Формы ФСС
Из нашей статьи вы узнаете:
ЕФС-1 — новый отчет, который должны сдавать налогоплательщики. С 1 января 2023 года ПФР и ФСС стали единым Социальным фондом. В связи с этим изменились правила сдачи отчётности по застрахованным лицам. Расскажем как заполнять и сдавать ЕФС-1, который пришёл на смену сразу нескольким отчётам.
Сведения о застрахованном лице — один из новых бланков, который предприниматели обязаны сдавать в объединённый Социальный фонд России в 2023 году. Эта форма была введена после того, как изменилась схема выплаты пособий по временной нетрудоспособности и беременности. Рассмотрим правила заполнения и подачи сведений о застрахованном лице.
В связи с полным переходом на прямые выплаты ФСС изменился способ перечисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и др. Раньше работодатели выплачивали пособия, потом подавали пакет документов в ФСС для возмещения произведенных расходов. Фонд проверял документы и возвращал работодателям выплаченные работникам деньги. Сейчас работодатели собирают необходимые для выплаты пособий документы и передают их в ФСС, который проверяет их и выплачивает пособия работникам. Одним из таких документов является форма «Сведения о застрахованном лице».
Сведения о застрахованном лице
Новая форма «Сведения о застрахованном лице» официально утверждена документом Приказ ФСС РФ от 4 февраля 2021 г. N 26.
В форме Сведения о застрахованном лице нужно указать сведения о работнике необходимые для получения больничных пособий, включая реквизиты банковского счета.
Подробнее о применении формы «Сведения о застрахованном лице»:
Новая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (Форма ЕФС-1)» официально утверждена документом Постановление Правления ПФР от 31 октября 2022 г. N 245п.
Бланк Единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» (Форма ЕФС-1).
Подробнее о применении формы ЕФС-1:
Применяется — с 1 января 2023 года
Утверждена — Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п
Внимание! При предоставлении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за периоды, истекшие до 1 января 2023 года, применяются формы СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ, СЗВ-ТД, ДСВ-3, 4 — ФСС РФ.
— подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, принятия решения, которые подтверждают оформление, приостановление, возобновление или прекращение трудовых отношений;
— подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
— подраздел 2 раздела 1 — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
— подраздел 3 раздела 1 — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
— раздел 2 — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом
— в MS-Excel
Материал по заполнению сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1):
— Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п
— Путеводитель. Что нужно знать про форму ЕФС-1
— Путеводитель. Что нужно знать учреждению про форму ЕФС-1
— Типовая ситуация: ЕФС-1: как заполнить и сдать
— Типовая ситуация: Как учреждению заполнить и подать ЕФС-1 (для бюджетной организации)
— Типовая ситуация: Как скорректировать и подать подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 (для бюджетной организации)
— Типовая ситуация: Как заполнить сведения персонифицированного учета при увольнении (для бюджетной организации)
— Готовое решение: Как подать корректирующую ЕФС-1
— Готовое решение: Отчетность в СФР (в том числе в составе формы ЕФС-1) при ликвидации организации
— Готовое решение: Формы и сроки представления отчетности по персонифицированному учету, в том числе ЕФС-1, за периоды начиная с 1 января 2023 г.
— Готовое решение: Как заполнить титульный лист и подраздел 1 разд. 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» формы ЕФС-1
— Готовое решение: Как заполнить и подать подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1, в том числе вместе с подразделом 2 разд. 1
— Готовое решение: Как при уплате дополнительных взносов на накопительную пенсию заполнить сведения о застрахованных лицах в подразделе 3 разд. 1 формы ЕФС-1 и подать ее за периоды с 1 января 2023 г.
— Готовое решение: Как заполнить и подать сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на производстве в разд. 2 формы ЕФС-1 за периоды с 1 января 2023 г.
— Готовое решение: Как заполнить и подать сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1)
— Готовое решение: Как учреждению заполнить и подать сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений в подразделе 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1
— Статья: Заполняем подраздел 1.1 ЕФС-1 по договорам ГПХ (Калинченко Е. О.) («Главная книга», 2023, N 11)
— Статья: Заполняем ЕФС-1, или Как отчитаться о взносах на травматизм (Калинченко Е. О.) («Главная книга», 2023, N 8)
— Статья: На что нужно обратить внимание при заполнении формы ЕФС-1? (Петренко Д.) («Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 6)
— Статья: Разъяснения Минтруда по вопросам заполнения формы ЕФС-1 (Мухин С.) («Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 6)
— Статья: Особенности отражения в форме ЕФС-1 сведений о договорах ГПХ (Соколова О.) («Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 6)
— Статья: Порядок заполнения ЕФС-1: формируем подраздел 1.2 (Егорова А. О.) («Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 6)
— Статья: Особенности заполнения подраздела 1.3 формы ЕФС-1 (Плошкина Л.) («Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 6)
— Статья: Особенности заполнения ежемесячной отчетности по форме ЕФС-1 (Снегирев А. Г.) («Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 3)
— Статья: Порядок заполнения ЕФС-1: составляем титульный лист (Егорова А. О.) («Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 5)
— Статья: Порядок заполнения ЕФС-1: формируем подраздел 1.1 (Егорова А. О.) («Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 5)
— Статья: Разъяснения по заполнению и представлению отчетности по форме ЕФС-1 в Социальный фонд РФ (Турбина О.) («ЭЖ-Бухгалтер», 2023, N 15)
— Статья: Отдельные вопросы по заполнению формы ЕФС-1 (Галина Е.) («Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 5)
— Статья: Заполняем ЕФС-1, или Как подать сведения о трудовой деятельности (Калинченко Е. О.) («Главная книга», 2023, N 2)
— Статья: С 2023 года о страховых взносах «на травматизм» отчитываемся по-новому (Подкопаев М. В.)
(«Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 3)
— Статья: Правила заполнения формы персонифицированного учета (ЕФС-1) (Макарова О.) («Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 3)
— Статья: Представление сведений по форме ЕФС-1 (Малова Е.) («Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 3)
— Статья: Новый отчет работодателя — форма ЕФС-1 (Казанцева Е. П.) («Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 2)
— Статья: Об отчетности для СФР (Давыдова Е. В.) («Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», 2023, N 2)
— Статья: ЕФС-1: сроки и особенности представления формы (Рябинин В.) («Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 2)
— Статья: ЕФС-1: заполняем отдельные разделы формы (Рябинин В.) («Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 2)
— Статья: Новая форма ЕФС-1 (Фурагина О.) («Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 2)
— Статья: Новая единая форма ЕФС-1 (часть I) (Попова М.) («Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 2)
— Статья: Новая единая форма ЕФС-1 (часть II) (Попова М.) («Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 3)
— Статья: Инструкция по заполнению и представлению формы ЕФС-1 в СФР при кадровых изменениях (Бекетова Н. А.) («Кадровик-практик», 2023, N 1)
— Статья: Единая форма отчетности по персучету с 1 января 2023 года — ЕФС-1 («Практическая бухгалтерия», 2022, N 11)
— Статья: Представление сведений по форме ЕФС-1 (Малова Е.) («Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, N 2)
С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в новый фонд — Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, или Социальный фонд России (СФР). И те отчеты, которые мы привыкли сдавать в пенсионный и соцстрах, отменяются. Вместо них нужно сдавать единый отчет ЕФС-1 в СФР. Он заменит сразу несколько форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3.
Каким образом в ЕФС-1 сочетаются такие разные сведения и как не запутаться в порядке сдачи нового отчета — расскажем в статье.
ЕФС-1 — сокращенное название нового отчета в объединенный фонд. Расшифровывается как «единая форма сведений». Единая — потому, что содержит в себе аналоги нескольких отчетов, которые сдавали за 2022 год и ранее.
Какие отчеты будет содержать ЕФС-1
В ЕФС-1 объединили отчеты:
Аналога СЗВ-М в новой форме ЕФС-1 нет. Аналог формы СЗВ-М с отчетности за январь 2023 нужно сдавать в налоговую. Это новый ежемесячный налоговый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах». Ф НС будет передавать полученные о работниках данные в СФР (п. 7 ст. 431 НК РФ в ред. с 01.01.2023).
Подключить СБИС, чтобы работать с новыми формами отчетности
Когда вступает в силу
Форма ЕФС-1 действует с 1 января 2023 года. Поэтому за периоды до 2023 года отчитывайтесь и подавайте корректировки по прежним формам, а начиная с 2023 — по новой форме ЕФС-1. Например, если вы приняли сотрудника 30 декабря 2022, сдайте по нему СЗВ-ТД не позднее 9 января 2023 по старой форме. А если прием состоялся 9 января 2023, подайте отчет уже по новой форме (ст. 15 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ).
Нормативная база
Единая форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. Документ опубликован 20 декабря 2022 года.
Официальное полное название отчета: «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Кто и как должен сдавать ЕФС-1
ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:
Куда подавать отчет ЕФС-1
Сдавайте отчет в СФР по месту регистрации компании или ИП. В большинстве случаев адреса СФР совпадут с адресами ПФР. Список адресов единого фонда уже появился на сайте СФР. Подробнее про новый фонд после объединения ПФР и ФСС мы писали здесь.
ЕФС-1 нужно подать отдельно за обособленное подразделение (ОП) по месту его регистрации, только если обособка самостоятельно начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам и имеет свой расчетный счет. Если у вас обычное обособленное подразделение без своего расчетного счета, отдельно отчитываться по такому ОП не нужно: все сведения за сотрудников подразделения отражайте в общем отчете по компании.
В каком виде должен быть отчет ЕФС-1
Обязательно сдавать ЕФС-1 в электронном виде, если у вас более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.
Если работников 10 или меньше, отчет можно сдать как электронно, так и на бумаге: лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).
Намного удобнее и надежнее сдавать отчетность электронно. С БИС проверит отчетность перед отправкой, покажет ошибки, из-за которых отчет не будет принят. Вы увидите, когда отчет приняли или отклонили.
Новый отчет состоит из двух разделов:
Каждый раздел включает в себя подразделы, которые, по сути, заменяют одну из действовавших в 2022 году форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Какие сведения отражаются в каждом подразделе ЕФС-1, когда их нужно заполнять и как эти разделы соотносятся со старыми формами — смотрите в таблице.
В обязательном порядке нужно сдавать аналог формы 4-ФСС. Это раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные листы ЕФС-1 заполняются и сдаются только при наличии соответствующих сведений.
Специалисты СБИС уже реализовали новую форму ЕФС-1 и сделали ее максимально удобной для заполнения. С 2023 года она будет доступна всем пользователям.
Так будет выглядеть новый отчет ЕФС-1 в СБИС.
Попробовать СБИС Отчетность
Особенность нового отчета в том, что его можно сдавать не целиком, а по разделам и даже подразделам. Каждый подраздел заменяет действовавшую в 2022 форму: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Поэтому отчетный период и срок сдачи у каждого подраздела свой. Когда сдавать форму ЕФС-1, расписали в следующей таблице.
Чтобы не запутаться в сроках и ничего не пропустить, подключите в СБИС уведомления для отчетности. Система будет присылать вам напоминания о сроках сдачи отчетов любым удобным способом: на электронную почту, по смс или в Viber.
Получать напоминания о сроках отчетности
За все периоды до 2023 года, в том числе за декабрь 2022, 4 квартал 2022 и весь 2022 год, отчитывайтесь по тем формам и в те сроки, которые действовали в этот период. Это правило действует и для корректировок. Например, если в 2023 году заметили ошибку в отчете 4-ФСС за полугодие 2022, то подавайте уточненный отчет по форме, которая действовала за тот период.
Формально за 2022 год нужно отчитываться уже в новый объединенный фонд. Но фактически не все новые офисы еще могут быть готовы принимать отчеты — в этом случае будете отчитываться по старому адресу.
Подробно про порядок заполнения разделов ЕФС-1, которые с 2023 года заменяют СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, мы расскажем в отдельных статьях. А здесь приведем отличия новой формы от старых.
Титульный лист
Кроме обычных для СЗВ-ТД сведений о сотруднике (СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения), нужно указать новые (п. 3.1.6 и 3.1.7 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1):
Подраздел 1. 1 подраздела 1 (СЗВ-ТД)
По договорам ГПХ, заключенным до 01.01.2023 и переходящим на 2023 год, первый раз нужно будет отчитаться только при их прекращении.
Подраздел 1. 2 (СЗВ-СТАЖ)
В отличие от СЗВ-СТАЖ этот подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, на сотрудников, которые:
Подраздел 1. 3 (СИоЗП)
Этот подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд. По сравнению с действующей в 2022 году Формой сбора информации о зарплате работников госучреждений для большинства сведений установлены кодовые обозначения.
Раздел 2 (4-ФСС)
Этот раздел практически не отличается от старой 4-ФСС. Изменения такие:
Законодательство не устанавливает, какие конкретно сотрудники обязаны подготавливать ЕФС-1 — это обязанность страхователя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников ответственен за подготовку нового отчета. Как и при заполнении прежних форм отчетов возможны два основных варианта.
Чтобы зафиксировать обязанность конкретных сотрудников сдавать ЕФС-1 или отдельные разделы формы, издайте приказ в произвольной форме и ознакомьте сотрудников. Если требуется, внесите изменения в должностные инструкции и трудовые договоры.
Подключить СБИС, чтобы отправлять новый отчет
За ошибки при заполнении и нарушение сроков сдачи разных разделов ЕФС-1 накажут по-разному. Размеры санкций можно посмотреть в нашей таблице.
Если сдали отчет на бумаге, а должны сдавать в электронном виде, штраф составит 1000 рублей (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
С 2023 года есть возможность избежать штрафов за ошибки в сведениях персучета (раздел 1, подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3 формы ЕФС-1), если сдадите уточненные сведения:
Кроме того, появится стимул быстрее оплачивать штрафы по требованию фонда. Если уплатите штраф в течение 10 календарных дней с даты получения требования, можно уплатить только половину суммы штрафа (ч. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).
Состав формы «Сведения о застрахованном лице»
Форма «Сведения о застрахованном лице» состоит из семи разделов. В ней отражаются:
В конце формы отражаются контактные данные работодателя и работника (с указанием номера телефона, даты заполнения формы), а также ставятся отметка о согласии работника на передачу его данных в ФСС и подписи:
В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ и положений Постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010 «Об утверждении Правил получения Фондом социального страхования Российской Федерации сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком» сведения о застрахованном лице оформляются на бумажном носителе либо формируются в виде электронного документа.
Форму «Сведения о застрахованном лице» заполняет работодатель, а работник должен лишь предоставить свои данные. При этом в некоторых организациях заполнять форму обязывают работников. Однако в такой ситуации есть риск, что работник допустит ошибку или вообще откажется от заполнения формы. К ответственности же в любом случае привлекут работодателя.
Вносить в форму данные необходимо только на основании представленных сотрудником документов. Нельзя использовать информацию, не подтвержденную документально.
Зачем нужна форма «Сведения о застрахованном лице»
В 2022 году правительство реформировало порядок выплаты пособий. Ранее в России действовала заявительная схема: когда работник выходил на больничный, он сообщал об этом своему работодателю, который передавал данные в Фонд социального страхования (ФСС). Компания самостоятельно платила сотрудникам пособие и позднее получала возмещение от ФСС. Теперь используется проактивный порядок выплаты пособий: фонд сам узнаёт о том, что работник был на больничном, начинает оформление пособия и отправляет бухгалтеру компании данные для проверки. Так работодателю не нужно выплачивать пособие из своих средств.
Проактивный порядок действует при начислении следующих пособий:
Пособие по уходу за ребёнком до трёх лет по-прежнему оформляется по заявительной схеме.
С 2023 года вместо ФСС и Пенсионного фонда действует объединённый Социальный фонд России (СФР). Для того чтобы оформить пособие, СФР нужны личные данные сотрудника и реквизиты его банковского счёта. Работодатель должен внести эту информацию в форму «Сведения о застрахованном лице» и отправить бланк в СФР.
Когда нужно подать форму «Сведения о застрахованном лице»?
В соответствии с п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ форма «Сведения о застрахованном лице» представляется работниками:
В период осуществления трудовой деятельности работник передает такие сведения в случае их изменения. Конкретный срок уведомления работником работодателя об изменениях Законом № 255-ФЗ не определен. При этом предусмотрено, что сделать это он должен своевременно.
Срок передачи работодателем обозначенных сведений установлен – не более трех рабочих дней со дня получения их от работника.
Следует отметить, что чиновники рекомендуют работодателям передавать в ФСС сведения не только о тех работниках, которые приняты на работу или данные о которых изменились, а обо всех работниках. Причем сделать это было рекомендовано до 1 января 2022 года.
Но поскольку это только рекомендации и официальных разъяснений ФСС по такому вопросу пока нет, для передачи сведений работодатель может собирать с работников данные постепенно либо дождаться наступления страхового случая.
Впоследствии работодатель будет представлять сведения о работающих сотрудниках только в случае их изменения.
У работодателей возникает вопрос: нужно ли передавать сведения о работнике при его увольнении? Некоторые специалисты считают, что нужно. Однако, поскольку Законом № 255-ФЗ это не предусмотрено, полагаем, что подавать сведения о работнике при его увольнении не надо.
Сроки сдачи ЕФС-1 в 2023 году
Отменённые отчёты вошли в ЕСФ-1 в виде отдельных разделов со своими сроками отправки. В таблице приведены все сроки сдачи ЕСФ-1 в 2023 году:
Новый отчёт ЕФС-1 в электронном виде должны сдавать работодатели, у которых среднесписочная численность застрахованных лиц, включая исполнителей по договорам ГПХ, превышает 10 человек. « Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. « Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С
Штраф за несдачу формы «Сведения о застрахованном лице» в 2023 году
Если компания не направит в СФР сведения о застрахованном лице в течение трёх дней после того, как сотрудник заполнит бланк, она будет оштрафована на 5 тысяч рублей.
В случае если СФР запросит у предприятия дополнительные документы, необходимые для выплаты пособий, и компания откажется предоставлять их, штраф составит 200 рублей за каждую форму. А если из-за того, что организация отправила в СФР неверные данные, фонд выплатит сотруднику слишком большое пособие, компании придётся отдать штраф в размере 20% от этой суммы, но не менее 1 тысячи и не более 5 тысяч рублей.
Кто должен сдавать форму ЕФС-1
Отчетность ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:
Ответственность за непредставление формы «Сведения о застрахованном лице»
С 1 января 2022 года Закон № 255-ФЗ дополнен ст. 15.2 «Ответственность за совершение нарушений законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», которая устанавливает ответственность работодателя за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС. В частности:
Ответственность наступит независимо от того, кто виноват – работник или работодатель. Поэтому в интересах последнего обеспечить своевременное получение сведений от работников.
Для этого работодателю недостаточно уведомить работников об их обязанности своевременно подавать сведения о себе, нужно также закрепить данную обязанность в локальном акте и ознакомить с ним работников под подпись. В таком акте можно предусмотреть и дисциплинарную ответственность за непредоставление указанных сведений в соответствии со ст. 192 ТК РФ. За невыполнение этой обязанности работнику можно объявить замечание или выговор. Удержать штраф за непредоставление сведений с зарплаты работников, если работодателя оштрафуют, при этом не получится.
Куда сдавать отчет ЕФС-1
Порядок сдачи отчета ЕФС-1 следующий: подавать отчет в электронном виде обязаны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая работников на ГПД, больше 10 человек. Прочие работодатели имеют право сами выбирать способ сдачи отчета: в электронном виде или на бумаге.
Отчеты сдаются в территориальные органы объединенного Социального Фонда России.
Как сдать сведения о застрахованном лице
В 2023 году форму «Сведения о застрахованном лице» нужно сдавать в Социальный фонд России. Отчёт можно заполнить и отправить в электронном виде, подключившись к системе социального электронного документооборота (СЭДО). Для этого потребуется выпустить квалифицированную электронную подпись и заключить договор с оператором электронного документооборота.
Сервисы для сдачи электронной отчётности от «Калуга Астрал» помогут обменяться информацией с СФР по СЭДО. Астрал Отчёт 5.0 — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, Астрал Отчёт 4.5 — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а 1С-Отчётность можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Обязанность представлять сведения о застрахованных лицах
Форма «Сведения о застрахованном лице» утверждена Приказом ФСС России от 04.02.2021 № 26 (далее – Приказ № 26) (приведена в приложении 2). Помимо нее, этим приказом утверждены еще 19 новых форм, применяемых для назначения и выплаты пособий территориальными органами ФСС.
Обратите внимание: Не нужно путать форму «Сведения о застрахованном лице», утвержденную Приказом № 26, с персонифицированными сведениями о застрахованных лицах, отражаемыми в разд. 3 расчета по страховым взносам, и с формой СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах», которая утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п и предназначена для направления в ПФ РФ.
Приказ № 26 вступил в силу еще в мае 2021 года. Форма «Сведения о застрахованном лице» стала общим документом, используемым для всех страховых случаев, и заменила заявления работников о выплате пособия.
А вот обязанность представлять сведения о застрахованных лицах установлена для всех работодателей с 1 января 2022 года (п. 13 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)).
Вместе с обязанностью работодателей установлена обязанность работников – своевременно извещать работодателя об изменении сведений о себе (п. 14 ст. 13 названного закона).
Сроки сдачи сведений о застрахованном лице
Компания обязана отправлять в СФР форму «Сведения о застрахованных лицах», когда:
Отправить форму нужно в течение трёх рабочих дней после того, как сотрудник заполнил бланк.
Данные сотрудников, которые уже работают на предприятии, также необходимо передать в СФР. Предприниматель может постепенно собирать сведения обо всех застрахованных лицах до того, как они возьмут больничный, или дождаться наступления страхового случая и только тогда заполнить форму.
Если данные работника не меняются, отчёт со сведениями о нём достаточно отправить один раз. Не нужно заполнять форму каждый раз, когда сотрудник оформляет больничный.
Какие данные нужно внести в отчёт «Сведения о застрахованном лице» в 2023 году
Бланк «Сведения о застрахованном лице» состоит из семи разделов.
Держатели карт «Мир» в качестве реквизитов могут указать только 16-значный номер с лицевой стороны карты. Если сотрудник пользуется картой с другой платёжной системой или хочет получить выплату напрямую на банковский счёт, потребуется вписать название банка, номер лицевого счёта и БИК.
Заполненный отчёт должны подписать три человека: заявитель (застрахованный работник или его представитель), страхователь (работодатель) и сотрудник СФР.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если после отправки отчёта обнаружена ошибка?
Если работодатель допустил ошибку при переносе сведений в электронный реестр, подайте в СФР новый документ. Если ошибку допустил работник, попросите его перезаполнить бланк и отправьте документ заново. Признака корректировки в «Сведениях о застрахованном лице» нет, поэтому правильной будет считаться последняя отправленная форма.
Когда нужно подать в СФР сведения об уволенных сотрудниках?
СФР потребуются данные о работниках, которые были уволены не больше месяца назад. Фонд будет использовать эту информацию, если сотрудник заболеет в течение 30 дней после увольнения.
Как заполнить способ получения пособия, если у сотрудника нет банковской карты?
Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если карта ещё не выпущена, этот раздел разрешено не заполнять. Эти сведения можно передать позже.
С некоторыми сотрудниками компания заключила не трудовой договор, а договор гражданско-правового характера. В СФР нужно отправить данные об этих работниках?
С января 2023 года физлица, которые работают по договору ГПХ, также считаются застрахованными. Компания обязана отправить в СФР информацию о них.
Как отправить «Сведения о застрахованном лице» по сотруднику, у которого нет регистрации?
Форму можно отправить в СФР без адреса регистрации. Это поле не обязательно для заполнения.
Нужно ли отправлять форму со сведениями о работнице, которая находится в декретном отпуске?
Да, СФР нужна информация обо всех сотрудниках компании.
Порядок заполнения ЕФС-1 в 2023 году
Это сведения о зарегистрированном лице, где указываются ФИО, СНИЛС, ИНН и даты рождения работника, а также статус застрахованного лица и гражданство в соответствии с классификаторами.
Статус застрахованного лица обозначается одним из кодов, приведённых в таблице:
Как заполнить раздел 1, подраздел 1
Это аналог формы СЗВ-ТД. Этот подраздел заполняют все работодатели, у которых с работниками заключён трудовой договор, а также его представляют в отношении застрахованных лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера:
Классификатор мероприятий для заполнения графы 3 дополнили новыми позициями.
Код 9 «Начало договора ГПХ» применяется для обозначения начала периода работы по договору гражданско-правового характера.
Кодом 10 «Окончание договора ГПХ» обозначается окончание периода работы по этому договору.
Графу 6 «Код выполняемой функции» обязательно заполнять, если вид мероприятия принимает значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» или «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».
При этом для договоров ГПХ нужно указывать один из приведённых в таблице кодов:
Для мероприятий в рамках трудовых договоров указывают код выполняемой функции по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08)).
Это аналог формы СЗВ-СТАЖ, но отличается от неё наличием типа «корректирующая» и «отменяющая».
Подраздел заполняют и представляют не на всех работников, а только в отношении застрахованных лиц из подпунктов 1–10 пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. То есть на тех работников, которые в отчётном периоде выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии, занимали государственные должности или имели другие особенности, влияющие на стаж.
В Подразделе 1.2 Раздела 1, в отличие от СЗВ-СТАЖ, есть новые графы для отражения:
Коды в графах 4, 6–9 подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 указываются по тем же правилам, что и в форме СЗВ-СТАЖ.
Подраздел заполняют и представляют только государственные (муниципальные) учреждения, которые осуществляют виды деятельности из приказа Минтруда.
Служит для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы. Аналог форм СИоЗП и СИоРУн. Большую часть граф заполняют с применением соответствующих классификаторов.
Как заполнить раздел 1, подраздел 2
Это аналог раздела 5 формы ОДВ-1. Заполнять и представлять подраздел 2 нужно вместе с подразделом 1.2 подраздела 1 при подаче сведений о застрахованных лицах, занятых на определённых видах работ. Тут речь о работах, которые предусмотрены ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона № 400-ФЗ.
Как заполнить раздел 1, подраздел 3
Это аналог формы ДСВ-3. Заполняют и представляют подраздел страхователи, которые перечисляют дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты).
Как заполнить раздел 2
Этот раздел заменяет собой форму 4-ФСС. Заполняют и представляют его страхователи:
Форма отчета ЕФС-1
Новый отчёт заменяет четыре кадровых отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Единую форму сведений и порядок её заполнения утвердили Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 года № 245п.
Форма нового отчёта ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов, каждый из которых включает в себя подразделы. Для каждого раздела и подраздела действуют отдельные правила и сроки сдачи.