Формы ФСС Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне
С 2022 года вместо заявительного порядка выплаты пособий работает проактивная схема. Это значит, что ФСС инициирует начисление пособий без отдельных заявлений — на основании электронного листка нетрудоспособности. Страхователю нужно представить в ФСС данные для расчета оплаты больничного в виде отчета «Сведения о застрахованном лице». Сотрудники организации, в свою очередь, должны вовремя направить страхователю информацию об изменении сведений. Новый порядок введен Федеральным законом от 30.04.2021 № 126-ФЗ.
В каких ситуациях необходимо направлять отчет:
С января 2023 необходимо подать сведения и на лиц, которые работают по договорам ГПХ, теперь они тоже являются застрахованными на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 1 ч. 1, ч. 4.2 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Работодатель обязан подать сведения в СФР в течение трех рабочих дней с момента их получения от сотрудника.
Кроме того, ФСС в 2022 году рекомендовал страхователям отправлять информацию:
Чтобы получить более подробные разъяснения, рекомендуем посмотреть запись вебинара «Проактивная схема начисления пособий‑2022: новый порядок оформления и выплаты больничных работникам».
Форму «Сведения о застрахованном лице» утвердил приказ от 08.04.2022 № 119. Она содержит персональную информацию по сотруднику, банковские реквизиты карт для зачисления сумм пособий, адрес для почтового перевода и контакты.
Отчет состоит из семи блоков:
В завершении идут контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в Фонд.
Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.
Подпись заявителя ставится только на бумажной форме. Электронный отчет перед отправкой подписывают сертификатом сотрудника организации, уполномоченного отправлять такие сведения.
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Как заполнить способ получения пособия, если у нового сотрудника еще не готова банковская карта
Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она еще в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.
Что делать, если после отправки отчета обнаружена ошибка
Если в отправленных данных сотрудника была допущена ошибка, достаточно будет направить новый отчет с корректной информацией. Признака корректировки в «Сведениях о застрахованном лице» нет, поэтому последняя отправленная форма будет в Фонде считаться корректной.
Что делать, если отправлена информация по сотруднику чужой организации
Если вы включили в электронный отчет сведения по застрахованному, который не числится в штате и с ним нет действующего договора ГПХ, нужно повторно сформировать отчет на человека, указав в поле «Сотрудник» вариант «Не является сотрудником организации», и отправить форму.
Сведения о застрахованном лице» можно отправить на бумаге в региональное отделение СФР либо сдать в электронном виде через СЭДО в сервисе оператора электронного документооборота. Например, такая возможность есть в Контур. Экстерне.
СЭДО — система «Социальный Электронный Документооборот», через который СФР обменивается сообщениями и документами со страхователем при посредничестве операторов ЭДО.
Если страхователь хочет получать входящие документы от Фонда (запросы недостающих сведений, уведомления об изменении ЭЛН и т.д.), то должен отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде через СЭДО.
Разберем, как заполнить и подать «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде на примере Контур. Экстерна:
В сервисе есть возможность загрузить готовый файл сведений в xml- и excel- форматах. Для этого в разделе «ФСС» нажмите кнопку «Загрузить». Выберите один или несколько файлов и нажмите «Открыть». Загруженные файлы появятся в списке «В работе».
Штраф за нарушение сроков по отправке «Сведений о застрахованном лице» предусмотрен в следующих случаях:
Напомним, что согласно ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ СФР может привлечь страхователя к ответственности по трем причинам:
В 4-ФСС пособия по беременности и родам отражаются или нет? Все зависит от того, о каком отчетном периоде идет речь. Ответим на этот вопрос и рассмотрим актуальный порядок отражения декретных пособий при формировании отчетности в фонд.
Статья актуальна до 31.12.2022 включительно. С 01.01.2023 форма 4-ФСС не применяется. Вместо неё сдается форма ЕФС-1. Как отразить больничный в ЕФС-1, читайте здесь.
Как правильно отразить пособие по беременности и родам в 4-ФСС
До 2023 года за соцстрахом закреплены полномочия по администрированию только взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Поэтому отчет 4-ФСС содержит сведения лишь об этих взносах и облагаемой ими базе.
Форма расчета в последней редации введена приказом ФСС РФ от 14.03.2022 № 80. Это обновленная форма, которую применяют, начиная с отчетности за 2 квартал 2022 года. Подробнее о новшествах мы писали здесь. Актуальна она только во 2, 3 и 4 кварталах 2022 года. В связи с объединением с 2023 года ПФР и ФСС многие формы, в том числе 4-ФСС, будут кардинально изменены и войдут в состав единого отчета.
ВАЖНО! С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединяются в Фонд пенсионного и социального страхования. Подробнее об этом мы писали здесь. В связи с этим кардинально меняется и порядок представления отчетности. Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС объединяются в одну форму (ЕФС-1). Форма СЗВ-М отменяется. Вместо нее в налоговую (не в ПФР!) будут представляться персонифицированные сведения о физических лицах. Но отчитываться за 2022 год надо будет по старым правилам. Подробнее о 4-ФСС за 2022 год мы рассказали здесь.
Как сдавать отчетность и платить налоги за 2022 год в 2023 году, мы разъяснили в статье.
Согласно ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ пособия, выплачиваемые за счет соцстраха, не облагаются «несчастными» взносами. Таким образом, пособие по беременности и родам попадет в строку 2 таблицы 1 в актуальной в 2022 году форме 4-ФСС, где будет показана в качестве необлагаемой суммы. Также оно войдет и в общую сумму начислений по строке 1 этой же таблицы.
4-ФСС направляется в органы соцстрахования по окончании каждого отчетного периода (квартала, полугодия, 9 месяцев, года) в срок до 20-го или 25-го числа следующего месяца — в зависимости от способа представления.
Сроки сдачи 4-ФСС см. здесь.
Порядок подачи документов на возмещение «декретных» расходов (до 2021 года)
До 2021 года расходы на декретные пособия и прочее соцобеспечение отражались в таблице 3 формы 4-ФСС.
Кроме того, их указывали в подаваемом в налоговую в срок до 30-го числа месяца после окончания каждого квартала едином расчете по страховым взносам. В нем показывали суммы начисленных за отчетный период взносов, в т. ч. и на ВНиМ (приложение 2 к разделу 1). При осуществлении выплат по страховым случаям заполнялось приложение 3 к разделу 1, где приводилась расшифровка расходов, связанных с больничными и декретными выплатами:
После того как налоговики принимали отчет, страхователь в случае превышения расходов над начисленными взносами мог обратиться в соцстрах с заявлением о возмещении средств на выплату страхового обеспечения.
Формы справки и расшифровки рекомендованы письмом ФСС от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029.
Также соцстрах обычно просил:
В ходе проведения камеральной проверки инспекторы ФСС могли запросить и дополнительные документы. Если никаких нарушений не было выявлено, соцстрах возвращал средства на расчетный счет страхователя.
Какие действия и документы для оплаты декретных требуются от работодателя с 2021 года, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Итоги
Пособие по беременности и родам отражается в 4-ФСС исключительно в качестве сумм, не облагаемых взносами на страхование от НС и ПЗ. Приводить в отчете расходы на оплату декретных с 2021 года не нужно. С 2023 года после объединения ПФР и ФСС форма 4-ФСС войдет в состав единого расчета ЕФС-1.
С отчета за первое полугодие 2022 года действует новая форма расчета 4-ФСС, утвержденная Приказом ФСС от 14.03.2022 № 80. Электронный формат и контрольные соотношения к нему утверждены Приказом ФСС от 10.06.2022 № 226. Отчет состоит из титульника и пяти таблиц.
Главные изменения связаны с окончательным переходом на прямые выплаты. Из новой формы убрали графы, строки и таблицы, в которых раньше работодатели отражали свои расходы на выплату пособий по соцстрахованию от НС и ПЗ. Есть и структурные новшества.
Рассмотрим подробнее отличия новой формы 4-ФСС.
Титульный лист
Титульник дополнен показателем «Численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения» — тут указывают численность сотрудников, получивших доходы от работодателя. Показатель берется на конец отчетного периода.
Правилам заполнения титульного листа посвящены п. 4–5.18 Порядка заполнения расчета к Приказу № 80 (далее — Порядок).
Таблица 1
Название таблицы 1 теперь звучит как «Расчет сумм страховых взносов» (раньше — «Расчет базы для начисления взносов»).
Из таблицы 1 исключили строку 8 «Дата установления надбавки», зато добавили строку 9 «Исчислено страховых взносов» — в ней указываются суммы исчисленных страховых взносов, ранее попадавших в таблицу 2:
Нюансы заполнения таблицы 1 изложены в п. 6–7.9 Порядка. Очень важная, но незаметная деталь — указывать размер страхового тарифа в строке 8 теперь нужно с тремя знаками после запятой. Однако страхователи получили уведомления, в которых тарифы указаны с двумя знаками после запятой. Ф СС сообщил, что в этом случае третьим знаком следует поставить «0».
В прошлой версии отчета таблица называлась «Раздел СКЕ/ИФ».
Эту таблицу заполняют те страхователи, деятельность «обособок» и структурных подразделений которых отличается от основной. Такие подразделения называются самостоятельными классификационными единицами (СКЕ), им устанавливается свой тариф взносов от НС и ПЗ. Требования к СКЕ прописаны в п. 7 Приказа Минздравсоцразвития от 31.01.2006 № 55.
Таблица 1.1 выглядит так:
В строку «Основной ВЭД» включаются данные, которые относятся к части деятельности, не выделенной в самостоятельную классификационную единицу (СКЕ). А во второй и последующих строках — данные по СКЕ.
Появилась итоговая строка «Всего», где суммируются значения по всем строкам соответствующих граф.
Теперь базу для исчисления страховых взносов нужно указывать с начала расчетного (гр. 9, гр. 10) и на начало отчетного периода (гр. 11, гр. 12).
В новом отчете появились графы для указания исчисленных страховых взносов с начала расчетного периода, на начало отчетного периода, расшифровка показателей за последние три месяца по каждому подразделению организации.
Детали заполнения таблицы 1.1 описаны в п. 8–9.21 Порядка.
Таблица 2
Таблица 2 нового 4-ФСС — это прежняя таблица 1.1. Ее заполняют работодатели, временно направляющие сотрудников к другим нанимателям по договору о предоставлении персонала (п. 2.1 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном соцстрасховании от НС и ПЗ»). В таблице 2 появились четыре новые колонки: КПП принимающей стороны, численность переведенных работников-инвалидов, скидка к страховому тарифу, надбавка к страховому тарифу.
Правила заполнения граф подробно описаны в п. 10–11.2 Порядка.
Прежней таблицы 2 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», куда вносилась информация об уплаченных взносах, больше нет.
Таблица 3
В эту таблицу теперь попадают данные о численности персонала, пострадавшего от несчастных случаев. Прежде они включались в таблицу 4. Состав сведений не изменился.
Как заполнять таблицу 3, подробно рассказано в п. 12.1–12.4 Порядка.
Таблица 4
Этой таблице посвящены п. 13.1–13.5 Порядка. В таблицу 4 «переехали» сведения о СОУТ и медосмотрах из таблицы 5 старой формы. Появились дополнительные колонки для отражения результатов СОУТ с классами вредности 1 и 2. Класс 3 разбили на подклассы.
Обратите внимание: в таблице 4 теперь необходимо отражать численность всех сотрудников, подлежащих медосмотрам и прошедших их, а не только «вредников», как раньше.
Важно
Все страхователи обязаны включать в состав 4-ФСС титульный лист, таблицы 1 и 4. Остальные листы заполняйте, только если есть соответствующие показатели (п. 2 Приказа ФСС от 14.03.2022 № 80).
Отчитываются по «несчастным» взносам все работодатели (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 24 125-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 6 125-ФЗ):
Обязанность сдавать 4-ФСС распространяется также на адвокатов, нотариусов и других частнопрактикующих лиц.
Впервые отчитаться на обновленном бланке нужно по итогам полугодия 2022 года. Отчет подается не позже (п. 1 ст. 24 125-ФЗ):
Бумажный расчет разрешено сдавать только тем работодателям, у которых за предыдущий год численность сотрудников, получающих вознаграждения, 10 человек и меньше. Если сдать бумажный отчет вместо электронного, будет штраф 200 рублей (п. 2 ст. 26.30 125-ФЗ).
Сроки сдачи новой 4-ФСС в 2022 году:
Если компания (ИП) прекращает работу в середине года, расчет 4-ФСС подается до даты отправки в ИФНС заявления о госрегистрации прекращения деятельности (п. 15 ст. 22.1 125-ФЗ).
Расчет отправляется в территориальное отделение Соцстраха, в котором работодатель зарегистрирован как страхователь (п. 1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ).
Рассмотрим пример оформления расчета за полугодие 2022 года.
Пример. В ООО «Тонлин» трудятся 26 человек. За первое полугодие 2022 года в компании не было несчастных случаев, сотрудники другим нанимателям не направлялись.
«Вредных» и опасных рабочих мест в компании нет. В рамках проведенной в 2021 году СОУТ оценены 9 из 21 рабочих мест, подлежащих спецоценке.
Тариф взносов по классу профриска — 1,3 %.
Показатели для заполнения 4-ФСС:
Поскольку у ООО «Тонлин» нет показателей для заполнения таблиц 1.1, 2 и 3, расчет 4-ФСС будет состоять из титульного листа, таблиц 1 и 4.
Титульник 4-ФСС оформляется по правилам, приведенным в разделе II Порядка заполнения расчета. Пройдемся по основным полям титула.
В поле «Код подчиненности» указываем пятизначный код страхователя.
В поле «Номер корректировки» проставляем:
В нашем примере расчет первичный.
В поле «Расчетный (отчетный) период (код)» указываем код периода, за который сдаем отчет:
В поле «Численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения» вписываем число лиц, выплаты которым облагаются «несчастными» взносами на отчетную дату (п. 1 ст. 20.1 125-ФЗ).
В поле «Среднесписочная численность работников» вносим показатель, рассчитываемый по методике из п. 76–79.11 Указаний, утвержденных Приказом Росстата от 24.11.2021 № 832.
Образец заполнения титульного листа 4-ФСС:
Как оформлять таблицу 1 расчета, рассказано в п. 6–7.9 Порядка.
В нашем примере указываем:
Остальные строки таблицы 1 оставляем пустыми, так как по условиям нашего примера показателей для их заполнения нет.
Если у вас есть подразделения, отнесенные в СКЕ, строки 5-8 таблицы 1 не заполняйте (п. 6 Порядка) — для них в новой форме 4-ФСС предназначена специальная таблица 1.1.
Образец заполнения таблицы 1:
Правила заполнения таблицы 4 расчета приведены в п. 13.1–13.5 Порядка.
В нашем примере в графе 3 мы указали общее количество рабочих мест, для которых СОУТ обязательна, а в графе 4 — число мест, по которым она в 2021 году уже проведена. Обратите внимание: общее число мест не всегда равно количеству сотрудников. Так может быть, например, при сменном графике работы.
Данные в таблицу 4 вносятся по состоянию на начало года. Спецоценка и медосмотры, проведенные в течение текущего года, здесь не отражаются. Это значит, что таблица 4 в отчетах за квартал, полугодие, девять месяцев и год, относящихся к одному календарному году, будет содержать одинаковые данные.
Образец заполнения таблицы 4 расчета:
Не со всех выплат работникам берутся «несчастные» взносы, а какие-то выплаты облагаются частично. Поэтому и порядок их отражения в отчете будет разным.
Если вовремя не отправить расчет в Соцстрах, работодателя могут оштрафовать (п. 1 ст. 26.30 125-ФЗ). Размер штрафа — 5 % в месяц от суммы «несчастных» взносов к уплате за последние три месяца. В расчет попадет как полный, так и неполный месяц просрочки. Максимальный штраф — 30 %, минимальный — 1 000 рублей (такой штраф возьмут, например, за несдачу нулевой отчетности).
Пример. Компания пропустила дедлайн по сдаче 4-ФСС на 1 месяц и 10 дней. Сумма начисленных взносов к уплате по отчету — 25 000 рублей.
Штраф за просрочку составит (25 000 рублей х 5 % х 2 месяца) = 2 500 рублей.
Несмотря на то, что во втором месяце только 10 дней просрочки, он считается полным.
А еще могут оштрафовать сотрудника, который отвечает за подачу отчета, на 300-500 рублей (ч. 2 ст. 15.33 КоАП РФ).
Подготовить, проверить и сдать 4-ФСС через Контур. Экстерн
Пришла очередь ФСС.
Уверены, Вы знаете, что в Фонд социального страхования РФ сдаются два вида отчетов:
Форма 4-ФСС, в которой отражается размер взносов, выплаченных сотруднику из-за профзаболеваний и травмоопасности. Отчет по данной форме является обязательным, даже если в отчетный период соответствующих отчислений не было, или когда директор – единственный работник в фирме. Исключение в сдаче формы делается только для ИП без наемных работников.
За 4 квартал 2018 года форму 4-ФСС необходимо предоставить до 25.01.2019 (при отправке ее в электронном виде).
Подтверждение основного вида экономической деятельности. Его должны сдавать все те работодатели, которые уплачивают взносы за травматизм. Отчет включает в себя 2 бланка: справку-подтверждение основного вида экономической деятельности и заявление о подтверждении деятельности.
Срок сдачи Подтверждения за 2018 год – до 16.04.2019 года.
Подробную информацию о подтверждении основного вида экономической деятельности страхователя и его подразделений можно посмотреть на портале Госуслуги.
Форма предоставления отчетов зависит от количества работников в организации. Если их меньше 25, то отчетность можно сдать как в бумажном, так и в электронном виде. Если более 25 – только в электронном. Этот вариант, к слову, намного быстрее и удобнее, да и проверять на наличие ошибок и пропущенных строк электронную форму гораздо легче.
Относительно недавно ФСС взял в реализацию пилотный проект «Прямые выплаты» (прямые социальные выплаты застрахованным лицам, см. Постановление Правительства РФ № 294 от 21.04.2011 г.). Проект реализуется не во всех регионах (но Нижегородская область входит в число участников). В рамках этого проекта страхователи сдают в ФСС реестры сведений о назначении и выплате социальных пособий в электронном виде (подписанные электронной подписью), а сами пособия выплачиваются региональным отделением ФСС по месту регистрации страхователя.
В частности, предоставляются реестры сведений по следующим пособиям:
Для передачи в ФСС данных, необходимых для выплаты пособий, нужно чтобы сотрудник принес Вам соответствующие документы (допустим, больничный лист) и заполнил нужное заявление (на выплату пособия). Далее уже Вам в течение 5 рабочих дней необходимо заполнить реестр сведений по сотруднику (или сотрудникам), подписать его с помощью ЭП и отправить на портал ФСС. Там он продет проверку на правильность и полноту, и, если ошибок нет, ФСС в течение 10 дней принимает решение о начислении и выплате сотруднику указанного пособия, а затем выплачивает его выбранным работником способом.
ПО «Астрал Отчет» постоянно обновляется в соответствии со всеми происходящими изменениями. И в этом раз мы стараемся сделать для Вас все процессы максимально удобными, поэтому отказываемся от устаревшего редактора листов нетрудоспособности и переносим больничные листы в редактор отчетов. Новые формы стали значительно проще и понятнее.
Например, они дополнены возможностью отключения расчетных строк и предусмотрен перенос справочников.
Все большее распространение получают электронные листы нетрудоспособности. Причин для этого несколько – от ускорения процесса передачи информации в контролирующие органы, снижения риска неправильного заполнения данных в ЭЛН и отсутствия вероятности задержки выплат по ЭЛН со стороны работодателя до более жесткого контроля за выплатами по электронным больничным со стороны ФСС.
Наверняка и Вам уже приходилось сталкиваться с электронным больничным и его заполнением.
Схема выдачи ЭЛН такая: медицинским учреждением при выписке пациента создается ЭЛН и отправляется в ФСС. Номер ЭЛН выдается пациенту, и он сообщает номер работодателю. Работодатель по указанному номеру получает от ФСС ЭЛН, заполняет необходимые сведения и отправляет обратно ФСС.
Для запроса и заполнения электронного больничного в «Астрал Отчет» следует:
При возникновении вопросов по формированию, заполнению и отправке отчетов с помощью ПО «Астрал Отчет» смело обращайтесь к нашим специалистам:
С чего всё началось
С начала 2021 года все регионы Российской Федерации перешли на прямые выплаты ФСС. К эксперименту, в котором на протяжении нескольких лет участвовали некоторые регионы, присоединилась вся Россия. С каждым годом список экспериментальных регионов постепенно расширялся, и в 2021 году в него включены абсолютно все территории РФ.
Прямые выплаты ФСС изменили способ перечисления пособий по временной нетрудоспособности, по БиР и некоторых других. Ранее денежные средства выплачивал работодатель работнику, а потом подавал пакет документов в Фонд социального страхования для возмещения произведенных расходов. Фонд проверял документы и при условии их корректности возвращал на расчетный счет работодателя выплаченные работнику деньги.
Суть прямых выплат заключается в том, что теперь работодатель ничего не выплачивает работнику. Он аккумулирует у себя документы, подтверждающие право на получение застрахованным лицом пособия, и передает их в ФСС. А выплату работнику производит фонд. При этом для некоторых пособий правила остались прежними. В рамках данной статьи мы не будет останавливаться подробно на прямых выплатах.
Подробно о порядке прямых выплат ФСС мы писали в статье «Прямые выплаты пособий в 2022 — 2023 годах: памятка для бухгалтера».
Новые формы документов для прямых выплат ФСС
Практически любое изменение в работе бухгалтера сопровождается внесением изменений в действующие документы или утверждением новых. Так получилось и с прямыми выплатами ФСС.
В связи с новым порядком выплат пособий были введены и новые формы документов. Какие-то из них применялись и раньше в экспериментальных регионах. Какие-то были созданы с нуля. Именно к таким ранее не применяемым формам относится форма сведений о застрахованном лице — 2022.
Формы документов по прямым выплатам утверждены приказом ФСС России от 04.02.2021 № 26.
Приказ утвердил около 20 новых форм: заявления, реестры сведений, решения об отказе, описи и справки-расчеты.
В нашей статье мы подробно остановимся на форме «Сведения о застрахованном лице» в СФР в 2023 году. С 31.05.2022 данная форма закреплена в приложении 1 «Сведения о застрахованном лице» приказа ФСС от 08.04.2022 № 119.
ВАЖНО! С 01.01.2023 ФСС и ПФР были объединены в единый Социальный фонд России (СФР). В 2023 году «Сведения о застрахованных лицах» надо представлять в СФР вместо ФСС, но по прежней форме, утвержденной приказом ФСС № 119.
Не надо путать форму для начисления пособий СФР с персонифицированными сведениями о застрахованных лицах раздела 3 расчета по страховым взносам. Это различные типы сведений.
О разделе 3 расчета по взносам узнайте из статьи «Заполнение раздела 3 расчета по страховым взносам».
Ниже расскажем, как правильно заполнять сведения о застрахованном лице, приведем пример заполнения сведений о застрахованном лице в ФСС, приложим образец заполнения сведений о застрахованном лице в 2023 году.
С 01.01.2023 применяется новый бланк расчета по страховым взносам. Как его заполнить, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Образец заполнения. Это бесплатно.
Сведения о застрахованном лице
Пошагово разберем применение бланка «Сведения о застрахованном лице» для выплаты пособий.
Для чего нужен бланк
С 2021 года ФСС перечисляет пособия непосредственно работнику. Но для этого работодатель подает сведения в СФР (до 2023 года — в ФСС). Состав сведений и перечень документов разнятся в зависимости от вида назначаемого пособия. А вот сведения о застрахованном лице требуются в любом случае.
Кто должен заполнять сведения о застрахованном лице
В сведения о застрахованном лице для больничного данные вносит работодатель на основании предоставленной работником информации или же сам работник. Сведения о застрахованном лице содержат персональные данные работника.
Когда необходимо заполнять сведения
Порядок заполнения сведений о застрахованном лице для ФСС предписывает создавать этот документ единожды при приеме сотрудника на работу.
Если речь идет о действующих сотрудниках, то здесь можно пойти двумя путями:
Возникает вопрос, как часто заполнять сведения о застрахованном лице? Для дальнейших страховых случаев применяется все тот же бланк, то есть повторно его заполнять не нужно.
Корректируют форму только в случае, если были изменены сведения о застрахованном лице. Тогда бланк перезаполняют актуальными данными.
Что подлежит отражению в бланке сведений
Для ответа на вопрос, как заполнять бланк сведений о застрахованном лице, приведем перечень основных данных, отражаемых в документе:
С 31.05.2022 в форме также появилось поле для указания пола застрахованного лица.
Форма достаточно простая, заполнение не должно вызвать затруднений. Отметим некоторые моменты.
Правила заполнения сведений о застрахованном лице уже подразумевают, что перечисление пособий может производиться только на кары МИР.
Альтернатива оформления карты МИР — это получение пособий по почте или на банковский счет, к которому не привязана карта.
Частый вопрос: кто должен подписывать сведения о застрахованном лице и нужно ли подписывать сведения о застрахованном лице?
Кто подписывает сведения о застрахованных лицах, указано в самом конце документа. Форма подразумевает три подписи:
Персональным данным посвящен материал «Ответственность за разглашение персональных данных по 137 УК РФ».
Правила внесения данных в бланк сведений
Порядок заполнения сведений о застрахованном лице допускает как бумажный, так и электронный вариант составления формы. Ведь подать документы в СФР на выплату пособий можно в электронном и в бумажном виде. Правда, бумажный вариант подходит не всем.
Бумажный вариант
Какой ручкой заполнять сведения о застрахованном лице, если документ имеет бумажный формат?
Здесь инструкция по заполнению сведений о застрахованном лице не отличается оригинальностью и допускает классический вариант заполнения сведений черными или синими (фиолетовыми, голубыми) чернилами и желательно печатными буквами. Выходить за рамки клеточек недопустимо.
Электронный вариант
Здесь может быть много вариантов, в зависимости от того, через какую программу вы передаете сведения в СФР.
Можно передавать через СБИС сведения о застрахованном лице и все иные документы, можно заполнять сведения о застрахованном лице в 1С ЗУП. Также передают сведения о застрахованном лице в СФР через «1С:Предприятие».
Покажем, где находятся сведения о застрахованном лице в ЗУП. Отчетность и справки — Передача в ФСС сведений о пособиях. Далее по кнопке СОЗДАТЬ выбираем Сведения для реестра прямых выплат ФСС.
Далее попадаем в форму, где в закладках можно ввести все те же данные, что включены в сведения о застрахованном лице.
Форма «Сведения о застрахованном лице» утверждена приказом ФСС и применяется для получения пособий от СФР. Заполняется бланк единожды при поступлении на работу (если человек уже работает, то можно оформить их в любой момент до наступления страхового случая). Корректировать сведения придется, если в них произошли изменения. Не надо путать форму СФР со сведениями о застрахованных лицах, заполняемыми периодически в целях персонифицированного пенсионного учета в разделе 3 расчета по страховым взносам.
Автоматизация постепенно расширяет зоны своего влияния. Взаимоотношения работодателя с ФСС с 2022 года заиграли новыми красками. С ЭДО – электронный документооборот работодателя с органами ФСС, который позволяет получать сведения о больничном листе сотрудника без прямого участия самого физического лица. И если раньше линии консультации 1С пользователи атаковали вопросами расчета больничного, то с 01.01.2022 г. запросы резко изменились. Теперь бухгалтеров интересовали нюансы загрузки больничных, ответы на входящие запросы в ФСС и т.д. Поэтому в данной статье хотим дать вам готовую инструкцию о настройках и нюансах СЭДО. Сохраняйте, точно пригодится!
Как и всегда, прежде чем начинать работу с «чем-то новым», нужно это «что-то» правильно настроить. Поэтому сначала рассмотрим настройку СЭДО, а затем модель взаимоотношений работодателя с ФСС.
Подключение сертификата ФСС
Для подключения СЭДО сначала необходимо настроить сертификаты ФСС. Сделать это можно двумя способами:
1. Настроить сервис 1С-Отчётность.
2. Выполнить ручную настройку обмена с ФСС для ЭЛН.
При подключенном сервисе 1С-Отчетность, сертификаты автоматически указываются в настройках документооборота и пользователю никаких дополнительных настроек делать не следует.
При отсутствии сервиса 1С-Отчетность сертификаты следует подтянуть вручную. Этот способ актуален для пользователей, работающих с операторами, авторизованными фирмой 1С.
На этом техническая часть настройки СЭДО завершена.
Если испытываете трудности с самостоятельной настройкой СЭДО, то можете обратиться в обслуживающую вас компанию 1С за помощью компетентного специалиста.
Как работодатель узнает о больничном листе сотрудника?
Для того, чтобы понимать работу СЭДО давайте рассмотрим сегодняшнюю модель формирования больничных листов, чтобы в дальнейшем понимать, какие действия нам, как пользователям 1С, следует совершать:
1. Медицинская организация при открытии ЭЛН передает информацию в ФСС;
2. Ф СС в свою очередь подаёт запрос ПФР для уточнения информации о трудоустройстве застрахованного лица;
3. П ФР в течении суток отвечает на данный запрос о трудоустройстве;
4. Если ответ от ПФР положительного характера, тогда ФСС отправляет работодателю информацию по открытому ЭЛН.
5. При закрытии ЭЛН медицинская организация снова передает данные в ФСС;
6. Ф СС, в свою очередь, передает данные работодателю о закрытии больничного листа.
Сведения о застрахованных лицах (ФСС)
Также для работы СЭДО работодателю с 01.01.2023 г. необходимо подавать первичные сведения о застрахованном лице (сотруднике) в ФСС. Для этого нужно составить документ – «Сведения о застрахованном лице» (в 1С: ЗУП в разделе «Кадры» — «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)», в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 в разделе «Зарплата и кадры» — «Пособия»).
Данные сведения нужно было предоставить по всем сотрудникам, которые числятся в организации до конца февраля 2022 года.
Если сотрудников много, в программе есть возможность создания сведений списком, зажав кнопку «Ctrl», и выбрать нужных сотрудников. После подбора сотрудников воспользуемся функциональной опцией — «Сведения для ФСС».
Помимо предоставления первичных сведений в ФСС, сведения следует подавать:
1. При приеме на работу нового сотрудника. Создать документ в ФСС можно на основании документа «Прием на работу».
В законодательстве сказано, что отправить отчёт нужно в течение 3 рабочих дней, когда у вас будет полный пакет документов сотрудника на руках. Но нигде не сказано какой именно день считать днем получения документов.
Обычно все документы предоставляют в первый день приёма. В основном варьируются только реквизиты карты. Она может быть заблокирована, потеряна, может сотрудник вообще её не получал. Поэтому рекомендуем отталкиваться от неё. Попросите сотрудника написать заявление на указание куда перечислять зарплату конкретным числом. От этой даты у вас и будет 3 рабочих дня, чтобы сдать отчёт в ФСС.
2. При изменении сведений о работнике (ФИО, СНИЛС, ИНН, способ перечисления и реквизиты).
После отправки сведений и принятия их Фондом, документ блокируется. Если по каким-то причинам от фонда пришёл запрос о корректировке ранее отправленных сведений или сведения не приняты из-за ошибок, необходимо сформировать новый документ «Сведения о застрахованном лице (ФСС)».
Нюансы получения больничных в программах 1С
Рассмотрим конкретный случай взаимодействия работодателя с ФСС на примере конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1. Инструкция равносильна и для конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0, за исключением работы с документом «Отпуска по уходу и возврату из отпуска».
1. Получение работодателем сведений из ФСС
Как только сотрудник заболел медицинская организация формирует электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) и направляет его в ФСС. Фонд отправляет запрос в ПФР, чтобы выяснить, где трудоустроен застрахованный сотрудник. П ФР отвечает на запрос фонда и далее после завершения идентификации застрахованного лица и подтверждения факта его трудоустройства, ФСС отправляет уведомление работодателю об открытии больничного листа.
В программе данные изменения можно увидеть в «Сообщениях ФСС об изменении ЭЛН» (раздел «Кадры» — «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН»).
Вся информация об изменениях статуса ЭЛН поступает в программу к работодателю после обмена с ФСС по кнопке «Получить из ФСС» из рабочего места «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» (раздел «Кадры»).
сообщения ФСС об изменении ЭЛН загружаются на текущую дату. Т.е., если вы вчера не обновили список сообщений, то программа выдаст вам сообщения ТОЛЬКО за текущий день. Чтобы исправить такой недочет в программе есть возможность выбора определенного периода для загрузки информации по ЭЛН. Для этого нужно нажать на кнопку «Ещё» — «Получить сообщения за период».
Если больничный лист не закрыт медицинской организацией, то из данной формы есть возможность создать документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
2. Закрытие ЭЛН
После того как в пункт «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» поступит информация о закрытии больничного листа, у вас появится возможность создать документ «Больничный лист», а запрос о предоставлении сведений отобразится в рабочем месте «Входящие запросы ФСС для расчета пособий» (раздел «Кадры» — «Входящие запросы ФСС для расчёта пособий»).
В данном запросе будут указаны те сведения о застрахованном лице, которые имеются у ФСС (ФИО, дата рождения, СНИЛС, номер и текущий статус ЭЛН, дата формирования и выдачи, сведения о периоде нетрудоспособности и ее причине, номер листка продолжения или дата, когда нужно приступить к работе) и блок данных который работодатель должен предоставить.
После того как работодатель проверил правильность предоставленных данных, ему нужно сформировать «Ответ на запрос ФСС для расчета пособия» (раздел «Кадры» — «Ответ на запрос ФСС для расчета пособия»). Создать ответ можно создать на основании «Входящего запроса ФСС для расчета пособий», либо на основании документа «Больничный лист».
Ответ на запрос ФСС заполняется автоматически данными для расчёта пособия сотруднику. Эти данные могут различаться, в зависимости от вида пособий.
Если по каким-то основаниям конкретный вид пособия не должен подлежать оплате по информации, имеющейся у работодателя, то в ответ на запрос ФСС работодатель должен проставить отметку «Пособие не требуется».
После этого добавляется поле «Причина отказа в назначении пособия» в котором нужно обязательно указать причину, а затем предоставить в Фонд данный ответ по кнопке «Отправить в Фонд».
Когда ФСС принял ответ на запрос (т.е. пришло подтверждение «Принят ФСС» и/или статус «PROCESSED»), больше никаких документов в фонд отправлять не нужно.
Что делать, если сотрудник говорит, что больничный лист уже закрыт, а входящего запроса от ФСС не поступает?
Нужно обратить внимание, что иногда период временной нетрудоспособности по болезни бывает менее трех дней.
Первые три дня периода временной нетрудоспособности оплачиваются работодателем за счет собственных средств. Поэтому в этом случае фонд не будет присылать запрос о предоставлении сведений для расчета пособия, а только уведомит работодателя о открытии и закрытии больничного листа. Рекомендуем в течение дня проверять информацию, поступающую от ФСС РФ, в рабочем месте «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН».
Если сотрудник был всё-таки более трёх дней на больничном, а запрос от ФСС так и не поступил, то работодателю следует предоставить документ «Исходящее сообщение о страховом случае ФСС» (раздел «Кадры» – «Исходящие сообщения о страховых случаях ФСС»). Данный документ необходим для запуска проактивного процесса со стороны страхователя.
Так же документ «Исходящее сообщение о страховом случае ФСС» предоставляется в случае, если сотрудник уходит в отпуск по уходу за ребёнком. Документ можно создать на основании «Отпуска по уходу за ребёнком» (раздел «Зарплата» — «Отпуск по уходу и возвраты из отпуска»), на вкладке «Прямые выплаты ФСС».
После формирования документа «Исходящее сообщение о страховом случае ФСС» его так же следует отправить по кнопке «Отправить в Фонд».
Если для ФСС будет недостаточно каких-то данных предоставленных работодателем о застрахованном лице в документах «Ответ на входящий запрос» или «Исходящее сообщение о страховом случае», то ФСС отправит извещение в котором будет описано каких данных недостаёт. Данные извещения отображаются в «Извещение ФСС» (раздел «Кадры» — «Извещение ФСС»), получать их следует по кнопке «Получить из ФСС».
На этом все, дорогие читатели. Как всегда, надеемся, что были вам полезны. Благодарим за выбор наших публикаций. Успехов в работе!
Автор статьи: Екатерина Сладкова
Как много вопросов и так мало ответов! Это всё точно характеризует новый отчет, который нужно сдавать в ФСС с 01.01.2022 г. Ну и стандартная процедура при вводе новшеств: закон придумали, форму отчета разработали, штрафы за несдачу нехилые ввели, а большинство отделений ФСС в нашей стране либо технически не готовы к его приему, либо просто не знают о нем! Что же это за секретный отчет, где он в 1С и почему многие организации не могут его сдать расскажем в этой публикации!
В октябре 2021 г. состоялся Единый онлайн-семинар 1С, в ходе которого представитель ФСС рассказал о вступлении в силу с 1 января 2022 года Федерального закона от 30.04.2021 № 126-ФЗ.
Этот федеральный закон содержит лишь общую информацию.
Конкретные правила урегулирования вопросов между ФСС, работодателями и медучреждениями прописаны в Постановлении Правительства от 23.11.2021 г. № 2010.
Согласно п. 7 этого постановления работодатель при приеме сотрудника на работу должен представить в ФСС сведения, необходимые для перечисления ему социальных пособий, в течение 3 рабочих дней с момента, как эти сведения сам работник предоставит работодателю.
В состав этих сведений входит:
— фамилия, имя и отчество (при наличии);
— дата рождения;
— ИНН (при наличии);
— способ перечисления и реквизиты.
Указанные сведения работодатель также должен направить в ФСС при изменении каких-либо сведений о работнике, например, реквизитов его счета.
Штраф за несдачу отчета – 5000 рублей на организацию и еще 300-500 рублей на должностное лицо.
Этот отчет в программах 1С называется «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)».
И находится он не в привычных регламентированных отчетах, а:
— в 1С: ЗУП ред. 3.1 в разделе «Кадры», начиная с релиза 3.1.20.96 от 23.12.2021 г.
— в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 в разделе «Зарплата и кадры», начиная с релиза 3.0.106.60 от 28.12.2021 г.
— в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 2.0 реализация этих нововведений запланирована в релизе 2.0.67.20 от 31.01.2022 г., но сразу предупредим, что будьте готовы к сдвигу сроков на февраль.
Сейчас наблюдается очень много ошибок в новом отчете:
Приведем самые актуальные:
1) В печатной форме сведений о застрахованном лице для ФСС в поле «Дата подачи сведений» всегда выводится дата с 2020 годом. Эта ошибка проявляется только в макете печатной формы. В XML-файле, который предназначен для отправки через сервис 1С-Отчетность, такого поля нет.
2) Сведения о застрахованном лице при отправке в ФСС отмечаются как не принятые с ошибкой «Неизвестный статус: «PROCESSED».
Чтобы устранить эту ошибку необходимо установить патч EF_70000984.
3) Если в базе есть уволенные сотрудники, а потом обратно принятые на работу, то в отчет подтягивается уволенный сотрудник, а не текущий.
Естественно, что исправление таких ошибок планируется в будущих версиях программ 1С.
Также нам известно, что некоторые региональные ФСС до сих пор не подключили у себя СЭДО, например, по состоянию на 12.01.2022 г. это подтвердил ФСС Тверской области.
Более того, на данный момент этот отчет отправляется в ФСС только у тех пользователей, кто сдает отчетность через сервис «1С-Отчетность».
Другие провайдеры отчетности совместно с разработчиками 1С решают вопрос реализации данного нововведения у себя в программах: Контур точно реализовал у себя этот отчет с 15.01.2022 г., СБИС обещал на днях тоже выпустить функционал.
Обращаем ваше внимание, что выгрузки отчета из 1С в программу стороннего провайдера на данный момент времени (20.01.2022 г.) нет. Кнопка выгрузки будет реализована позже.
Так что пока что это практически замкнутый круг. И из 1С уходят отчеты с ошибками, и многие отделения ФСС оказались технически не готовы к приему новой отчетности.
А так как за несдачу этого отчета полагаются штрафы, то на данный момент мы рекомендуем не только продолжать попытки электронной отправки сведений, но и подстраховать себя и отправить почтой России распечатанный бланк сведений заказным письмом с описью вложения и обратным уведомлением.
Теперь еще один факт о взаимодействии с ФСС.
С 01.01.2022 г. практически все больничные листы будут в электронном виде, кроме некоторых случаев, прописанных в ч. 28 ст. 13 Закона № 255-ФЗ в ред. от 01.01.2022 г.
Как же теперь будет осуществляться электронный документооборот с ФСС?
1. ЭЛН сотруднику открывает медицинское учреждение и тут же сообщает об этом в ФСС.
2. Ф СС в свою очередь отправляет организации-работодателю уведомление об открытии ЭЛН по сотруднику. Данное уведомление носит ознакомительный характер, отвечать на него не нужно.
3. Далее при закрытии больничного листа ФСС может прислать вам извещение о предоставлении недостающих сведений и документов.
Предполагается, что данное извещение должно прийти в случае, если работодатель предоставил сведения не в полном объеме. В течение 5 рабочих дней с даты получения извещения работодатель обязан предоставить всю требуемую информацию (ч. 20 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 10 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010).
Однако помним, что представители ФСС очень ясно выразили свое желание получить данные не только по вновь принятым с 01.01.2022 г. сотрудникам, но и по всем остальным. Поэтому не удивляемся таким извещениями на старых сотрудников и да, находим себе на замену сотрудника, кто в случае вашего отпуска или больничного сможет принимать запросы от ФСС.
4. Ф СС также присылает работодателю информацию о закрытии ЭЛН, чтобы тот смог осуществить расчет пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни.
5. Итоговый шаг — ФСС выплачивает пособие работнику.
На данный момент времени всё это продолжает реализовываться в 1С, поэтому статьи с пошаговой инструкцией в программах 1С мы опубликуем немного позже.
Автор статьи: Ирина Плотникова
