньше срока действия доверенности производится тем же способом и в той же форме, что и сама доверенность.
Так, руководителю организации необходимо составить письмо в СФР с указанием, что действие доверенности, выданной конкретному представителю, прекращено. Письмо достаточно подписать и заверить печатью организации. Аналогичные действия выполняет ИП или гражданин.
Если доверенность заверялась у нотариуса, то и отмена ее происходит через этого нотариуса.
Примеры различных видов доверенностей представлены в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ
к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Как загрузить доверенность на портал СФР
Организации и индивидуальные предприниматели могут сдавать отчетность в ФСС в электронном варианте, используя авторизованный аккаунт на портале фонда. Для того чтобы представитель получил возможность загружать образы документов и отправлять их в ФСС через портал от имени представляемой организации или ИП, ему необходимо подтвердить полномочия доверенностью, также в электронном варианте.
Для того чтобы загрузить саму доверенность, представителю потребуется:
- иметь учетную запись на портале СФР
; - получить сертификат электронной подписи.
- В своем аккаунте нужно открыть вкладку «Форма-4 ФСС», в открывшемся меню выбрать вкладку «Уполномоченный». В нижнем правом углу меню появится кнопка «Добавить», при нажатии которой откроется дополнительное окно поиска.
- В окне поиска необходимо на выбор указать ЕГРН или ИНН представляемой организации или ИП, после чего нажать расположенную ниже кнопку «Искать». Из найденного системой списка нужно выбрать организацию, поставив в окне напротив ее названия галочку, и нажать кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу окна.
- После сохранения данных появится возможность загрузить доверенность. Для этого необходимо нажать кнопку с зеленой стрелкой в графе «Файл». После чего можно загрузить сам документ в электронном виде. Также в соответствующих окнах нужно указать срок действия доверенности, после чего щелкнуть кнопку «Сохранить».
- После выполнения всех перечисленных действий оригинал доверенности необходимо представить в ФСС для проверки данных паспорта и доверенности представителя и информации, указанной на портале. В случае успешной проверки в статусе представителя в окне представляемой организации цвет галочки изменится с красного на зеленый. После этого представитель может сдавать отчетность организации в электронной форме.
Сервисы, работающие с МЧД
1С-Отчетность
Сервис передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие»
Астрал Отчет 5.0
Онлайн-сервис для передачи отчетности
в контролирующие органы. Работайте в привычной системе учета. Без привязки к рабочему месту
Астрал Доверенность
Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности (МЧД), заполнить данные и подписать документ своей КЭП.
Кто может оформить МЧД
Выдать машиночитаемую доверенность (МЧД) своему сотруднику может только лицо, которое вправе действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя без доверенности, то есть индивидуальный предприниматель или директор компании. В ней указывают информацию о доверителе, о лице, которому передали полномочия, его обязанности, дату составления и срок действия документа. Присваивают идентификационный номер и подписывают КЭП руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Итоги
Форма «Сведения о застрахованном лице» утверждена приказом ФСС и применяется для получения пособий от СФР. Заполняется бланк единожды при поступлении на работу (если человек уже работает, то можно оформить их в любой момент до наступления страхового случая). Корректировать сведения придется, если в них произошли изменения. Не надо путать форму СФР со сведениями о застрахованных лицах, заполняемыми периодически в целях персонифицированного пенсионного учета в разделе 3 расчета по страховым взносам.
Отзыв МЧД
Когда доверенность успешно зарегистрируется, появится возможность её отозвать.
Откройте зарегистрированную МЧД и нажмите кнопку Отозвать
. В появившемся окне укажите причину отзыва, можно установить признак Отозвать зависимые доверенности (при наличии)
и нажмите кнопку Отправить
:
После регистрации заявления об отзыве статус МЧД изменится на Отозвано
.
Итоги
Составление доверенности в СФР не отнимет много времени. Тем не менее следует внимательно следить за тем, чтобы документ содержал актуальные данные и срок его действия не истек.