Формы ФСС
Электронный листок нетрудоспособности или, как ещё называют, электронный больничный лист стал официально действовать в России с середины 2017 года. По желанию застрахованного лица и с его письменного разрешения документ, свидетельствующий о временной нетрудоспособности, может быть оформлен медицинской организацией в электронном виде. Электронный больничный признаётся равнозначным бумажному больничному, а размер его оплаты не зависит от выбранной формы.
Технология оформления и выдачи электронных больничных не требует ни распечатывания документа, ни прямой пересылки его от медорганизации к работодателю. Взаимодействие работника, работодателя и медицинского учреждения происходит через информационную систему ФСС — ЕИИС «Соцстрах». В ней электронный больничный хранится от создания до закрытия.
Созданием больничного листа в электронном виде могут заниматься не только государственные поликлиники и больницы, но и частные, например – клиники, подключенные по ДМС.
Как оформить работнику
Какие этапы должны быть пройдены работником для получения им больничного в безбумажном формате?
Как упоминалось в начале, электронные больничные работники могут оформить только после подачи письменного заявления в медучреждение. Лечащий врач должен выдать работнику форму такого заявления, а он, в свою очередь, должен её заполнить. Заболевший информирует медорганизацию и о СНИЛС.
После «закрытия» врачом листа больничного (как он «выпишет» пациента), медорганизация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» больничный электронный и заполнит в нём свою часть. Работнику врач выдаст специальный талон, на котором будет номер электронного больничного листа. Больше работнику получать в медучреждении ничего не требуется – ни печатей, ни подписей.
Всё, что далее требуется от работника – это передать номер электронного больничного работодателю – в соответствующую службу, как правило, кадровую. Сам талон предоставлять не нужно.
Что должен сделать работодатель для начала работы
Переход на электронные листы нетрудоспособности для работодателя добровольный, никаких санкций за работу с этими документами только в бумажном варианте не предусмотрено.
Порядок подключения электронных больничных листов рассмотрим ниже.
Первое, что необходимо сделать – это заключить соглашение с ФСС о начале информационного взаимодействия.
Второе необходимое и обязательное действие – это купить усиленную квалифицированную электронную подпись. Затем установить на рабочие места сотрудников, которые будут работать с технологией электронного больничного, программу по проверке ЭП.
Удостоверяющий центр Такском предлагает различные электронные подписи, а том числе для документооборота B2G и сдачи отчётности в госорганы.
Третий шаг – это приобрести программное обеспечение, из которого сотрудники организации будут работать с этим электронным документом. Можно использовать как ПО, предоставляемое государством (например, личный кабинет страхователя ФСС), так и специальные бухгалтерские программы и сервисы. Такое ПО предоставляют многие операторы ЭДО. О решениях компании Такском для обмена данными и документами с ФСС в области электронных больничных расскажем чуть ниже.
Финальный шаг – проинформировать всех работников организации, что они могут начать запрашивать у врача в электронном виде больничный.
От работника получен номер электронного больничного листа
После того, как работодатель получил номер электронного листа больничного, он при помощи вышеупомянутого специализированного ПО должен найти лист в ЕИИС «Соцстрах».
После успешного результата поиска больничного его запрашивают у ФСС. В документе заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем». Электронный вариант больничного листа содержит те же графы, что печатный.
После заполнения на документ нужно поставить электронную подпись и сохранить его. Данные автоматически будет отправлены в ФСС и работодатель сможет произвести выплату по больничному. Такой порядок действует для регионов, ещё не перешедших на прямые выплаты из ФСС по пилотному проекту.
Кто должен оплатить больничный
Оплачивается больничный лист как работодателем, так и Фондом соцстраха. Зависит от того, находится ли первый на прямых выплатах или работает по зачётному принципу.
В первом случае первые 3 дня нетрудоспособности оплачивает работодатель, остальные дни – ФСС.
Во втором случае, при использовании зачётной системы, оплачивается больничный лист организацией в полном размере, ФСС возместит ей расходы после.
Как оплачивается электронный больничный лист
Оплата электронного больничного листа происходит точно так же, как и бумажного, на назначение пособия выбранный вариант не влияет.
Порядок оплаты электронных больничных листов следующий. Если организация находится в регионе РФ, в котором не реализуется пилотный проект «Прямые выплаты», то в срок до 10 дней с получения от сотрудника номера больничного работодатель назначает пособие. Он рассчитывает размер пособия и указывает в определённых графах документа. Сами выплаты по электронным больничным осуществляются с ближайшей зарплатой – то есть аналогично порядку оплаты больничных листов на бумаге.
Если работодатель находится в регионе, участвующем в пилотном проекте ФСС, то оплаты порядок немного изменяется. В срок до 5 дней работодатель обязан передать в ФСС данные о сотруднике, а в срок до 10 дней ФСС должен оплатить больничный.
Оплата электронного больничного листа
Помимо того, что нужно понимать, как оплачивается больничный лист, нужно также знать, как оплатить электронный больничный, какие формулы использовать? Напомним, как электронный больничный лист, так и бумажный, оплачиваются абсолютно одинаково.
Выплаты по больничным зависят от размера МРОТ, установленного в стране. Минимальная стоимость дня по больничному начинается от этой суммы.
Для тех работников, у кого официальный общий трудовой стаж более восьми лет, оплачивается больничный лист по стандартной формуле: средний заработок работника Х 24 месяца / 730 дней = стоимость одного дня заработка. Получается, что выплата производится как за отработанный день, то есть в 100-процентном размере.
Для подсчёта общей суммы выплаты достаточно умножить полученный среднедневной доход на количество дней, указанных в больничном.
Если трудовой стаж работника менее восьми лет, то в расчёте выплат по электронному больничному помогут специальные коэффициенты.
При стаже до шести месяцев стоимость одного дня больничного будет рассчитываться от размера установленного на год МРОТ.
При стаже от шести месяцев до пяти лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 60 % от рассчитанной средней стоимости одного дня.
При стаже от пяти до восьми лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 80 % от рассчитанной средней стоимости одного дня.
Что важно: если больничный выдан работнику в связи с профессиональным заболеванием, производственной травмой или в связи с беременностью и родами, то вышеуказанные коэффициенты не применяются. Оплачивается больничный в таких ситуациях в 100-процентном размере.
Средний заработок считается за два года, что предшествовали получению сотрудником больничного.
Что предлагает Такском для работы с электронными больничными листами
Документооборот по электронному больничному есть во всех решениях Такскома для отчётности, но остановимся на самом простом и легковесном веб-кабинете Онлайн-Спринтер. Он не требует установки дополнительных программ, вся работа происходит онлайн в браузере через защищённое соединение.
Работать с электронными больничными в сервисе совсем не сложно. Переходим в «Создание отчётности и документов», выбираем «ФСС», «Больничный».
Спринтер выдаст все формы документов для работы с электронными листами нетрудоспособности. При заполнении сервис обозначит поля, которые обязательны для заполнения. Система проверки на ошибки укажет на некорректно заполненные или пропущенные поля, и пользователь сможет вернуться к документу, чтобы исправить их, до отправки в контролирующий орган.
Помимо отчётности, в Спринтере есть функционал по электронному документообороту с контрагентами (B2B).
Отчётность для кадровика
Документооборот по электронному больничному — это часть кадрового документооборота в предприятии. Зачастую кадровикам приходится работать не только с больничными, но и с другой отчётностью — к примеру, в Пенсионный фонд. Не так давно появилась новая форма для отчёта в этот контролирующий орган — СЗВ-ТД.
Такском предлагает тариф «Кадровый», в который, помимо обмена электронными документами с ФСС (для заполнения электронных листов нетрудоспособности), входит обмен с ПФР (для сдачи отчётности СЗВ-ТД по электронным трудовым книжкам). В комплекте идёт также КЭП.
Узнать подробнее о кадровой отчётности и заказать тариф можно в специальном разделе сайта Такском.
Другие решения
Помимо облачных решений, функционал электронных больничных есть также в программных решениях Такскома. Доклайнер представляет собой ПО, устанавливаемое на компьютер. В числе плюсов данного софта – многопользовательский режим с разграничением прав доступа.
Можно отправлять отчётность и обмениваться документами с ФСС и напрямую из интерфейса привычной учётной системы благодаря решению компании 1С: Электронная отчётность. В нём также возможна одновременная работа нескольких пользователей в системе.
Сегодня в ходу и бумажный больничный лист, и электронный (ЭЛН). При этом число листков нетрудоспособности в электроне растет. Медицинские учреждения оснащаются специальными компьютерными программами, начинают пользоваться электронной подписью, налаживают информационный обмен с Фондом социального страхования (ФСС), что требуется для оформления ЭЛН.
Где и как найти работодателю больничный лист своего сотрудника
На сайте Фонда социального страхования. Для этого нужно:
После этого информация сразу же уйдет в ФСС, а на электронном больничном появится пометка «Заполнен работодателем».
На сайте Единой системы аутентификации и идентификации (ЕСИА), выполнив следующие действия:
На портале ЕИИС «Соцстрах»:
Как проверить подлинность электронного больничного
Подлинность листка нетрудоспособности проверяет обычно работодатель. Если он сформирован в электронном виде, нужно:
Проверить электронный больничный может и врач поликлиники.
Для этого он должен выполнить следующие действия:
Где и как посмотреть электронный больничный лист работнику
На сайте ФСС. Для этого необходимо:
найти вкладку «Электронные листы нетрудоспособности»;
На сайте «Госуслуги» следует:
Вот так можно увидеть все документы в электронном виде и начисленную по ним компенсацию.
Обращаем внимание! Бухгалтерия сможет получить доступ к электронному листу нетрудоспособности и предоставить компенсацию благодаря его номеру. Поэтому на приеме у врача при оформлении бюллетеня работник должен запомнить или записать этот уникальный двенадцатизначный набор цифр, генерируемый специальной программой.
Как узнать номер своего электронного больничного листа в том случае, если он потерян
Для того чтобы восстановить утерянный номер электронного листа нетрудоспособности, нужно попасть:
Работодателю на заметку! Обязанность обрабатывать электронные больничные листы еще не введена. И если бухгалтерия пока не работает с ЭЛН, об этом лучше предупредить трудовой коллектив. В том случае, если работник получит в медицинском учреждении ЭЛН, а работодатель не будет готов его обработать, первому придется возвращаться в медучреждение за бумажным больничным.
Добавить в «Нужное»
С 2022 года произошел полный переход на электронные листки нетрудоспособности – ЭЛН (за редким исключением). А есть ли какие-то особенности выплаты больничного пособия на основании электронного больничного? Об этом мы расскажем в нашей консультации.
Электронный больничный лист в 2023 году
Главное изменение 2023 года – замена ФСС и ПФР на Социальный фонд России (СФР). Функции двух внебюджетных фондов теперь выполняет один. И если раньше по поводу больничных организациям и ИП приходилось взаимодействовать с ФСС, то теперь – с Социальным фондом. Сразу оговоримся, что в некоторых нормативно-правовых актах, которые регулируют вопросы начисления и выплаты пособий, до сих пор фигурирует именно ФСС. При этом данные документы не отменены и продолжают действовать в части, не противоречащей Закону № 255-ФЗ (ч. 19, 20 ст. 18 Закона от 14.07.2022 N 236-ФЗ). Поэтому страхователи все так же должны на них опираться, в уме подставляя вместо ФСС или ПФР уже СФР.
Кроме того, с 2023 года право на получение пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством получили и граждане, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (на выполнение работ, оказание услуг, авторские договоры и некоторые другие). Но при условии, что в 2022 году за них были уплачены взносы на ВНиМ в размере не менее 4833,72 руб. Так что теперь заказчик по ГПД является страхователем, а нанятый по ГПД – застрахованным лицом. В целом порядок работы с ЭЛН для таких заказчиков аналогичен работе с ЭЛН обычных работодателей.
Напомним, что с 2022 года практически все листки нетрудоспособности стали электронными (ч. 6 ст. 13 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ; ч. 2, 3.1, 3.2 ст.59 Закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ). Исключение предусмотрено для лиц (ч. 28 ст. 13 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, далее – Закона N 255-ФЗ): 1) сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну; 2) в отношении которых реализуются меры государственной защиты. Очевидно, что речь идет не о простых работниках. ЭЛН не имеет никакой вещественной формы, на бумаге не оформляется. Поэтому если работнику обязательно нужны сведения о болезни на бумажном носителе, то медицинский работник сделает выписку из ЭЛН (ч. 7 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).
Порядок работы при открытии ЭЛН в 2023 году
Полный переход на ЭЛН в 2022 году означал подключение и работодателей, и медицинских организаций к СЭДО – системе социального электронного документооборота (п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства от 23.11.2021 N 2010, далее — Правил N 2010). Схему взаимодействия участников СЭДО рассмотрим на примере ЭЛН, оформленного в связи с болезнью работника (далее и работников, и нанятых по ГПД для простоты будем называть работниками, а работодателей и заказчиков по ГПД — работодателями): — работник обращается в медицинскую организацию, где ему открывают электронный больничный, который отображается в информационной системе СФР; — СФР на основании сведений, указанных в ЭЛН, определяет, кто является работодателем заболевшего. Для этого у СФР все есть, т.к. база ПФР теперь тоже относится к СФР; — СФР направляет работодателю, у которого заболел сотрудник, уведомление об открытом больничном (п. 19 Правил N 2010). В уведомлении должно быть указано: — ФИО заболевшего работника, его дата рождения и СНИЛС; — номер и статус ЭЛН – открыт. Далее при изменении статуса (закрыт, продлен, аннулирован) работодателю также будет приходить уведомление и работнику тоже – в его Личный кабинет на портале Госуслуг; — даты формирования и выдачи ЭЛН; — период нетрудоспособности и причины ее наступления; — номер нового ЭЛН при продлении; — дата выхода на работу при закрытии листка. То есть с 2022 года для получения пособия по больничному работник больше не передает в бухгалтерию бумажный больничный и не сообщает номер электронного. Информация об ЭЛН и без этого поступает к работодателю. А вот если не поступит, к примеру, по причине технического сбоя, тогда работник должен будет сообщить номер ЭЛН работодателю, чтобы запустить процедуру оплаты больничного по ранее действующей схеме (как в 2021 году). Узнать номер ЭЛН заболевший может либо непосредственно в медицинской организации, либо на портале Госуслуг (при наличии учетной записи), либо в Личном кабинете получателя услуг на сайте Социального фонда России (для входа также понадобится учетная запись от Госуслуг). Кстати, именно на портале Госуслуг впоследствии появится информация о назначении пособия Фондом. Благодаря этому выздоровевший сможет понять, когда пособие от СФР поступит ему на счет. Ведь нет назначения – нет выплаты. Поскольку даже при соблюдении законодательно установленных сроков и работодателем, и Фондом между датой закрытия больничного и датой перечисления пособия может пройти 13 рабочих дней, а в некоторых случаях и больше. Далее как раз поговорим о сроках.
Порядок работы при закрытии ЭЛН в 2023 году
Когда ЭЛН будет закрыт, СФР направит работодателю уведомление об этом. В ответ работодатель в течение 3 рабочих дней представляет сведения, необходимые для назначения пособия по временной нетрудоспособности, и оплачивает первые 3 дня болезни за свой счет в порядке, установленном для выплаты зарплаты (ч. 8 ст. 13, ч. 1 ст. 14.1 Закона N 255-ФЗ). Отметим, что передача указанных сведений в СФР – прямая обязанность работодателей (п. 2.1 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ). А за непредставление сведений в срок предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 5000 руб. (ч. 3 ст. 15.2 Закона N 255-ФЗ). Передать в СФР работодатель должен следующие данные (пп. «а» п.22 Правил N 2010): — страховой стаж работника на день начала болезни; — сумму выплат в пользу работника, на которую начислялись взносы на ВНиМ; — сведения о замене календарных лет, если работник написал соответствующее заявление; — районный коэффициент; — другие сведения, имеющие значения для расчета пособия (например, о том, что работник трудится на условиях неполного рабочего времени). А вот, передавать в СФР информацию о среднем дневном заработке и тем более о сумме пособия, которое должен выплатить Фонд, работодатель не должен. Он только сообщает исходные данные, необходимые для расчета. А математикой занимаются уже специалисты СФР.
Фонд в свою очередь рассчитает сумму пособия и перечислит ее на счет выздоровевшего работника в течение 10 рабочих дней (ч. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Если же в СФР поступят сведения не в полном объеме, то в течение 5 рабочих дней работодателю будет направлено извещение о предоставлении недостающих данных. И далее у работодателя будет опять же 5 рабочих дней, чтобы направить их в Социальный фонд (ч. 20 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).
Вообще, в планах Фонда уйти от такой схемы взаимодействия и определять сумму пособий исходя из сведений, полученных от налоговиков, а не от страхователей. Более того, Фонд сам будет предоставлять данные работодателям для расчета пособия за первые 3 дня болезни (ч. 4 ст. 14.1 Закона N 255-ФЗ). Но пока эта схема не реализована.
Рассчитывается и оплачивается электронный больничный точно так же, как ранее оплачивался бумажный листок нетрудоспособности.
Рассчитать сумму пособия по временной нетрудоспособности вы можете при помощи нашего Калькулятора.
Как проверить больничный через Госуслуги и в Личном кабинете СФР
С 2022 года всем заболевшим, ухаживающим за больными родственниками, а также беременным на поздних сроках оформляются электронные листки нетрудоспособности – ЭЛН (ч. 6 ст. 13 Закона от 29.12.2006 N далее – Закона N Больничные на бумаге врачи выдают в единичных случаях (ч. 28 ст. 13 Закона N И если раньше на заре ввода ЭЛН в оборот можно было услышать совет от доктора, что лучше записать номер электронного больничного, а потом сообщить его работодателю, то сегодня в этом нет никакой необходимости. По крайней мере, если у человека есть подтвержденная запись на Госуслугах.
О том, как работнику оплачивается больничный лист, можно прочитать в Готовом решении, получив бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс.
Электронный листок нетрудоспособности
При оформлении ЭЛН в медицинской организации сведения о нем автоматически попадают в систему «Социального электронного документооборота» и передаются в СФР. При этом в больничном не указывается место работы пациента и тип занятости — эти данные есть у Фонда. Затем СФР направляет уведомление об открытии ЭЛН работодателю или работодателям, если их несколько Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 N 2010). Соответственно, если у работника несколько мест работы и на каждом из них он вправе получить пособие по больничному, то выплатить эти пособия должны будут на основании одного ЭЛН.
полного перехода на ЭЛН пациенты больше не должны подписывать согласие на оформление электронного больничного. От них нужен только СНИЛС.
Пациенту на руки по умолчанию никакие бумажные документы не выдаются. По желанию заболевшего в медицинской организации могут оформить выписку из больничного.
Как найти и посмотреть ЭЛН через госуслуги
По каждому больничному на портале хранится определенный набор информации: когда он был выдан, период и причина нетрудоспособности, количество рабочих дней нетрудоспособности, должность и ФИО врача, оформившего ЭЛН, сведения о медицинской организации, о работодателе и т.д. Но в полном объеме информация появится только после закрытия больничного и даже выплаты пособия. А до того заболевший будет получать уведомления о смене статуса больничного. Вообще, от момента оформления ЭЛН до получения пособия работнику приходит довольно много сообщений на Госуслугах.
Уведомление об ЭЛН и изменении его статуса. Сообщение от СФР об открытии ЭЛН приходит, как правило, не позднее следующего рабочего дня. В нем указывается:
Если в следующий раз при посещении врача больничный лист вам продлят, то придет уведомление и об этом с аналогичным набором сведений. А если закроют, то тоже придет уведомление, но вместо периода нетрудоспособности в нем будет указана дата выхода на работу. Об аннулировании ЭЛН сообщают в таком же порядке.
Уведомление о поступлении информации от работодателя о необходимости осуществления выплаты. Получив информацию о закрытии больничного, Фонд делает запрос работодателю выздоровевшего работника о предоставлении сведений, необходимых для расчета пособия. По Закону у работодателя есть на это 3 рабочих дня (ч. 8 ст. 13 Закона N Так вот, когда эти сведения Фонд получит, вам придет соответствующее уведомление. Внутри письма будут указаны:
Уведомление о направлении документа на оплату. Затем СФР проверит сведения, полученные работодателем, и, если у Фонда никаких вопросов не возникнет, он отправит документы на оплату. А работник получит об этом уведомление.
Уведомление об успешном проведении выплаты пособия. Это последнее и самое приятное сообщение от СФР, которое свидетельствует о перечислении денег работнику. В тексте письма помимо типа выплаты и периода, за который она начислена, будут так же указаны суммовые показатели:
То есть сегодня очень удобно отслеживать через Госуслуги, что происходит с вашим больничным.
Как проверить электронный больничный через Личный кабинет СФР
В первой вы увидите реестр своих больничных. Самый поздний будет верхним в списке. Щелкнув на конкретный ЭЛН, можно узнать все необходимые данные о нем.
В «Основных сведениях» будут указаны:
На вкладке «Медицинская организация» отражается ее наименование, адрес организации, ОГРН / даты освобождения от работы, ФИО врача и его должность, дата выхода на работу.
На вкладке «МСЭ / Санаторий / Стационар» сведения появятся, если заболевший был направлен в бюро медико-социальной экспертизы для прохождения освидетельствования или пребывал в санатории либо в стационаре.
Крайняя правая вкладка – «История изменения статусов». В ней отображаются статусы больничного. Стандартно их там будет 2 или 3 – открыт, продлен, закрыт. Кстати, если ЭЛН был аннулирован, то в Личном кабинете СФР он может вообще не отображаться. То есть медорганизация сведения о таком больничном может вовсе не передать в Фонд.
Вернемся к вкладке «Пособия и выплаты», которую можно открыть с главной страницы Личного кабинета. Здесь во вкладке «Сведения по застрахованному» указывается, когда ЭЛН был принят в СФР и когда он был представлен работодателю заболевшего. Кроме того, приводятся данные:
Во вкладке «Данные для расчета пособия» отражаются:
Эти же сведения есть во вкладке «Расчет пособия». Здесь указывается период оплаты и общая сумма оплаты.
Во вкладке «История изменения статусов» показываются статусы ЭЛН с указанием дат, когда это произошло. Например, «Поступил реестр документов от страхователя (работодателя)» или «Платеж выплачен».
Таким образом, на портале СФР также есть все сведения о прохождении вашего больничного каждого последующего этапа – от открытия до выплаты пособия.
Что делать, если не приходит больничное пособие
Причины могут быть разные. В первую очередь надо проверить, все ли знают о вашем ЭЛН. Медицинская организация должна сообщить о нем СФР, Фонд должен уведомить вашего работодателя, работодатель должен предоставить в СФР сведения для расчета пособия. Все эти ходы записываются, как говорится.
Если с коммуникациями между действующими лицами все хорошо, и вы нашли тому подтверждение, нужно проверить банковские реквизиты. Они есть в Личном кабинете СФР. Возможно, ошибка кроется в них и деньги перечислили не туда.
Кроме того, проверить статус больничного можно в приложении «Социальный навигатор».
Рассчитать сумму больничного пособия можно, воспользовавшись нашим онлайн Калькулятором.