Формы ФСС На какие нюансы обратить внимание бухгалтеру при оплате длительного больничного
Длительный больничный – оплата такого листка нетрудоспособности имеет ряд нюансов, связанных как с правилами выдачи самих больничных листов, так и с максимальной продолжительностью оплаты пособий по разным причинам нетрудоспособности. Об этих нюансах пойдет речь в статье.
Иллюстрация: Ron Lach/pexels
Правила продления больничного листа на срок более полумесяца
Лечащий врач вправе выдать больничный лист не более чем на 15 дней. Если для выздоровления физлица этого срока недостаточно, то продление периода нетрудоспособности возможно по решению врачебной комиссии. Максимальный срок единовременного продления также не превышает 15 дней.
Врачи, состоящие в комиссии, в обязательном порядке должны пройти профильное обучение для проведения медицинской экспертизы такого характера.
Максимальный срок, на который может выдать больничный лист лечащий врач, – 15 дней, а для тех, которые выдает фельдшер или стоматолог, – 10 дней.
Если меняется лечебное учреждение в рамках одного страхового случая, то срок исчисления допустимой продолжительности все равно начинается с первого дня наступления заболевания, а не с первого дня наблюдения в новом медучреждении. Такое разъяснение приведено в письме ФСС от 08.04.2013 № 15-03-11/12-3453. В этом же письме соцстрах напоминает, что неявка заболевшего физлица на плановый осмотр лечащим врачом может привести к снижению размера пособия по болезни.
Сейчас работодатель оплачивает только первые 3 дня больничного. Остальное напрямую работнику платит ФСС.
При этом с 2022 года больничные формируются только в электронном виде.
Максимальная продолжительность периода нетрудоспособности, связанной с бытовой травмой или заболеванием, в 2022-2023 годах
Максимальная продолжительность больничного листа определяется с учетом медицинских показаний и клинических прогнозов. Согласно п. 4 ст. 59 закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» от 21.11.2011 № 323-ФЗ и п. 34 Порядка выдачи больничных, утвержденного приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, если у заболевшего есть все предпосылки для потери трудоспособности, его не позднее чем через четыре месяца после начала нетрудоспособности направляют на медико-социальную экспертизу.
Больничный лист при установлении инвалидности
Если по итогам врачебной экспертизы будет признана инвалидность физлица, то окончание больничного наступит накануне регистрации документов для медико-социальной экспертизы.
В бланке больничного листа должна быть заполнена графа «Дата регистрации документов в бюро МСЭ». Если при этом есть отметка в графе «Установлена/изменена группа инвалидности», то датой установления инвалидности считается как раз дата регистрации документов в МСЭ, поэтому за этот день физлицо уже имеет право на получение пособия по инвалидности, а пособие по нетрудоспособности за этот день не начисляется.
Но если инвалидность не препятствует трудовой деятельности физлица, то за ним сохраняется право на все социальные гарантии, предусмотренные ТК, в том числе и право на оплату больничных листов. В этом случае ему выдается новый листок нетрудоспособности для предоставления по месту работы.
При этом как бы долго сотрудник-инвалид ни находился на больничном, п. 3 ст. 6 закона «О социальном страховании» от 29.12.2006 № 255-ФЗ предусматривает максимальную продолжительность оплачиваемого листка нетрудоспособности – четыре идущих подряд месяца или пять месяцев в календарном году.
Длительный больничный при благоприятном трудовом прогнозе врачебной комиссии
Но если врачебная комиссия определяет заболевание как поддающееся лечению и ожидает возвращения полной трудоспособности, то максимальная продолжительность больничного может быть до 10 месяцев, а в некоторых случаях и до года. При этом необходимо не реже чем каждые 15 дней продлевать больничный, также по решению комиссии. Об этом говорится в п. 22 Порядка выдачи больничных.
Вместе с тем существует судебная практика, где за физлицом признается право на получение пособия по болезни, даже если медицинское учреждение нарушило правила выдачи больничных и по истечении 10 месяцев не провело медэкспертизу (например, апелляционное определение Тверского областного суда от 27.03.2015 № 33-590). В данном случае обязанность по выплате пособия суд возложил на работодателя. Но возмещение таких больничных листов из ФСС останется спорным.
Соцстрах может предъявлять иски в адрес медучреждений для возмещения ущерба, если ему пришлось возмещать расходы по больничным, оформленным неверно или оформленными учреждениями без соответствующей лицензии. Об этом говорится в подп. 6 п. 1 ст. 4.2 закона 255-ФЗ.
Суды (см., например, постановление Президиума ВАС от 11.12.2012 № 10605/12 по делу № А33-11561/2011) отмечают, что работодатель не в состоянии проверить правомерность выдачи больничного листа его сотруднику, но вместе с тем положения Трудового кодекса его обязывают оплатить листки нетрудоспособности. Поэтому соцстрах также обязан возмещать расходы по спорным больничным, но впоследствии может предъявить расходы на возмещение пособий медучреждению.
Особенности оформления больничных при продлении или при переводе в другое медицинское учреждение
Нельзя признать недействительным больничный лист, если в нем не стоит печать медучреждения при оформлении продолжения. Порядком выдачи больничных однозначно не определено, необходима ли печать при продлении листка нетрудоспособности, если лицо наблюдается в одном и том же медицинском учреждении.
Форма бланка больничного предусматривает место для печати в двух местах: напротив графы «Дата выдачи» и напротив граф «Приступить к работе» и «Выдан листок нетрудоспособности (продолжение) №».
Однако соцстрах поясняет правила простановки печатей в больничных листах лишь в тех случаях, когда физлицо переводится в другое медицинское учреждение для продолжения лечения. В п. 4 письма ФСС от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605 соцстрах пишет, что закрывает больничный, предшествующий переводу, новое медицинское учреждение.
Это значит, что именно оно ставит свою печать, заверяя графу с номером выданного продолжения больничного.
Максимальная продолжительность оплаты по больничным листам
Не всегда по длительным больничным соцстрах компенсирует выплату пособий по нетрудоспособности в полном объеме. В ст. 6 закона 255-ФЗ рассмотрены различные случаи, для которых устанавливается разная продолжительность периода оплаты больничного:
Не всегда код причины нетрудоспособности, проставленный в соответствующей графе, поможет точно определить максимальную продолжительность оплаты пособия. Обычно нужна некоторая дополнительная информация. Но все-таки некоторые случаи понятны и из данного кода.
При возникновении сомнений для определения максимальной оплаты по больничному можно обратиться в медучреждение, выдавшее документ, с запросом о разъяснении нюансов по конкретному листку нетрудоспособности.
Нюансы оплаты длительных больничных
В течение одного страхового случая может быть выдано несколько листков нетрудоспособности. При этом на протяжении заболевания могут меняться коды заболевания и даже лечебные учреждения, но если соблюдены все правила выдачи продолжений больничных листов, то все эти листы относятся к одному страховому случаю. Об этом соцстрах пишет в письме от 18.08.2004 № 02-18/11-5676.
Для определения пособия по такому случаю нетрудоспособности будет применяться средний заработок, рассчитанный на дату начала заболевания. То же самое касается страхового стажа. Даже если в течение периода длительной нетрудоспособности страховой стаж пересекает границу, за которой увеличивается процент оплаты от среднего заработка, увеличить пособие физлица не получится, т. к. для определения процента используется стаж по состоянию на дату открытия первого больничного листка.
Следует обращать внимание, чтобы в листках нетрудоспособности в рамках одного заболевания стояла отметка о том, что листки следуют друг за другом. То есть на каждом следующем по сроку больничном в графе «Продолжение листка нетрудоспособности №» должна быть отсылка к предыдущему документу. В противном случае, даже если дело касается одного заболевания, больничные будут относиться к разным страховым случаям и по каждому документу придется оплачивать три дня за счет средств работодателя.
Итоги
Оплата длительного больничного листа зависит от причины нетрудоспособности. Законодатели установили ряд ограничений в зависимости от категории заболевшего и вида самого заболевания. Кроме того, есть ограничения по продолжительности больничных, которые выдает медицинское учреждение.
Но ошибка, допущенная лечебным учреждением при выдаче больничного, в том числе и при определении его максимальной продолжительности, не является препятствием для оплаты пособия по болезни работодателем. Хотя есть вероятность, что право на возмещение таких пособий из ФСС придется отстаивать в судебном порядке.
Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: статусы в электронных больничных: что про это нужно знать. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.
Статус больничного листа в ФСС — цифровой код, соответствующий конкретному этапу обработки электронного листка нетрудоспособности. Важно понимать, что они означают, чтобы вовремя увидеть и распознать проблему.
Зачем нужен статус ЭЛН
В целях упрощения работы и в рамках перехода к электронному документообороту Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ были введены электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Медицинские учреждения выдают их вместо обычных бумажных, но только с согласия больного. Работа с ЭЛН происходит в несколько этапов.
Для контроля обработки ЭЛН предусмотрен специальный цифровой код (статус), который позволяет отследить, что происходит в определенный момент с конкретным ЛН. Эта информация доступна как страхователю, так и застрахованному.
Работодатели обычно хорошо знают, как проверить статус электронного больничного листа после получения его номера от сотрудника. Но на всякий случай напомним: это делается с помощью функции «Запросить ЭЛН», которая есть в личном кабинете страхователя на сайте ФСС и сервисах ЭДО.
Вопрос, где пациенту посмотреть статус электронного больничного, интересует и самих работников, ожидающих выплаты пособия по нетрудоспособности. Отвечаем: эта информация доступна на портале госуслуг либо в личном кабинете застрахованного лица на сайте ФСС. В обоих случаях вход происходит с помощью учетной записи в ЕСИА или ЭЦП.
Какие бывают статусы ЭЛН
Общая расшифровка кодов больничного листа в 2020 году следующая:
Не все понимают, как расшифровывается реестр ПВСО и что за ним скрывается. Дословная расшифровка аббревиатуры — прямые выплаты социального обеспечения. Такая отметка в статусах указывает на то, что регион участвует в пилотном проекте по выплатам пособий непосредственно из средств Соцстраха. Данные (реестр), необходимые для расчета и начисления, либо переданы в ФСС (код 70) либо больничный уже оплачен (код 80).
Особенно важно понимать, что означает код 030 в больничном листе, так как он требует дальнейших действий от работодателя. Статус 30 присваивается ЭЛН при закрытии. В этом случае при запросе листка в системах ЭДО откроется форма, аналогичная бумажному ЛН, в которой страхователь заполняет свою часть и рассчитывает пособие. После внесения сведений ЭЛН подписывают ЭЦП работодателя и отправляют в ФСС. Ну а работник возвращается на работу со дня, следующего за днем закрытия, или открывает следующий бюллетень в случае продолжения нетрудоспособности.
Но иногда при попытке работодателя запросить электронные больничные ФСС присылает сообщение вида:
Чаще всего в таких сообщениях фигурируют числа 10, 20 или 40. Но что означает статус 010 в эл. больничном и что делать в такой ситуации. Ответ прост: ничего, т. к. такие коды присваиваются незакрытым ЛН. Работодателю следует дождаться, пока медицинское учреждение закроет листок нетрудоспособности и только потом приступать к его обработке.
Больше всего сложностей возникает с тем, что означает статус 090 в эл. больничном и что в такой ситуации делать страхователю. Статус 90 присваивается аннулированному больничному в следующих случаях:
Листки с кодом 90 оплате не подлежат, работодателю необходимо прояснить ситуацию и дождаться от работника «бегунка» с номером дубликата ЭЛН или бумажного ЛН.
За последние годы тема начисления пособий и оформления листка нетрудоспособности не теряет своей актуальности. Как это было раньше: работник заболел, обратился в поликлинику, врач оформил листок нетрудоспособности (больничный лист), работник (если не забыл, не потерял) предоставил бюллетень в отдел кадров или бухгалтерию работодателя, получил пособие. Теперь же работнику достаточно только обратиться в поликлинику и по выздоровлению получить пособие.
Иллюстрация: Polina Tankilevitch/pexels
Оформление документов, подтверждающих факт болезни, происходит по электронному документообороту между социальным фондом России и работодателем.
Согласно трудовому законодательству (ст. 183 ТК), при временной нетрудоспособности работодатель обязан выплатить работнику пособие по временной нетрудоспособности.
С 1 января 2021 года все регионы перешли на систему прямых выплат, т.е. теперь СФР оплачивает пособие «напрямую» работнику. Работодатель же оплачивает только первые 3 дня болезни.
Пособие рассчитывается на основании листка нетрудоспособности. С 1 января 2022 года действуют только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН).
Этот документ не имеет печатной формы и направляется в организацию по ТКС. Ранее направлял ФСС, с 2023 года – СФР.
При продлении больничного в организацию поступят два и более ЭЛН. Бухгалтер определяет какие дни оплачивает организация: 3 первых дня по каждому листку или только по первому. Это зависит от того, один ли это страховой случай или разные.
Работник мог заболеть и не выздороветь за 15 дней, врач оформил еще один больничный, который является продолжением первого. Получается один страховой случай.
В первом листке будет галочка «Первичный», во втором «Продолжение». Работодатель оплачивает первые 3 дня первичного больничного. Остальные дни оплачивает СФР.
Другой случай: работник заболел, врач оформил первичный больничный, через некоторое время работник травмировался, врач оформляет второй больничный, по другому страховому случаю.
И в первом листке и во втором будет галочка «Первичный». В этой ситуации работодатель оплачивает первые 3 дня по каждому страховому случаю, т.е. по каждому больничному листку.
Подведем итог: если сформированы электронные больничные листы, в одном из которых заполнено поле «первичный», а в последующих в поле «продолжение листка №» указан номер предыдущего больничного, весь период нетрудоспособности признается одним страховым случаем (письмо ФСС от 18.08.2004 № 02-18/11-5676).
В таком случае за первые три дня нетрудоспособности работодатель назначает и выплачивает пособие за счет собственных средств только по первичному больничному, связанному с заболеванием работника или бытовой травмой.
За остальной период, начиная с четвертого дня, это делает территориальный орган СФР за счет бюджета Фонда.
Причем обратите внимание, что номера первичного больничного и продолжения больничного будут разные, это корректная ситуация. Главное, чтобы внутри продолжения больничного был указан номер первичного, тогда это как раз и свидетельствует о том, что в вашем случае открыт не новый больничный, а идет продолжение предыдущего больничного листа.
Хочется отметить, что стоит попросить сотрудников уведомлять вас о начале своего больничного. Так вы сможете избежать перерасчета ошибочно начисленной зарплаты за дни больничного.
В программе 1С: ЗУП ред. 3.1 есть специальный документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», который остановит начисление зарплаты на дни отсутствия работника, в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 придется временно ввести документ «Отпуск без сохранения зарплаты» или вручную отредактировать дни и сумму заработка в документе «Начисление заработной платы».
Учет и отражение больничного в программах 1С
Рассмотрим, как в 2023 году учесть и отразить в программах 1С продление больничного листа.
Так же вызывает интерес ситуация, если по работнику поступил запрос из фонда с отметкой «продолжает болеть», т.е. будет продление больничного.
Приведем условный пример: работник Иванов И. И. заболел в декабре 2022 года. По ТКС пришло два запроса (ЭЛН) в 2023 году.
Сначала необходимо зарегистрировать/начислить больничный.
В 1С: Бухгалтерии предприятия зайдите в раздел «Зарплата и кадры» – «Все начисления» и создайте новый документ «Больничный лист».
В 1С: ЗУП ред. 3.1 больничные листы находятся в разделе «Зарплата».
Для автоматического заполнения необходимо внести номер больничного и нажать кнопку «Получить из ФСС».
Другой способ создания больничного в 1С: Бухгалтерии – на основании входящего запроса ФСС, который также находится в разделе «Зарплата и кадры»:
При использовании того или иного способа документ «Больничный лист» заполнится автоматически:
Обратите внимание, что указан статус 31 «Продолжает болеть», т.е. первичный больничный закрыт, его необходимо начислить и оплатить, но планируется выдача следующего больничного.
1С рассчитает пособие за первые три дня больничного, при условии, что в программе есть информация о заработной плате работника за прошлые годы:
Второй больничный (следующий запрос фонда) по тому же страховому случаю можно оформить способами, описанными ранее, а можно по кнопке «Создать на основании» из первичного ЭЛН.
Больничный начислен с нулевой суммой, это верно, т.к. его полностью оплачивает СФР.
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицахХотите понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании? Мы составили программу курса «Управленческий учет» так, чтобы каждый бухгалтер научился видеть бизнес-процессы.
А еще — сделали возможность выбора удобного графика и доступную стоимость обучения от 4990 руб.
Смотрите бесплатный урок и записывайтесь!
Работодатель в течение 3 рабочих дней, с даты получения информации о закрытии ЭЛН, по запросу фонда, должен отправить «ответ на запрос». Это делается для назначения и выплаты части пособия, которую рассчитывает и оплачивает СФР.
Сделать это можно двумя вариантами:
Бухгалтеры оценили удобство работы с ЭЛН.
Исключается «элемент неожиданности», когда работник приносит бюллетень спустя 2-3 месяца после выхода с больничного, и бухгалтеру приходиться исправлять начисления и отчетность.
Теперь бухгалтерия всегда на связи с фондом. В программах 1С в документе «Больничный лист» удобно расположена информация о запросах и ответах:
Но учитывая все удобства взаимодействия с СФР по ТКС, не стоит забывать о штрафных санкциях в случае отсутствия ответа на запрос фонда.
Законом № 255-ФЗ предусмотрен штраф в размере 5 000 рублей, за несвоевременное представление сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия.
В соответствии с ч. 7 ст. 59 Федерального Закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ в целях оценки обоснованности расходов ФСС на выплату пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам фонд вправе осуществлять проверки соблюдения порядка выдачи, продления и оформления листков нетрудоспособности. Порядок проверки установлен Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1090н (далее – Порядок № 1009н). Данный документ действует с 1 января 2022 года. Старый порядок, утвержденный Приказом Минздрава России от 21.12.2012 № 1345н, утратил силу. Рассмотрим положения нового документа.
Кратко о порядке выдачи листков нетрудоспособности
Согласно п. 6 ст. 13 Федерального Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является листок нетрудоспособности. Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н утверждены Условия и порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа и выдачи листков нетрудоспособности в форме документа на бумажном носителе (далее – Порядок № 1089н). Документ вступил в силу 1 января 2022 года.
Выдачу листков нетрудоспособности осуществляют любые медицинские организации независимо от организационно-правовой формы (или индивидуальные предприниматели), имеющие в соответствии с законодательством РФ лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности (п. 2 Порядка № 1089н).
Форма листка нетрудоспособности
По норме п. 1 Порядка № 1089н листок нетрудоспособности формируется в электронном виде. Для этого используются информационная система медицинской организации, либо ГИС в сфере здравоохранения субъекта РФ, либо программное обеспечение, предоставляемое ФСС.
Необходимо учесть, что листок нетрудоспособности на бумажном носителе выдается только гражданам, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, и лицам, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.
Медработники, выдающие листки нетрудоспособности
Правом выдачи листков нетрудоспособности наделены (п. 3 Порядка № 1089н):
При временной нетрудоспособности, превышающей указанные сроки (10 и 15 календарных дней), листок формируется и продлевается по решению врачебной комиссии (п. 21 Порядка № 1089н).
Сроки выдачи листка нетрудоспособности
Существенным моментом является срок, на который выдается листок нетрудоспособности. В таблице приведем сроки выдачи листка в некоторых случаях.
Оформление листка нетрудоспособности
Электронные листки нетрудоспособности формируются на основании документа, удостоверяющего личность, и пенсионного страхового полиса (СНИЛС). Листки нетрудоспособности на бумажном носителе выдаются при предъявлении документа, удостоверяющего личность (п. 5 Порядка № 1089н).
Формирование (выдача) и продление больничного осуществляются после осмотра гражданина медработником и внесения записи о состоянии его здоровья в медкарту (если помощь оказывается амбулаторно), в историю болезни (если помощь оказывается в стационаре) или в иную медицинскую документацию, обосновывающую необходимость временного освобождения от работы (п. 9 Порядка № 1089н).
Номера листков нетрудоспособности регистрируются в медицинской документации с указанием даты формирования (выдачи) и продления, выписки гражданина на работу, сведений о направлении в другую медицинскую организацию или учреждение медико-социальной экспертизы (п. 11 Порядка № 1089н).
Наиболее подробно порядок заполнения электронных и бумажных больничных определен положениями гл. I X и X Порядка № 1089н соответственно.
В силу п. 67 Порядка № 1089н сформированный электронный листок нетрудоспособности подтверждается усиленными квалифицированными электронными подписями:
Контроль выдачи листков нетрудоспособности
Контроль за соблюдением медицинскими организациями порядка оформления, продления и выдачи листков нетрудоспособности предусмотрен Порядком № 1090н.
Проверку проводят должностные лица фонда, наделенные соответствующими полномочиями на основании приказа руководителя (п. 2–4 Порядка № 1090н). Их обязанности определены п. 12 Порядка № 1090н (в том числе соблюдение врачебной тайны и конфиденциальность персональных данных, ставших известными в ходе проверки).
Объект проверки
В соответствии с п. 5 Порядка № 1090н при проверке оценивается:
В ходе проверки должностным лицам территориальных органов ФСС должны быть представлены следующие документы (п. 11 Порядка № 1090н):
Заметим, что по выявленным в ходе проверки фактам нарушений медицинская организация дополнительно представляет должностным лицам ФСС, проводящим проверку, копии документов с записями, подтверждающими указанные факты, заверенные печатью медицинской организации и подписью уполномоченного должностного лица.
Виды проверки
Пунктом 6 Порядка № 1090н установлены два вида проверок: плановые и внеплановые. Они проводятся по месту оказания медицинской помощи медучреждением.
К сведению: по общему правилу продолжительность плановой и внеплановой проверки не должна превышать 1 месяц со дня ее начала (п. 6 Порядка № 1090н).
Основанием для проведения проверки является приказ руководителя территориального органа ФСС (п. 7, 8 Порядка № 1090н). Требования к его оформлению содержатся в п. 9 Порядка № 1090н.
В таблице представлены особенности проведения проверки каждого вида.
Продление проверки
При необходимости срок проведения проверки на основании решения руководителя фонда может быть продлен еще на месяц. Продление проверки возможно в случае выявления нарушений порядка выдачи (формирования), продления и оформления больничных, требующих дополнительного рассмотрения, а также в случае непредставления медучреждением необходимых документов для проверки (п. 6 Порядка № 1090н).
Приостановление проверки
Если возникают обстоятельства, влекущие необходимость приостановления контрольных мероприятий, включая решения федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти субъектов РФ, а также обстоятельства непреодолимой силы (см. ч. 3 ст. 401 ГК РФ), то по решению руководителя территориального органа ФСС проверка приостанавливается.
О приостановлении проверки медицинская организация уведомляется не позднее 3 рабочих дней с даты оформления соответствующего приказа руководителя ФСС. Проверка возобновляется после прекращения данных обстоятельств. Об этом учреждение уведомляется не менее чем за 3 рабочих дня до ее начала.
Составление акта проверки
По результатам проверки в течение 10 рабочих дней составляется акт (в двух экземплярах). В нем указываются (п. 15 Порядка № 1090н):
К акту проверки прилагаются копии документов (записей), подтверждающих установление факта необоснованных выдачи (формирования), продления и оформления листков нетрудоспособности либо факта нарушения Приказа № 1089н.
Один экземпляр акта остается в фонде, второй вручается руководителю, должностному лицу медучреждения под подпись либо направляется по почте с уведомлением о вручении (считается полученным по истечении 6 календарных дней со дня направления).