Из нашей статьи вы узнаете:
Одно из самых значимых изменений в отчётности — форму 4-ФСС в 2023 году не сдают. На смену целому ряду отчётов по застрахованным лицам пришёл новый отчёт, поэтому сдача 4-ФСС в 2023 году невозможна.
С 1 января 2023 года ПФР и ФСС стали единым Социальным фондом. В связи с этим изменились тарифы страховых взносов и правила сдачи отчётности по застрахованным лицам.
Как и во многих других отчётах, в форме 4-ФСС в 2023 году изменения были радикальными. Отчёты СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3 объединились в сводной форме — ЕФС-1. Старая форма 4-ФСС в 2023 году стала разделом 2 нового отчёта.
Раздел 2 заполняют следующие категории страхователей:
Исключение составляют организации и ИП на Автоматизированной Упрощённой системе налогообложения — АУСН. Они освобождены от сдачи отчётности по взносам «на травматизм».
Раздел 2 формы ЕФС-1 состоит из следующих подразделов:
Подразделы 2.1 и 2.3 обязаны заполнять все работодатели, а вот подразделы 2.1.1 и 2.2 заполняются только в том случае, если для них есть показатели.
Раздел 2 сдаётся ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за истёкшим кварталом. Если деятельность в отчётном периоде не велась, необходимо сдать нулевой отчёт.
Подробнее о форме ЕФС-1 и другой отчётности, которая сдаётся в Социальный фонд России, читайте в нашей статье «Отчётность в СФР».
Для новой формы действует такое же правило, как и для старых отчётов в Пенсионный фонд: её можно сдать на бумаге, если среднесписочная численность застрахованных лиц не превышает 10 человек. От работодателей, у которых больше сотрудников, СФР принимает отчётность только в электронном виде.
Сдать отчётность в СФР вовремя и без ошибок поможет один из сервисов от «Калуга Астрал», предназначенных для сдачи электронной отчётности. « Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Форма 4-ФСС — это обязательный расчёт по взносам на страхование сотрудников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В нём же указывают данные о пособиях при травмах, о медосмотрах и специальной оценке рабочих мест.
4-ФСС сдают ИП и организации, которые начисляют выплаты работникам по трудовым договорам или договорам ГПХ. Для предпринимателей без сотрудников сдача 4-ФСС обязательна, если они платят добровольные взносы за себя же.
Работодатель делает взносы и отчитывается за сотрудников на ГПХ, если договор предусматривает страхование исполнителя.
Отчёт нужно направить в территориальное отделение ФСС:
Отчёт 4-ФСС подаётся 4 раза в год: по окончании первого квартала, полугодия, девятимесячного периода и года. Срок сдачи формы зависит от вида, в котором она подаётся. Он же, в свою очередь, зависит от количества застрахованных лиц:
Новая отчётность в ФСС в 2022 году
С 1 января 2022 года у работодателей появилась новая обязанность — передавать в ФСС сведения о застрахованных лицах в следующих случаях:
В связи с этим новая обязанность появилась и у работников: они должны своевременно сообщать работодателю об изменении указанных ранее сведений.
Такие нормы содержатся в п.13 и п. 14 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ в ред. Федерального закона № 126-ФЗ от 30 апреля 2021 года.
Порядок сдачи отчётности в ФСС
В ФСС сдают отчёт по форме 4-ФСС и подтверждение основного вида экономической деятельности — ПОВЭД.
В документе по форме 4-ФСС содержатся сведения о размере взносов по временной нетрудоспособности, в связи с материнством, а также по травматизму. Этот отчёт обязателен, даже если работодатель не выплачивал страховые взносы в отчётном периоде.
ПОВЭД — это справка с подтверждением основного вида экономической деятельности. На основании сведений из этой справки ФСС определяет тариф взносов.
Фонд социального страхования установил единый регламент, по которому должны приниматься отчётные формы по страховым взносам. Эти правила были утверждены приказом ФСС от 22 мая 2019 года №265 и вступили в силу 8 сентября 2019 года. Приказом также был установлен порядок взаимодействия работодателя с ФСС. Согласно приказу, отчётность по страховым взносам можно сдать:
Отчётность допускается подавать в бумажном или электронном виде. Если штат сотрудников более 10 человек, сдавать отчётность можно только через интернет с помощью оператора ЭДО или через портал ФСС. Если у работодателя 10 или менее сотрудников, можно сдать отчёт ФСС на бумажном носителе.
Чтобы сдавать отчёты по форме 4-ФСС нужно:
Оформить на руководителя или его уполномоченного представителя квалифицированную ЭП
её сертификат потребуется для подтверждения документов.
Установить на ПК
криптопровайдер для работы с ЭП, например CryptoPro.
Процесс передачи отчётности в Фонд соцстрахования можно условно разделить на несколько этапов:
отправка отчётных документов
подтверждение от оператора ЭДО статуса отправленного отчёта
форматный контроль — отчёт и ЭП проверяются на соответствие формату
проверка отчёта на логические ошибки
Проверка отчётных документов может занять до 48 часов. Дата подачи отчётности указывается в квитанции.
Если на этапе проверки отчётных документов обнаруживается несоответствие, отчёт необходимо подать повторно. Если ошибка была логической, например, в случае неверных расчётов, документ принимается, но страхователь обязан отправить Фонду корректировку.
Штраф за несвоевременную сдачу 4-ФСС
За нарушение сроков сдачи 4-ФСС организацию могут привлечь к ответственности по ст. 26.30 Федерального закона от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ.
Штраф составит 5% от суммы взносов, начисленной за последние три месяца отчётного или расчётного периода, за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для подачи расчёта. При этом штраф не должен превышать 30% этой суммы и быть меньше 1 000 рублей.
Кроме этого, за нарушение порядка сдачи отчётности, например, если численность сотрудников на предприятии больше 25 человек, но отчёт сдали в бумажном виде — предусмотрен штраф 200 рублей.
Заполнить и сдать форму 4-ФСС в электронном виде поможет 1С-Отчетность. Сервис подскажет, как заполнить строки формы и проверит отчет на ошибки.
Когда работодатель должен подать сведения о сотрудниках
При приёме на работу и при увольнении сотрудника работодатель должен в течение 3 дней предоставить в ФСС сведения о нём. Сроки сдачи отчётности о сотрудниках, которые уже работают в организации на 1 января 2022 года, пока не установлены. Региональные отделения ФСС рекомендуют сдавать отчётность по таким сотрудникам поэтапно, с приоритетом в отношении женщин, находящихся или планирующих отпуск по беременности и родам и (или) отпуск по уходу за ребёнком.
Помимо новой отчётности, работодатели по-прежнему сдают в соцстрах расчёт 4-ФСС по взносам на страхование сотрудников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Подробно о сдаче этого отчёта в 2022 году мы рассказывали в статье «4-ФСС в 2022 году: заполнение и сроки подачи». Отчётность в ФСС в 2023 году не сдают.
Шлюз ФСС для сдачи отчётности
Сдавать электронную отчётность по форме 4-ФСС можно непосредственно на портале Фонда. Для этого ФСС разработал специальный сервис — шлюз приёма расчёта по 4-ФСС. Он предназначен для приёма документов с электронной подписью (ЭП) от страхователей, зарегистрированных в ФСС и имеющих возможность использования ЭП. Кроме того, на портале предусмотрена проверка отчётности ФСС. Чтобы получить информацию об отчётном документе, пользователю необходимо указать идентификатор файла в соответствующее поле.
Как подать новый отчёт в ФСС о застрахованных лицах 2022
Сдача отчётов ФСС в 2022 году возможна на бумаге и в электронной форме. Сдавать отчёты в ФСС за 2023 год не требуется.
Согласно п. 13 ст. 13 255-ФЗ, сведения о работниках можно заполнять и направлять в фонд как в бумажном, так и в электронном виде. Ограничений по численности сотрудников нет.
А для расчёта 4-ФСС есть ограничения. Сдавать этот отчёт в фсс с 1 января 2022 года на бумаге можно только в том случае, если в штате работает не более 10 сотрудников. В противном случае нужно подать электронную форму.
Что будет, если опоздать с отчётом
Размеры штрафов за нарушения, допущенные при передаче в ФСС сведений, необходимых для выплаты декретных и пособий по болезни, приведены в статье 15.2 Закона № 255-ФЗ.
Отказ направить документы в ходе проверки полноты и достоверности сведений, переданных страхователем в фонд дня назначения пособия
200 рублей за каждый несданный документ.
Передача недостоверных сведений и документов (либо их сокрытие), повлекшее излишнюю выплату пособия
20% излишне понесённых фондом расходов — максимум 5 000 рублей, минимум 1 000 рублей.
Нарушение срока подачи сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия
5 000 рублей.
Сдавайте любую отчётность в электронном виде с веб-сервисом «Астрал Отчёт 5.0». « Умный» редактор отчётов поможет правильно заполнить все необходимые таблицы и проверит документы перед отправкой. Чтобы начать пользоваться системой, оставьте заявку — наши специалисты свяжутся с вами для консультации по подключению.
Сроки, штрафы, онлайн подача
Обратите внимание! С 2023 года вместо ФСС и ПФР действует объединённый Социальный фонд России. Все компании и ИП теперь обязаны сдавать отчётность в СФР. Вместо форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3 необходимо заполнять новый отчёт ЕФС-1. Также изменился порядок выплаты пособий по временной нетрудоспособности, беременности и рождению ребёнка.
ИП и организации с работниками выплачивают страховые взносы за сотрудников, которые подлежат обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. По этим взносам работодатели обязаны отчитываться перед Фондом социального страхования РФ.
Кроме того, отчётность в ФСС в 2022 году пополнилась новым отчётом. Теперь работодатели должны передавать в Фонд социального страхования сведения о сотрудниках. Отчётность в ФСС за 2023 год сдавать не нужно.
Отчёт 4-ФСС обязаны представлять юрлица и ИП, которые начисляют взносы на травматизм за своих сотрудников по трудовому или гражданско-правовому договору, а также физлица, у которых есть официальный помощник, нанятый по трудовому договору (водитель, няня, личный повар и тому подобное). Сдавать этот отчёт в ФСС за 2023 год не требуется.
Ошибка 508 при сдаче отчёта 4-ФСС
Наиболее распространённый циферный код ошибки в протоколе проверки формы 4-ФСС — 508. Ошибка означает, что расчёт не прошёл форматно-логический контроль. Как правило, это связано с недочётами технического характера. В случае её возникновения считается, что отчёт не был сдан. Такой отчёт нуждается в доработке и повторной сдаче.
Чтобы устранить ошибку, необходимо обновить бухгалтерскую систему и убедиться в отсутствии неточностей в отчёте.
Сроки сдачи 4-ФСС в 2022 году
Крайняя дата представления формы в электронном виде — 25 число месяца, следующего за отчётным кварталом, в бумажном виде — 20 число.
Новая форма 4-ФСС 2022
С 11 июня 2022 года действует новая форма расчёта 4-ФСС, утверждённая Приказом ФСС от 14 марта 2022 года № 80. Отчёт состоит из титульника и пяти таблиц.
Главные изменения связаны с окончательным переходом на прямые выплаты. Из новой формы убрали графы, строки и таблицы, в которых раньше работодатели отражали свои расходы на выплату пособий по соцстрахованию от несчастных случаев и профзаболеваний. Есть и структурные изменения.
Рассмотрим подробнее, что изменилось в новой форме 4-ФСС.
Титульный лист
Появился новый показатель «Численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения». В новой графе указывают численность сотрудников, получивших доходы от работодателя. Показатель берётся на конец отчётного периода.
Кроме этого, на первом листе по-прежнему заполняются такие поля:
В нижнем блоке справа страхователь подтверждает верность внесённых сведений, ставит свою подпись и указывает дату. Тут нужно отразить:
Таблица 1
Теперь она называется «Расчёт сумм страховых взносов» (раньше — «Расчёт базы для начисления взносов»).
Из таблицы 1 исключили строку 8 «Дата установления надбавки», но добавили строку 9 «Исчислено страховых взносов» — в ней указываются суммы исчисленных страховых взносов, ранее попадавших в таблицу 2.
Строки 1-4 заполняются суммарно за период и с разбивкой за каждый из трёх последних месяцев. В них нужно указать:
В строках 5-9 рассчитывается страховой тариф:
Раньше эта таблица называлась «Раздел СКЕ/ИФ».
Эту таблицу заполняют те страхователи, деятельность «обособок» и структурных подразделений которых отличается от основной. Такие подразделения называются самостоятельными классификационными единицами (СКЕ), им устанавливается свой тариф взносов от НС и ПЗ.
В строку «Основной ВЭД» включаются данные, которые относятся к части деятельности, не выделенной в самостоятельную классификационную единицу (СКЕ). А во второй и последующих строках — данные по СКЕ.
Появилась итоговая строка «Всего», где суммируются значения по всем строкам соответствующих граф.
Базу для исчисления страховых взносов нужно указывать с начала расчётного (графы 9, 10) и на начало отчётного периода (графы 11, 12).
Таблица 2
Таблицей 2 стала прежняя таблица 1.1. Её заполняют, если в течение периода страхователь направлял своих сотрудников в другие компании. В таблице 2 отражают данные, которые нужны для расчёта взносов за них. По строкам вносятся сведения по каждому субъекту, куда направлялись работники.
В таблице 2 появились четыре новые колонки: КПП принимающей стороны, численность переведённых работников-инвалидов, скидка к страховому тарифу, надбавка к страховому тарифу.
Старой таблицы 2 «Расчёты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», куда вносилась информация об уплаченных взносах, больше нет.
Таблица 3
В эту таблицу включают данные о численности персонала, пострадавшего от несчастных случаев. Раньше они включались в таблицу 4. Состав сведений не изменился.
В строках нужно отразить:
Таблица 4
В таблице 4 отражаются сведения о СОУТ и медосмотрах из таблицы 5 старой формы. Появились дополнительные колонки для отражения результатов СОУТ с классами вредности 1 и 2. Класс 3 разбили на подклассы.
В таблице 4 теперь необходимо отражать численность всех сотрудников, подлежащих медосмотрам и прошедших их, а не только «вредников», как раньше.
Таблицу 5 из новой формы убрали.
Какие сведения передаются в ФСС
Информацию, которую работодатели должны направлять в ФСС, условно можно разделить на две группы: сведения для заполнения больничного листа и анкетные данные сотрудников.
Порядок передачи сведений для заполнения больничного закреплён в Постановлении Правительства РФ от 23.11.21 № 2010. В перечень необходимых данных входят: страховой стаж; сумму выплат, облагаемых взносами на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; районный коэффициент (при наличии) и др.
Эти сведения работодатель размещает в системе «Соцстрах» и заверяет УКЭП. После этого информация направляется в фонд.
Разместить сведения нужно не позднее трёх рабочих дней с даты поступления информации о закрытом больничном.
Анкетные данные сотрудников — это их личная информация: ФИО, реквизиты документов, адрес, номер телефона и т.д.
Для передачи анкетных данных в 2022 году утверждена форма «Сведения о застрахованном лице» (Приказ ФСС от 4 февраля 2021 года № 26, Приложение № 2). Форма содержит 7 разделов:
Завершается форма сведений о застрахованном лице контактными данными работодателя и работника (с указанием номера его телефона, даты заполнения формы, личной подписи), а также отметкой о согласии работника на передачу его данных в ФСС.
Если изменений в ранее представленных сведениях о сотрудниках нет, то подавать нулевой отчёт не нужно.
А вот по форме 4-ФСС всё равно придётся отчитаться, даже если деятельность не велась и выплат не было. Подробнее об этом читайте в статье «Нулевой отчёт в ФСС».